Sosiaalihuollon kirjaaminen kehittyy – näin pidät tietosi ajan tasalla
Kirjaamisasiantuntijoiden ja muiden sosiaalihuollon kirjaamista kehittävien ammattilaisten on tärkeää osata hakea tietoa pysyäkseen ajan tasalla kirjaamisen muuttuvassa kentässä. Tässä kirjoituksessa nostamme esiin tärkeimpiä kirjaamiseen liittyviä tiedonlähteitä. Linkit mainittuihin tiedonlähteisiin löydät kootusti kirjoituksen loppuun sijoitetusta älykuvasta.
Oppaat ja julkaisut tukenasi
Erilaisista oppaista ja julkaisuista saat vastauksia sosiaalihuollon kirjaamiseen liittyviin kysymyksiin. Oppaat päivittyvät keskenään eri tahdissa. Esimerkiksi uusimmat määritykset sosiaalipalveluista ja asioiden nimeämisestä löydät kansalliselta Koodistopalvelimelta, ja sisällöt päivittyvät myöhemmin myös Kanta-palveluiden käsikirjaan sosiaalihuollon toimijoille ja Sosmeta-palveluun.
Kun tarvitset tietoa esimerkiksi asiakasasiakirjoista ja niiden käytöstä, asianhallinnasta, sosiaalihuollon Omakannasta ja muista Kanta-palveluista, kannattaa avata Kanta-palveluiden käsikirja. Jos tallennat käsikirjan omalle koneellesi, voit hakea asiasanalla kaikesta käsikirjan tekstistä kohdennetusti tietoa. Huomioithan kuitenkin, että käsikirja on päivittyvä. Varmistathan siis aika ajoin, että koneeltasi löytyy käsikirjan tuorein versio.
Sosmeta-palvelu on oiva väline, kun haluat tarkastella Terveyden ja hyvinvoinnin laitoksen määrittelemiä valtakunnallisesti käytettäviä sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen rakenteita. Palvelusta löytyy yli 200:n sosiaalihuollon asiakasasiakirjan rakenne. Voit etsiä tiettyä asiakirjamallia muun muassa palvelutehtävän, sosiaalipalvelun, palveluprosessin tai asiakirjatyypin mukaan. Sosmetassa on avattu asiakirjojen käyttötarkoitukset ja esimerkeillä pyritty konkretisoimaan, mitä tietokenttään voi tai on tarkoitus kirjoittaa. Asiakirjamalleista on linkkejä kansalliseen Koodistopalvelimeen, jossa on julkaistu sosiaalihuollon tietorakenteita, kuten luokituksia ja niiden mukaisia koodeja. Koodistopalvelimelta näet tietokentissä käytettyjen luokitusten koodien määritelmät, kuten vaikkapa sen, missä tilanteissa käytetään tapaamistyyppikoodia “Käynti liikkuvassa toimipaikassa”.
Sosiaalialan tiedonhallinnan sanastosta löydät keskeisiä käsitteitä, termejä ja määritelmiä koskien asiakasasiakirjoja, sosiaalihuollon palvelutehtäviä, palveluita ja palveluprosesseja sekä asiakastiedon dokumentointia ja asiakkaiden taloudellista tilannetta. Sanastossa voit myös tutkia käsitteiden välisiä suhteita. Sanasto opastaa sinua valtakunnallisesti yhtenäisen termistön käytössä.
Lisäksi kannattaa tutustua monialaisen yhteistyön kirjaamisoppaaseen ja tänä syksynä julkaistuun Tietosuojavaltuutetun toimiston oppaaseen sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelystä. Oppaista löytyy esimerkkejä arjen kirjaamistilanteisiin sekä asiakastiedon käsittelyyn ja luovuttamiseen. Monialaiseen yhteistyöhön liittyvää kirjaamista on myös pyritty avaamaan case-esimerkein.
Verkkosivujen viidakko
Verkkosivuilta on saatavilla paljon erilaista tietoa, kunhan vain osaa löytää oikean sivun äärelle. Omaa työkenttää koskevat hyödylliset verkkosivut kannattaa tallentaa selaimen kirjanmerkkeihin, jotta niiden äärelle on helppo palata.
Esimerkiksi sosiaalihuollon Kanta-liittymisen ja rakenteisen kirjaamisen määräajat sekä erittäin hyvää tietoa sosiaalihuollon potilastiedoista löytyy Kanta.fi-sivustolta. Mitä lähemmäs vuotta 2024 tullaan, sitä merkityksellisempää olisi nämä määräajat ja sosiaalihuollon potilastiedon erityisyydet tiedostaa, ja tehdä hyvissä ajoin suunnitelma siitä, mitä muutoksia organisaatioissa pitää tehdä ennen sosiaalihuollon Kanta-arkistoon liittymistä.
