Siirry sisältöön

Vaikeiden kysymysten vastauspankki

Järjestämissämme kirjaamisvalmennuksissa ja tapahtumissa nousi esille monenlaisia kirjaamiseen liittyviä kysymyksiä. Pyrimme siihen, että jokainen kysyjä saisi vastauksen kysymykseensä – joko meiltä hankkeen työntekijöiltä tai yhteistyötahoiltamme. Olemme koonneet tälle sivulle valmennuksissa esitettyjä vaikeita kysymyksiä sekä niihin annettuja vastauksia.

 

Etsitkö vastausta johonkin tiettyyn kysymykseen? Kokeile hakua:

 

Tai selaa kysymyksiä ja vastauksia aihealueittain

 

Asiakasasiakirjalaki

Vastattu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Asiakirjalain 20 § viittaa tässä tilanteeseen, jossa asiakkaan asiaa hoidettaessa tulee esille arkaluonteisia tietoja, jotka eivät koske kyseistä asiakasta, vaan jotain muuta henkilöä. Tällaisia tietoja ei kirjata sen asiakkaan asiakirjoihin, jonka asian hoitamisessa tiedot ovat tulleet esiin. Jos tiedot ovat sellaisia, jotka liittyvät kyseisen henkilön sosiaalihuollon tarpeeseen, tiedot kirjataan hänen asiakastietoihinsa. Käytännössä tämä tarkoittaa uuden asian avaamista kyseiselle henkilölle, elleivät tiedot liity avoinna olevaan asiaan. Ei ole siis määritelty “erillistä asiakirjaa”, vaan työntekijä valitsee tietojen kirjaamiseksi sopivan asiakasasiakirjan. Kyseessä voi olla esimerkiksi merkintä asian vireilletulosta.

Vastattu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Kirjaamisvelvollisuus koskee sekä julkista että yksityistä sosiaalihuoltoa, niin järjestäjiä, tuottajia kuin toteuttajiakin. Mikäli kunta on järjestänyt  esimerkiksi vammaispalvelut siten, että se on myöntänyt kuntalaiselle palvelusetelin, jonka avulla kuntalainen voi hankkia kunnan hyväksymältä yksityiseltä palveluntuottajalta palvelut, on tällä yksityisellä palveluntuottajalla velvollisuus kirjata tiedot omaan asiakastietojärjestelmäänsä. Palvelunjärjestäjä, eli kunta, on kuitenkin velvollinen ylläpitämään rekisteriä asiakastiedoista, eikä rekisterinpitovelvoitetta voi siirtää järjestäjältä tuottajalle edes keskinäisellä sopimuksella.

Vastattu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Ei voi olla tekemättä sosiaalihuoltoa, jos tuottaa sosiaalihuoltolain 14 §:n mukaisia sosiaalipalveluja. Sosiaalihuoltolain 14 § koskee kunnallista sosiaalihuoltoa. Voimassa olevan lainsäädännön mukaan vastaanottokeskuksen toiminta ei ole sosiaalihuoltoa eikä sosiaalipalvelua. Asiakasasiakirjalaki ei myöskään koske vastaanottokeskuksia, vaan kunnallista sosiaalihuoltoa ja yksityisiä sosiaalipalveluja. Koska vastaanottokeskuksen palveluita ei ole määritelty sosiaalipalveluksi, näitä tietoja ei tulla tallentamaan sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoonkaan. Tiedossamme on, että vastaanottokeskusten ja sosiaalihuollon suhdetta koskeva lainsäädäntötyö on käynnissä.

Vastattu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Sosiaali- ja terveyspalvelujen tuottaminen yksityisesti on luvanvaraista toimintaa. Siksi yksityisellä sosiaali- tai terveyspalvelujen tuottajalla ei ole oikeutta itse tuottaa sosiaali- tai terveydenhuoltoa asiakkailleen, vaan siihen tarvitaan erillinen, yksityisestä terveydenhuollosta annetussa laissa (152/1990) tai yksityisistä sosiaalipalveluista annetussa laissa (922/2011) tarkoitettu lupa. Yksityiset sosiaalipalvelut täydentävät kunnallisia palveluja ja tarjoavat niille vaihtoehtoja. Yksityiset palveluntuottajat, lähinnä yritykset, järjestöt ja säätiöt, voivat myydä palvelujaan joko kunnille, kuntayhtymille tai suoraan asiakkaille.

