Kuka tukee tukijaa?

Miten varmistetaan kirjausten laatu, kun kirjausten tekijät eivät ole sosiaali- tai terveysalan ammattilaisia? Majakan Valo -säätiössä tukiperheitä opastetaan kirjaamiseen liittyvissä kysymyksissä säännöllisellä koulutuksella ja riittävällä tuella.

 

Majakan Valo -säätiön tukiperhetoiminta on kuntien kilpailuttamaa sosiaalipalvelua, jota hankitaan asiakasperheiden tueksi hyvin moninaisiin tilanteisiin. Majakan Valo -säätiö tuottaa kokonaispalvelua, rekrytoi ja valmentaa uusia tukiperheitä, kohdentaa tulevia asiakaskyselyitä sopiviin tukiperheisiin ja tarjoaa sijoituksen ajalle taloudellista, tiedollista ja henkistä tukea. Tukiperheinä toimivat yksityishenkilöt, jotka tekevät kunnan kanssa toimeksiantosopimuksen.

Se, että tukiperheet kirjaajina eivät ole sosiaali- tai terveysalan ammattilaisia, luo tietysti kirjaamiskäytäntöihin monenlaisia haasteita. Näihin haasteisiin voidaan vastata mielestämme vain koulutuksella ja riittävällä tuella.

 

Tukiperhetoiminnan alkumetreille

Aloitimme Majakan Valo -säätiön toiminnan kehittämällä perhehoidon kentälle uuden ennakkovalmennuksen (Steady Course) lastensuojelun sijaishuollon perhehoidosta kiinnostuneille. Hyvin nopeasti perhehoidon valmennuksen ja perhehoidon aikaisen tukityön rinnalle nousi kuntien esille tuoma tarve tukiperhepalvelulle, jota alettiin tuottaa säätiössä vuonna 2017.

Muutamasta tukiperheasiakkuudesta kasvoi nopeasti kymmenkertainen asiakasperheiden joukko, joka tarvitsi tukea muun muassa erityistä tukea tarvitsevien lasten hoidon jakamiseen ja vanhempien jaksamisen tukemiseen. Kysynnän kasvaessa pienen organisaation resurssit oli mitoitettava tarkasti ja nopeasti kasvanutta toimintaa oli lähdettävä organisoimaan järkevästi ja kustannustehokkaasti.

Ensimmäiset tukiperheemme raportoivat meille kirjallisesti kuukausittain toteutuneista tapaamisista. Edellytimme kuukausittain tehtävää raportointia heiltä siksi, että velvollisuutemme on toimittaa kuntaan koosteet palveluntuottamisesta ja sujumisesta kolmen kuukauden välein. Ilman kirjaamista raportointi olisi ollut täysin muistinvaraista eli epäluotettavaa.

Loimme lomakkeen, jossa oli apukysymyksiä, jotta perheiden oli helpompi hahmottaa millaisia asioita raportteihin olisi hyvä kirjata. Lisäksi järjestimme perheille kaksi kertaa vuodessa kirjaamiskoulutuksen, jossa kävimme läpi kirjaamisen perusteita, kirjaamisen tarkoitusta ja näkökulmia arvostavaan kirjaamiseen.

Melko nopeasti osoittautui, että raportoinnissa oli suuria laadullisia eroja ja toteutuskin ajoittain tökki. Osalle salatun sähköpostin lähettäminen oli haastavaa, välillä posti kuljetti paperilomakkeita ylimääräiset 500kilometriä.

 

Suunnitelmallista kehittämistä toiminnan kasvaessa

Uusimme asiakastietojärjestelmämme vuosi sitten ja tämä tuntui luontevalta nivelkohdalta siirtyä uusiin raportointikäytäntöihin myös tukiperheiden osalta. Toteutimme muutokset vaiheittain ja asiakkaan (tässä tapauksessa tukiperheen) näkökulman huomioiden. Halusimme huolehtia siitä, että siirtymävaiheessa otetaan huomioon tukiperheiden mahdolliset pelot ja vastustus uusia käytäntöjä kohtaan.

Tiedotimme perheitä siitä, että järjestelmän käyttöönotto tapahtuu vaiheittain, ja että tiettyyn aikaan mennessä kaikilla tukiperheillä on käytössä uusi järjestelmä ja uudet ohjeet. Muutosta oli myös pohjustettu aiemmassa kirjaamiskoulutuksessa jo kuukausia aiemmin.

Tukiperheidemme joukosta valikoitui muutama perhe, jotka lähtivät aluksi testikäyttäjiksi. He saivat tunnukset järjestelmään ja ohjeistuksen uuden asiakastietojärjestelmän käyttöön ja kirjaamiseen. Kuulimme heidän kokemuksiaan ja teimme kirjalliset ohjeet käytäntöihin liittyen. Ohjeet palautuivat perheille oikoluettavaksi ja he tarkastelivat niiden oikeellisuutta, toimivuutta ja ymmärrettävyyttä.

Seuraavassa vaiheessa testijoukko kasvoi. Lisäsimme käyttäjien määrää ja meillä oli valmius neuvoa jokaista perhettä erikseen mahdollisissa kysymyksissä, joita toki tulikin. Prosessi eteni suunnitellusti, ja kun syksy koitti, oli muutamaa poikkeusta lukuun ottamatta kaikilla tukiperheillä käytössään uusi järjestelmä.

Viimeisessä vaiheessa järjestimme kaikille mahdollisuuden osallistua yhteisiin Teams-tapaamisiin, jossa esimerkinomaisesti käytiin vielä läpi järjestelmän käyttöä, järjestelmään liittyviä kysymyksiä ja kirjaamisen perusteita. Noissa tapaamisissa itselleni jäi sellainen käsitys, että moni koki uuden käytäntömme helpottavaksi ja sujuvaksi.

 

Kehittäminen jatkuu

Kirjauksissa on toki edelleen laadullista vaihtelua. Toisten kirjaukset ovat pitkiä ja päiväkirjamaisia, toisten taas hyvin niukkoja listoja tehdyistä asioista. Osa toivoo saavansa palautetta ja sitä heille on aina annettu. Jokaisen kirjauksista voi nostaa esille jotain hyvää ja onnistunutta, mutta toki myös kehitettävää.

Pyrimme luomaan jokaisen tukiperheen kanssa henkilökohtaisen suhteen, johon liittyy myös puutteiden ja kehittämisen paikkojen avoin esille tuominen, muun muassa kirjaamiseen liittyen. Kirjaamiskoulutuksemmekin jatkuvat edelleen vuosittain. Valmiiksihan emme tule koskaan, sillä meillä kaikilla on aina uutta opittavaa.

 

Majakan Valo – säätiön pääasiallinen tehtävä on tuottaa kokonaisuutena sosiaalipalveluita, joita ovat  toimeksiantosuhteinen perhehoito ja tukiperhepalvelut  sekä sijaisperheiden (perhehoitajien) ja tukiperheiden valmennuksen kehittäminen ja tuottaminen. Valtakunnallinen säätiö on perustettu 2015 ja sen pääasiallisina toimialueina ovat Varsinais-Suomen lisäksi Uusimaa ja Päijät-Häme. Säätiön työntekijöiden tehtävänä on tuottaa yhdessä perhehoitajien kanssa toimeksiantosuhteisen perhehoidon kokonaispalvelua, rekrytoida, valmentaa, tukea ja ohjata perhehoitajia ja tukiperheitä sekä kehittää lastensuojelun palveluita

 

<< Palaa Kirjaamiskertomuksia -blogiin