Lisätiedosta ja koulutuksesta kiinnostuneiden kannattaa käydä säännöllisesti seuraamassa niin Kelan Kanta-palveluiden kuin THL:n tapahtumakalentereita. Kanta-palveluiden sosiaalihuollon Kanta-foorumit on suunnattu juuri ajankohtaisiin aiheisiin, ja lisäksi vuonna 2023 järjestetään vielä sosiaalihuollon Kanta-arkiston käyttöönottoihin liittyvää toimintatapakoulutusta. THL:n rakenteisen kirjaamisen tuen tilaisuudet ovat nyt sosiaalihuoltoon erittäin tarpeellisia rakenteisen kirjaamisen käyttöönoton tueksi. Aiempien tilaisuuksien materiaalit löytyvät Koulutusmateriaalit-sivulta, jota päivitetään sitä mukaa, kun palvelutehtäväkohtaisia tilaisuuksia pidetään. Kannattaa muistaa myös Kansa-koulun hankkeiden ylläpitämä Kirjaamisfoorumi-sivusto, josta voi kaivella vaikka vastauksia vaikeisiin esiin nousseisiin kysymyksiin Vastauspankin kautta.
Myös täysin ilmaisia verkkokouluja on tarjolla. Kanta-verkkokouluista uusin ja sosiaalihuollon kannalta akuutein on sosiaali- ja terveydenhuollon tietojen luovuttamisen verkkokoulu. Koulu on jaettu melko lyhyisiin osioihin ja sen suorittamiseen menee noin 60-90 minuuttia. Tämä on suositeltavaa liki jokaiselle sote-ammattilaisille, koska luovuttamislupiin liittyviä kysymyksiä alkaa varmasti asiakkailta tulla, jos ei niitä vielä tule. Toinen erittäin suositeltava verkkokoulu paljon työssään tekstejä, päätöksiä ja lausuntoja kirjoittavalle on Kotuksen Hyvän virkakielen verkkokurssipaketti. Se sisältää runsaasti harjoituksia ja havainnollistavia esimerkkejä, joiden avulla omaa virkakieltä voi hioa asiakasystävällisemmäksi.
Ota haltuun kirjaamiseen liittyvä lakiperusta
Sosiaalihuollon toteuttamisesta, asiakastyön menettelytavoista ja tietosuojakysymyksistä säädetään muun muassa hallintolaissa, sosiaalihuoltolaissa, laissa sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeudesta sekä EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa. Sosiaalihuollon kirjaamisen ja tietojen käsittelyn osalta keskeisiä lakeja ovat huhtikuussa 2015 voimaan tullut laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (asiakasasiakirjalaki) sekä marraskuussa 2021 voimaan tullut laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (asiakastietolaki). Asiakasasiakirjalaissa säädetään muun muassa kirjaamisvelvollisuudesta sekä niistä tiedoista, joita asiakasiakirjoihin tulee kirjata. Asiakastietolaissa puolestaan määrätään muun muassa sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisista tietojärjestelmäpalveluista ja velvollisuudesta liittyä niiden käyttäjäksi.
Hallituksen esitys on lain tulkitsemisen kannalta merkittävin lainvalmisteluasiakirja. Esityksen yksityiskohtaisista perusteluista löydät tietoa tietyn lakipykälän tulkintaan. Esimerkiksi hallituksen esityksessä (HE 345/2014) vuonna 2015 voimaan tulleeksi asiakasasiakirjalaiksi kerrotaan tarkempia perusteluita mitä asiakastietojen kirjaaminen viipymättä tarkoittaa – tietyt merkinnät on kirjattava lähes välittömästi ja osa voi odottaa seuraavaan työpäivään.
Kirjaamiseen liittyvää lainsäädäntöä päivitetään, joten voimassa oleviin lakeihin tutustumisen lisäksi kannattaa ehdottomasti tutkia hallituksen eduskunnalle tekemien lakiehdotusten sisältöä ja seurata niiden etenemistä. Hallitus esittää uutta lakia sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä (HE 246/2022) ja samalla nykyisen asiakirjalain, asiakastietolain sekä sellaisen muissa laeissa olevan asiakastietojen käsittelyä koskevan sääntelyn kumoamista, joka sisältyy uuteen lakiin. Uuden lain on esitetty tulevan voimaan 1.1.2024, mutta siihen liittyy myös useita siirtymäaikoja aina vuoteen 2029 asti. Esityksen yksi keskeinen sisältö on asiakirjojen käsittelyn periaatteiden yhtenäistäminen sosiaali- ja terveydenhuollon välillä.
Uutiskirjeistä uusimmat tiedot
Jotta tärkeimmistä muutoksista ja suuntaviivoista pysyy kartalla, voi olla hyvä tilata myös uutiskirjeet suoraan omaan sähköpostiin. THL tiedottaa sosiaali- ja terveysalan tiedonhallinnan kehittämisestä Tiedonhallintaa yhteentoimivaan soteen -uutiskirjeessään useita kertoja vuodessa. Kela informoi Kanta-palvelujen ajankohtaisista asioista Kanta-palvelujen uutiskirjeessä noin kuukausittain.
Tietosuojaan liittyvistä asioista kiinnostuneille Tietosuojavaltuutetun toimisto julkaisee noin kuusi kertaa vuodessa tietosuojavaltuutetun toimiston uutiskirjettä. Toki Kansa-koulun uutiskirje on myös hyvä tilata, jotta pysyy kartalla Kansa-koulun kuulumisista ja kirjaamisasiantuntijoille suunnatuista vinkeistä. Muista vain päivittää yhteystietosi postituslistoille tai uusia tilauksesi, jos sähköpostiosoitteesi vaihtuu, jotta uutiskirjeet löytävät perille.
Tässä blogikirjoituksessa mainittujen tiedonlähteiden äärelle voit palata kirjoituksen tueksi kootun älykuvan kautta!