Yleisimpiä yksityisiä sosiaalipalveluja ovat lasten ja nuorten laitos- ja perhehoito, palveluasuminen ja kotipalvelut ja lasten päivähoito. Kun palvelua ei tuoteta ostopalveluna tai sopimukseen perustuen ja henkilötietoa kerätään, on tällöin esimerkiksi säätiö tai järjestö myös kyseisten keräämiensä henkilötietojen rekisterinpitäjä. Mikäli palveluja tuotetaan esimerkiksi kunnan ostopalveluna, on kunta kyseisten asiakastietojen rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjän velvollisuuksista säädetään muun muassa EU:n tietosuoja-asetuksessa.

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain 4 §:ssä on säädetty velvollisuudesta asiakastietojen kirjaamiseen aina, kun sosiaalihuoltoa järjestetään, tuotetaan tai toteutetaan. Kirjaamisvelvollisia ovat sosiaalihuollon ammatillinen henkilöstö sekä asiakastyössä toimiva avustava henkilöstö. Asiakastietolain (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä, 159/2007) 15 §:ssä säädetään liittymisvelvollisuudesta tietojärjestelmäpalvelujen käyttäjäksi. Sen mukaan julkisen terveydenhuollon palvelujen antajan tulee liittyä asiakastietolain 14 §:ssä tarkoitettujen valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttäjäksi. Yksityisen terveydenhuollon palvelujen antajan tulee liittyä näiden tietojärjestelmäpalvelujen käyttäjäksi, jos sen potilasasiakirjojen pitkäaikaissäilytys toteutetaan sähköisesti. Asiakastietolakiin ollaan parhaillaan tekemässä muutoksia, joiden mukaan myös julkisen ja yksityisen sosiaalihuollon tulee liittyä Kanta -palveluiden käyttäjäksi. Liittyminen Kanta -palveluihin toteutettaisiin vaiheittain. Kun Kanta -palveluihin liitytään, tulee myös käyttää kansallisesti määriteltyjä sosiaalihuollon sähköisiä asiakasasiakirjoja.

Vastattu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Kirjaamisvelvollisuus koskee sekä palvelunjärjestäjän että palveluntuottajan asiakastyöhön osallistuvaa henkilöstöä. Asiakastyöstä kirjataan tarpeelliset ja riittävät tiedot asiakasasiakirjalain 4 §:n mukaisesti.

Paras ratkaisu olisi, että kunta ja ostopalvelun tuottaja kävisivät yhdessä läpi sen, mitä kirjataan, ts. mitä palvelun halutaan sisältävän.

Ohjenuoraa löytyy alla olevasta asiakasasiakirjalain 4 §:stä ja sen perusteluista: kirjattavien asiakastietojen olisi oltava tarpeellisia ja riittäviä asiakkaan sosiaalihuollon toimenpiteiden tai sosiaalipalvelujen tarpeen arvioimiseksi, niiden järjestämiseksi ja toteuttamiseksi sekä seurannan ja valvonnan kannalta.

Mikäli kysymyksessä olevalle päivittäiskertomukselle ei löydy yllä olevaa perustetta (ei siis päällekkäistä kirjaamista tai kirjaamista kirjaamisen vuoksi. Kirjaamisella pitää olla jokin peruste, miksi kirjataan) niin silloin ei tarvitse kirjata.  Jos taas esimerkiksi päivittäiskertomus on tarpeen palvelun seurannan ja valvonnan kannalta, pitää päivittäiskertomus kirjata.

Asiakasasiakirjalaki 4 § Asiakastietojen kirjaaminen
Sosiaalihuollon ammatillinen henkilöstö sekä avustava henkilöstö, joka osallistuu asiakastyöhön, ovat velvollisia kirjaamaan sosiaalihuollon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta tarpeelliset ja riittävät tiedot määrämuotoisina asiakirjoina ja tallettamaan ne 5 §:n mukaisesti.

