Hyvinvointialueet rekisterinpitäjinä vastaavat myös ostopalveluissa muodostuvasta asiakastiedosta
Yksityisten organisaatioiden tilanne Kanta-liittymiseen valmistautumisessa on huolestuttava. Kansa-koulun hyvinvointialueille ja yksityisille organisaatioille teettämien sosiaalihuollon tiedonhallinnan ja kirjaamisen kehittämistä koskevien kyselyiden perusteella on nähtävissä, että sosiaalihuollon yksityiset palveluntuottajat ovat jääneet vaille riittävää ohjausta ja neuvontaa Kelan Kanta-palveluiden käyttöönottoon liittyen. Myös aluehallintoviraston havaintojen mukaan Kanta-integraatioon valmistautuminen on yksityisissä organisaatioissa kesken ja keskusteluissa on tullut esiin, että hyvinvointialueiden sijaan palveluiden tuottajat saavat informaatiota ja ohjausta järjestelmätoimittajilta.
Kansa-koulu 4.0 -hanke toteutti tuleville hyvinvointialueille suunnatun sosiaalihuollon tiedonhallinnan ja kirjaamisen kehittämisen tilaa koskevan kyselyn kesällä 2022. Kyselyssä kartoitettiin myös hyvinvointialueiden suunnitelmia yksityisten palveluntuottajien kirjaamisosaamisen kehittämiseksi. Tällaisia suunnitelmia ei vielä tuolloin ollut yhdelläkään hyvinvointialueella. Osa hyvinvointialueista oli informoinut alueensa yksityisiä toimijoita tulossa olevista muutoksista tai tämä asia on tulossa myöhemmin ajankohtaiseksi. Toisaalta hyvinvointialueilla koettiin myös, että hyvinvointialue ei ole kirjaamisosaamisen kehittämisessä yksityisille palveluntuottajille koulutusvastuullinen.
Kansa-koulu 5 -hanke toteutti kesällä 2023 yhteistyössä Hyvinvointiala HALI ry:n kanssa yksityisille sosiaalihuollon palveluita tuottaville organisaatioille vastaavan kirjaamisen kehittämistä kartoittavan kyselyn, johon saatiin vastaus 94 organisaatiolta. Vaikka kyselyyn vastanneet organisaatiot olivat pääosin pieniä, maksimissaan 50 henkilöä työllistäviä yrityksiä, suurin osa tuottaa kuitenkin palveluja kahdelle tai useammalle hyvinvointialueelle.
Yksityisten organisaatioiden vastaukset tukivat hyvinvointialueiden ilmoittamaa tilannetta, sillä vain noin yksi kymmenestä vastanneesta ilmoitti saaneensa ohjausta ja neuvontaa Kanta-liittymiseen hyvinvointialueelta. Ohjaus ja neuvonta ei ole kuitenkaan ollut käytännönläheistä, vaan lähinnä linkkejä kansallisten toimijoiden sivuille tai yleistä neuvontaa.
Vain noin neljännes vastaajaorganisaatioista koki saaneensa Kanta-liittymiseen ohjausta ja neuvontaa kansallisilta toimijoilta. Organisaatiot toivoivat kansallisilta toimijoilta tietoa Kanta-liittymisen ja rakenteisen kirjaamisen vaatimuksista. Lisäksi toivottiin konkreettisia aikatauluja sekä selkeää tiedottamista ja käyttöönotto-opastusta. Osa vastaajista koki, että nyt tieto on pirstaleista ja vaikeasti löydettävissä.
Etelä-Suomen aluehallintovirasto alusti asiakastiedon merkityksestä viranomaisvalvonnassa Kansa-Koulu 5 -hankkeen hyvinvointialueiden edustajista koostuvan avainhenkilöverkoston lokakuussa pidetyssä työpajassa. Sosiaalihuollon ylitarkastaja Eero-Tapani Hynynen korosti puheenvuorossaan sitä, että hyvinvointialueet ovat asiakastiedon rekisterinpitäjinä ja palvelujen järjestäjinä vastuussa asiakastiedon asianmukaisesta kirjaamisesta ja tallentamisesta hankkimiensa ostopalveluiden osalta. Aluehallintoviraston valvontahavaintojen mukaan asiakastiedon kirjaamisessa, käyttäjien identifioinnissa ja asiakirjarakenteissa on puutteita. Keskusteluissa on tullut esiin, että palveluiden tuottajat toivovat asiakastietojärjestelmien päivitysten korjaavan näitä puutteita. Sosiaalihuollon kirjaamista ei valvontahavaintojen mukaan ole käsitelty yhdessä järjestämisvastuussa olevien hyvinvointialueiden kanssa.
Sekä Kansa-koulu 5- hankkeen että valvovan viranomaisen näkemys on, että asiakastietolain mukaisen Kanta-palveluiden liittymisaikataulun velvoitteisiin vastaaminen edellyttää toimenpiteitä hyvinvointialueilta.
Kirjoittajat:
Anu Virtanen, erikoissuunnittelija, Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus / Kansa-koulu 5 -hanke
Päivi Tossavainen, erikoissuunnittelija, Uudenmaan sosiaalialan osaamiskeskus / Kansa-koulu 5 -hanke