Pykälän perustelut:
4 §. Asiakastietojen kirjaaminen. Pykälän 1 momentissa säädetään sosiaalihuollon ammatilliselle henkilöstölle sekä asiakastyössä toimivalle avustavalle henkilöstölle velvollisuus kirjata tarpeelliset ja riittävät asiakastiedot aina, kun sosiaalihuoltoa järjestetään, tuotetaan tai toteutetaan. Asiakastietojen olisi oltava tarpeellisia ja riittäviä asiakkaan sosiaalihuollon toimenpiteiden tai sosiaalipalvelujen tarpeen arvioimiseksi, niiden järjestämiseksi ja toteuttamiseksi sekä seurannan ja valvonnan kannalta. Hallintolain 42 §:n mukaan kirjaamisvelvoitteen piiriin kuuluvia tietoja ovat myös suullisesti esitetyt vaatimukset ja selvitykset, jotka saattavat vaikuttaa asian ratkaisuun. Kirjaaminen tietojenkäsittelyn keinoin voi olla myös osin automaattista, jolloin osa merkinnöistä syntyy automaattisesti järjestelmästä. Tyypillisesti tällainen tieto voisi olla palvelunantajaa koskevat yhteystiedot.

Asiakastiedot kirjattaisiin ja tallennettaisiin määrämuotoisiin asiakasasiakirjoihin siten kuin jäljempänä tässä laissa säädetään tai THL 5 §:n nojalla määräisi. Asiakasasiakirjat tallennettaisiin sosiaalihuollon asiakasrekisteriin palvelutehtävittäin. Asiakastietojen kirjaaja vastaisi asiakasasiakirjoihin tehdyistä merkinnöistä. Asiakkaan tietoja käsittelee myös esimerkiksi hallinnossa tai laskutuksessa toimiva henkilöstö, mutta sen laatimat asiakirjat eivät ole sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja, vaan hallinnollisia asiakirjoja.)

 

Asiakkuus ja asiakaskertomusmerkintä

Vastattu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Kun käydään keskustelua mahdollisesta asiakkuuden alkamisesta yksityisellä palveluntuottajalla, on mahdollista tehdä henkilökohtaisia muistiinpanoja hyödynnettäväksi siinä tapauksessa, että asiakkuus sittemmin alkaa. Henkilökohtaiset muistiinpanot eivät ole sosiaalihuollon asiakastietoja. Jos asiakkuus sitten alkaa, muistiinpanojen sisältö voidaan tarvittavassa määrin kirjata asiakasasiakirjoihin.

Jos päädytään siihen, että asiakkuus ei ala, muistiinpanot pitää hävittää. Asiakastietoja ei voi kirjata henkilöstä, joka ei ole asiakkaana kyseisessä yksikössä, ellei siihen ole erityistä syytä. Asiayhteyden tekninen todentaminen edellyttää palveluyksikön asiakkuutta siinä yksikössä, jossa asiakastietoja käsittelevä ammattihenkilö työskentelee. Jos asiayhteyttä ei voi teknisesti todentaa, tietojen käsittely on voitava perustella asiakastietojen katselun erityinen syy -luokituksen avulla.

Vastattu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Kyse on samasta asiasta. Erona kuitenkin on se, että ikälaki velvoittaa selvittämään asiakkaan palvelutarpeen sekä sosiaalipalvelujen että terveyspalvelujen osalta. 

Vastattu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Asiakkaalla on sosiaalihuoltolain 45 §:n mukaan oikeus saada kirjallinen päätös ilman aiheetonta viivytystä ja päätös on toimeenpantava ilman aiheetonta viivytystä, ja joka tapauksessa viimeistään 3kk kuluessa asian vireilletulosta. Tästä voi poiketa vain, jos asian selvittäminen tai asiakkaan tarpeesta johtuva erityinen syy on perusteena pidemmälle käsittelyajalle, tai jos kyseistä sosiaalipalvelua koskevassa erityislainsäädännössä on tästä poikkeavia säädöksiä määräajoista. Resurssipula ei siis ole hyväksyttävä syy poiketa lakisääteisistä määräajoista.

Sosiaalihuoltolain hallituksen esityksessä tuosta 45 §:stä tarkennettiin, että ”Jos palvelua ei olisi mahdollista saada säädetyssä kohtuullisessa ajassa, olisi asiakkaalle annettava kielteinen päätös, josta on mahdollisuus valittaa”.

Myös eduskunnan oikeusasiamies on todennut hieman erityyppisessä tilanteessa, että jos kunta tekee myönteisen palvelua koskevan päätöksen siten, että hakija kuitenkin asetetaan jonoon odottamaan päätöksen täytäntöönpanoa, on kyse asiakkaan näkökulmasta kielteisestä päätöksestä, ja että myönteisen päätöksen täytäntöönpanon lykkääminen resurssisyistä on hallintolain vastaista. Yleensäkin noissa valvontaviranomaisten ratkaisuissa painotetaan sitä, että päätöksenteossa viivyttelemällä ei saa viedä asiakkaalta mahdollisuutta valittaa tosiasiallisesta palvelun tai tuen epäämisestä.

Päätöksen antamisessa ei siis ole syytä viivytellä. Asiakkaalle voisi tehdä myönteisen päätöksen, jos tiedetään toimeenpanon alkavan tuon 3 kuukauden aikarajan sisällä (ja kyseinen odotusaika on asiakkaan tilanteessa kohtuullinen). Päätöksen voimassaolon määrittämisessä voisi huomioida sen, milloin palvelun toteutuksen arvioidaan alkavan. Päätöksen voimassaolo ei kuitenkaan ole pakollinen tieto, vaan hallintolain mukaan päätöksessä tulee olla päätöspäivämäärä. Jos taas täytäntöönpanon odotusaika on ennakoimaton ja voi venyä pidemmäksi kuin 3 kuukautta, silloin kielteinen päätös valitusmahdollisuuksineen palvelisi paremmin asiakkaan etua.  Suullinen päätös ei siis ole riittävä.

Vastattu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Hallintolain 45 §:ssä todetaan, että päätös on perusteltava. Hallintolain 44 §:ssä on mm. todettu, että päätöksestä on käytävä selvästi ilmi päätöksen perustelut ja yksilöity tieto siitä, mihin asianosainen on oikeutettu tai velvoitettu taikka miten asia on muutoin ratkaistu.

Pykälässä 45 on lueteltu ne tilanteet, joissa perustelut voidaan jättää esittämättä. Eli mm. silloin päätökset voidaan jättää perustelematta, jos yleinen tai yksityinen etu sitä vaatii tai, että päätös on annettava välittömästi tai perusteleminen on muusta erityisestä syystä ilmeisen tarpeetonta.

Päätöksen perustelematta jättämiselle täytyy siis olla erityinen syy tai laissa lueteltu tilanne. Pääsäännön mukaan päätös täytyy aina perustella. Mikäli päätöstä ei perustella, täytyy sekin päätöksessä tuoda ilmi ja tuolloin vedota hallintolain 45 §:n johonkin kohtaan.

Kysymyksessä on perustelu, jossa viitataan siis toiseen asiakirjaan. Toiseen asiakirjaan viittaaminen ei vielä kerro sitä, mitkä ovat ne seikat, joiden perusteella ko. päätökseen on päädytty. Itse asiassa perustelut löytyvät toisesta asiakirjasta - tai ainakin ne tosiseikat, joiden pohjalle päätös nojautuu. Tämä ei vastaa hallintolain tarkoittamaa päätöksen perustelua. Hallintolaki vaatii, että itse päätös -asiakirjasta pitää selvästi käydä ilmi päätöksen perustelut.

Edellä mainittuun liittyy myös asiakkaan oikeusturva. Jos hän päätyy valittamaan, täytyy asiakkaan saada tietää päätöksen perustelut, jotta hän pystyy asianmukaisesti ottamaan kantaa esim. niihin seikkoihin, joista hän on päätöksen perusteluissa mahdollisesti eri mieltä. Asiakasta ei oikein myöskään voi velvoittaa etsimään tai pyytämään toisia asiakirjoja ja niiden pohjalta päättelemään, miten ko. päätökseen on päädytty.

Vastattu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Asiakasasiakirjoihin tulee kirjata ainakin ne tiedot, jotka ovat asiakkaan hoidon ja huolenpidon kannalta välttämättömiä tietoja. Näissä asioissa kirjaajalle jää harkintavastuu siitä, mitkä ovat tarpeellisia kirjaamista vaativia tietoja. Asiakasasiakirjalaissa on asiakaskertomuksesta todettu 17 §:n 1 momentin 3 kohdassa, että asiakaskertomus-asiakirjaan kirjataan kaikki asiakkaaseen tai asiakkuuteen liittyvät tapahtumat, joissa asiakkaan asiaa on käsitelty, sekä tieto siitä, ketkä ovat osallistuneet asian käsittelyyn.

Eli esimerkiksi asiakkaan käynnit päivätoiminnassa tai päivittäistoiminnot eivät välttämättä ole sellaisia ko. lainkohdan tarkoittamia tietoja tai tapahtumia, joissa asiakkaan asiaa on käsitelty. Asiakasasiakirja on evidenssi tehdystä työstä ja asiakkaan saamasta palvelusta. Kysymyksen kaltaisissa tapauksissa asiakasasiakirjassa voisi olla myös kokoava kirjaus yleisemmällä tasolla: ”asiakas on käynyt päivätoiminnassa x-x välisenä aikana jne”.

Vastattu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Olosuhdeselvitys ja siihen liittyvät muut kirjaukset eivät ole sosiaalihuollon asiakastietoa, koska kyse on tuomioistuimen asiasta. Olosuhdeselvityksiä ja tähän prosessiin liittyviä muita merkintöjä ei täten tallenneta Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.

Vastattu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Asiankäsittelykertomusta ei enää ole. Perheoikeudellisiin palveluihin ei tulla mallintamaan erillistä asiakaskertomusta, vaan perheoikeudellisissa palveluissa on mahdollista käyttää asiakaskertomusmerkintöjä samalla tavalla kuin muissakin palvelutehtävissä. Työntekijän vastuulle jää kirjata tarpeelliset ja riittävät tiedot asiakasasiakirjalain 4 §:n mukaisesti.

Vastattu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Lähtökohtaisesti asiakastietoja voi kirjata silloin, kun palvelunantajan ja asiakkaan välillä on asiayhteys. Asiayhteys on olemassa, kun on käsiteltävänä sosiaalihuollon asia. Kun asian käsittely alkaa palveluyksikössä, henkilölle muodostetaan palveluyksikön asiakkuus, joka toimii asiayhteyden todentamisen välineenä. Henkilötietojen käsittely on siis mahdollista, kun asia on avoinna ja asiayhteys on todennettu
Henkilötietojen käsittely edellyttää siis sosiaalihuollon asian vireilletuloa. Sosiaalihuoltolain 34 §:n mukaan “sosiaalihuoltoasia tulee vireille hakemuksesta tai kun kunnan sosiaalihuollon työntekijä on muutoin tehtävissään saanut tietää mahdollisesti sosiaalipalvelujen tarpeessa olevasta henkilöstä”.

Saman pykälän 2. momentin mukaan “sosiaalihuollon asiakkuus alkaa hakemuksesta tai kun muulla tavoin vireille tullutta asiaa ryhdytään käsittelemään tai henkilölle annetaan sosiaalipalveluja. Asiakkuus päättyy, kun sosiaalihuollon asiakasasiakirjaan merkitään tiedoksi, että sosiaalihuollon järjestämiselle ei ole perustetta.” Toisin sanoen asian vireilletulo ja asiayhteyden syntyminen tarkoittaa sosiaalihuoltolain mukaan myös asiakkuuden syntymistä

Esimerkki: laissa kuntouttavasta työtoiminnasta säädetään TE-toimistolle ja kunnalle velvollisuus laatia aktivointisuunnitelma. Laissa ei ilmaista, että kyse olisi sosiaalihuollosta, mutta 12 §:n mukaan “aktivointisuunnitelma talletetaan kunnan sosiaalihuollon henkilörekisteriin ja työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmän henkilöasiakasrekisteriin.”  Tietojen tallentaminen sosiaalihuollon henkilörekisteriin edellyttää siis asian avaamista, asiayhteyden todentamista ja samalla asiakkuuden perustamista. Jos esim. sosiaalityöntekijä osallistuu aktivointisuunnitelman laatimiseen, tallentaa sen sosiaalihuollon henkilörekisteriin ja kirjaa tapaamisesta henkilötietoja, tämä edellyttää asiakkuuden aloittamista. Jos sosiaalihuollolle ei sen jälkeen ole tarvetta, asiakkuus päätetään.

 

Kieli

Vastattu: 12/2021 Vastaaja: Kotimaisten kielten keskus

Tästä asiasta on tyhjentävä vastaus Marianne Laaksosen jutussa Minä, allekirjoittanut (Kotus 1/17).

Vastattu: 12/2021 Vastaaja: Kotimaisten kielten keskus

Henkilöön viittaaminen muodostaa mutkikkaan ja hienosyisen systeemin, joka vaihtelee monien tekijöiden perusteella. Siksi siitä voi antaa lähinnä yleisluontoisia suosituksia. Tässä on periaatteita ja niiden täsmennyksiä ja poikkeuksia.

Keskeisin muistattava asia on se, että asiakirjoista tulee selvitä, kenestä tai kenen toiminnasta kulloinkin on puhe. Tätä varten on tunnistettava ilmaisuun liittyvät riskitekijät. Samalla on muistettava myös tekstin sävyn ja esimerkiksi hienotunteisuuden vaatimukset sekä se, että tekijä voi selvitä myös ilman, että tulee joka lauseessa mainituksi.

Ei siis kannata uskoa tai luoda vaikkapa sellaisia ohjeita, että passiivia ei saisi koskaan käyttää tai sellaisia ohjeita, että asiakkaaseen viittaava ilmaus täytyy aina laittaa subjektiksi tms. Tällaiset ohjeet tekevät väkivaltaa kielen hienovireiselle systeemille ja erilaisille vakiintuneille tekstistrategioille. On esimerkiksi havaittu (esim. Karvinen), että passiivia käytetään, kun asiakaskertomuksissa kuvataan rutiininomaisesti sujuneita tilanteita, ja aktiivia ja ilmipantua subjektia käytetään, kun kuvataan epäodotuksenmukaisia tilanteita, ehkä konfliktejakin.

Ei siis voi myöskään tehdä sellaista mustavalkoista ohjetta, että joka lauseessa pitää olla tekijä esillä (tai subjekti), koska teksteissä jätetään tämä esimerkiksi toiston välttämiseksi usein pois:

“Asiakas oli rauhallisella mielellä. Oli nukkunut hyvin.”

Tällainen jopa lisää tekstin sidosteisuutta. Asiakassuunnitelmissa ja -kertomuksissa voi mielestäni käyttää työntekijään viittaamassa kaikkia mahdollisia kielen vaihtoehtoja. Passiivi sopii, kun kerrotaan esimerkiksi viranomaisten yleisistä tekemisistä ja tekstiyhteydessä on selvää, että tekijä on juuri viranomainen:

“Päätös toimeentulotuesta annetaan 7 vuorokauden kuluessa.”

Toisaalta kannattaa miettiä, voisiko tällaisia vakiintuneita passiivimuotoja avata tekijää täsmentäen:

“Perheen tilannetta pyrittiin tukemaan x- ja y-toimilla.” Vrt. “Sosiaalitoimi pyrki tukemaan perheen toimintaa.”

Kannattaa siis aina miettiä, voisiko ilmauksen luontevasti ”avata”. Myös me-muoto on mahdollinen viittaamassa joko työntekijöiden joukkoon (“vastaamme mielellämme kysymyksiin”) tai yhdessä asiakkaaseen ja työntekijään (“sovimme”). Minä-muoto saattaisi sopia esimerkiksi tietynlaisiin asiakaskertomuksiin (“annoin ohjeet hakemuksen tekemisestä”). Jos asiakassuunnitelmissa tai -kertomuksessa puhutaan useista henkilöistä, esim. moniammatillisesta tiimistä, on luontevaa kirjata asiat 3. persoonassa (“Tapaamisessa sosiaaliohjaajan NN kanssa asiakas X kertoi – -.” “Sosiaalityöntekijä MM:n kanssa hän kävi – -.”)

Suunnitelmissa ja kertomuksissa asiakkaaseen viitataan ymmärtääkseni useimmiten 3. persoonassa (siis, “NN kertoo käyvänsä”, “XX haluaa lopettaa y-käynnit”.) Tiedossani ei ole, onko näistä teksteistä sellaisia mallipohjia tai lomakkeita, joihin sopisi muunlainen ilmaisutapa. Puhutteleva muoto sopii esimerkiksi ohjeteksteihin: “Liitä hakemukseen x ja y.” Puhuttelu tehdään nykyään yhä useammin kohteliaan sinuttelun muodossa.

Riskitekijät:

Yleensä riskitekijänä tai suorastaan mörkönä nostetaan esille passiivi. Passiivi kuitenkin kuuluu kieleemme eikä ilman sitä juuri voi tehdä tekstejä. Olennaista on tunnistaa passiivi. Niitä ovat esimerkiksi voidaan, nostetaan, tehty, sovittiin, laadittaessa (= kun laaditaan). Kaikki henkilötekijän täsmentämättä jättävät ilmaukset eivät ole passiiveja eikä passiivin käyttö ole ainoa syy sille, että tekijä voi jäädä hämäräksi.

Passiivi on hyvin tavallinen ja usein käteväkin, kun puhutaan viranomaistoiminnasta ja halutaan nostaa esille toiminta, ei tekijä. Hankalia ovat tilanteet, joissa lukijan on vaikea päätellä, kuka monen vaihtoehdon joukosta on se, joka passiivin ilmaiseman toiminnan tekee. Kun esimerkiksi suunnitelmatekstissä halutaan selvästi ilmaista suunniteltu toiminta, kannattaa käyttää aktiivia passiivin sijaan, esim. “asiakas ulkoilee kotihoidon työntekijän kanssa ensi kesänä viikoittain” (esimerkki Karviselta 2013).

Passiivista kannattaa ehdottomasti lukea Kati Karvisen tekstejä, esim. Karvinen, Kati 2013: Monikasvoinen passiivi sekä Karvinen, Kati 2009: Kotihoidon teksteillä monta tehtävää.  Hyvää lisälukemista myös: Laaksonen, Marianne 2014: Sinä vai te viranomaisviestinnässä?

Vastattu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Asia ei varsinaisesti ole THL:n ohjausvastuulla, mutta kielilain mukaan suomen viralliset kielet ovat suomi ja ruotsi. Saamelaisilla oikeus asioida saamen kielellä. Palvelukielistä ja esimerkiksi englannin kielen asemasta löytyy pohdintaa esimerkiksi Kotimaisten kielten keskuksen blogista.

 

Kirjaaminen sote-rajapinnalla ja monialainen kirjaaminen

Vastattu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Toimintakyvyn kirjaamiseen liittyvät tietorakenteet ovat ainoita julkaistuja sote-yhteisiä tietorakenteita. Tällä hetkellä kotihoidossa syntyy sekä asiakastietoa että potilastietoa, mutta yhteisiä tietorakenteita ei ole määritelty, eikä niiden määrittelylle ole sovittu aikataulua. Sosiaali- ja terveydenhuollon säädösten kokonaisuudistus on käynnissä, ja toivottavasti se tuo tähän asiaan edistystä

Vastattu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Lääkäri tai psykologi, joka ei ole sosiaalihuollon henkilöstöä, antaa terveydenhuollon palvelua silloinkin, kun tällaista palvelua hankitaan sosiaalihuollon asiakkaana olevalle henkilölle. Terveyspalvelu ei muutu sosiaalipalveluksi, vaikka potilas asuisi esimerkiksi sosiaalihuollon lastensuojelulaitoksessa.

Vastattu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Yksikkö on sosiaalihuollon palveluyksikkö, jos siellä tarjotaan sosiaalipalveluita, ja terveydenhuollon palveluyksikkö, jos siellä tarjotaan terveydenhuollon palveluita. Samalla tavalla yksikkö on sosiaalihuollon toimintayksikkö, jos se on vastuussa sosiaalipalveluiden järjestämisestä tai tuottamisesta, ja terveydenhuollon toimintayksikkö, jos se on vastuussa terveydenhuollon palvelujen järjestämisestä tai tuottamisesta. Toiminta- tai palveluyksikkö voi olla myös sekä sosiaalihuollon että terveydenhuollon yksikkö.

Vastattu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

THL on antanut ohjeen sosiaalihuollon potilastiedoista, jonka mukaan sosiaalihuollossa syntyviä potilastietoja ei toistaiseksi tallenneta Kantaan. Asiakasasiakirjalain 7§ mukaan sosiaalihuollon yksikössä toimiva terveydenhuollon ammattihenkilö tallentaa terveyden- ja sairaanhoitoa koskevat potilastiedot potilasrekisteriin. Kun on kyse siitä, että sosiaalihuollon yksikössä käy yksityinen lääkäri ottamassa potilaita vastaan, hän kirjaa siinä syntyvät potilastiedot siihen potilasrekisteriin, jota joko hän ammatinharjoittajana ylläpitää itse tai jota hänen työnantajansa ylläpitää. Eli sen palvelunjärjestäjän rekisteriin, johon hänen lääkärintyönsä liittyy.

Silloin ei siis ole kyse sosiaalihuollossa syntyvistä potilastiedoista. Kun lastensuojelulaitos hankkii terveydenhuollon palveluja terveydenhuollon ammattihenkilöltä tai muulta terveyspalvelujen tuottajalta, kyse ei ole sosiaalipalveluun sisältyvästä terveyden- ja sairaanhoidosta. Terveydenhuollon palvelunantajilla on asiakastietolaissa säädetty liittymisvelvoite Kanta-palveluihin. He kirjaavat potilasasiakirjoihin riippumatta siitä, missä vastaanotto tapahtuu fyysisesti ja kuka palveluista maksaa.

Vastattu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Kyseessä on tietojen luovuttaminen, johon täytyy olla asiakkaan suostumus.

Vastattu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Jos terveydenhuollon ammattihenkilö on sosiaalihuollon palveluyksikön oma työntekijä, joka osallistuu sosiaalipalvelun antamiseen, niin silloin hänen kirjaamansa potilastiedot kuuluvat sosiaalihuollon toimintayksikön rekisterin potilastietoja sisältävään osarekisteriin.

Ostopalvelulääkäri voi olla itsenäinen ammatinharjoittaja tai terveydenhuollon palvelunantajan työntekijä. Silloin hän tallentaa syntyvät potilastiedot terveydenhuollon potilasrekisteriin myös silloin, kun toimii sosiaalihuollon palveluyksikön tiloissa. Vastauksen lähteenä on Ohje sosiaalipalveluissa syntyvien potilastietojen kirjaamisesta. Lisätietoja voi lukea ”Monialaisen yhteistyön kirjaaminen” -oppaasta.

 

Sosiaalipalvelujen luokitus ja sosiaalihuollon asiakastietomalli

Vastattu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Mielenterveystyö koostuu erilaisista sosiaalipalveluista, jotka on määritelty mm. sosiaalihuoltolaissa. On totta, että sosiaalipalvelujen määrittelyt eivät em. syystä erottele mielenterveystyönä järjestettäviä sosiaalipalveluja muista. Mutta asiakasasiakirjoissa käytetään tuen tarve –luokitusta, jolla kuvataan sitä, mihin tuen tarpeisiin asiakas tarvitsee sosiaalihuollon palveluja ja muuta tukea. Käytännössä siis eri palvelutehtävissä voidaan merkitä esimerkiksi palvelutarpeen arvioon, mihin tuen tarpeisiin annettavilla sosiaalipalveluilla pyritään vastaamaan. Yksi tuen tarpeista on mielenterveyden ongelmat. Tuen tarve -luokitus on julkaistu Koodistopalvelussa.

Olemme selvittäneet, olisiko mielenterveystyön erityispalvelut hyvä yhdistää päihdehuollon palvelutehtävään siten, että päihdehuolto nimettäisiin mielenterveys- ja päihdepalveluiksi. Saamamme palautteen mukaan ne ovat käytännössä usein integroitu yhdeksi kokonaisuudeksi. Muutos sai kannatusta, mutta STM:n vastauksessa todettiin, että on syytä odottaa hieman käynnissä olevia säädösmuutoksia, jotta nähdään mihin suuntaan lakeja kehitetään.

Vieritä ylös