Kirjaaminen on kohtaamista
SOS-Lapsikylän kehittämispäällikkö Johanna Hedman on valmentanut liki kaksi sataa työntekijää kirjaamiseen liittyvissä asioissa. Hedman kertoo blogikirjoituksessaan, miksi kirjaaminen tulisi nähdä keskeisenä osana lastensuojelussa tehtävää työtä.
Lähes kaikki lastensuojelussa työskentelevät ovat sitä mieltä, että lapsen ja työntekijän välisen suhteen muodostaminen on kaikkein tärkein työtehtävä. Ihmissuhdeperustaisessa työssä näin onkin ehdottomasti. Samallamoni saattaa nähdä kirjaamisen pakollisena pahana, pakkopullana, joka täytyy tehdä työpäivän lopuksi kiireessä, kaikkien muiden työtehtävien ohessa. Kirjaaminen on asiakastyöstä pois, sanotaan.
Olen toiminut Kansa-koulu-hankkeiden valmentamana kirjaamisasiantuntijana vuodesta 2017 ja kouluttanut vajaa pari sataa organisaatiomme työntekijää kirjaamisvalmennuksen opeilla ja myöhemmin ’’kertauksena’’ itse kohdentamillani materiaaleilla. Uskoisin, että olen myös jokaisella valmennuskerralla oppinut paljon uuttakirjaamisesta ja lastensuojelusta, mutta ennen kaikkea myös asiakkaan kohtaamisesta.
Kirjaukset kulkevat mukana
Asiakirjojen avulla vahvistetaan lapsen ja perheen osallisuutta sekä oikeusturvaa – kirjaamisessa ollaan siis aivan lastensuojelutyön ytimessä. Lastensuojelussa kohdataan paljon tilanteita, joissa voidaan joutua tekemään perusoikeuksia koskevia päätöksiä, joten on asiakaslapsen kannalta tärkeää, että perusteet päätöksiin tai rajoituksiin on dokumentoitu hyvin ja oikeudenmukaisesti.
Lastensuojelun asiakkuuden aikana tuotettuihin asiakirjoihin, päivittäiskirjauksiin ja lausuntoihin voidaan palata vielä useita vuosia jakson päättymisen jälkeen. Käytetyillä sanoilla ja syy-yhteyksillä on suuri merkitys, kun pohditaan esimerkiksi huostaanoton tai sijaishuollon tarvetta.
Lapsi itse voi lukea asiakirjoja aikuisena, tullessaan itse vanhemmaksi. Kirjausten avulla voi aueta maailma, joka on ollut olemassa, mutta jolle ei ole ollut sanoja. Asiakirjat voivat sanoittaa vaikeita asioita, jotka lapsi on aistinut, tuntenut ja kantanut mukanaan, vaikka hän on ollut liian pieni keskustelemaan niistä.
Kenen ääni kirjauksissa kuuluu?
Joskus kirjaamista pelätään, koska kirjauksia käytetään epäonnistumisraportteina. Nuorten mukaan esimerkiksi koulusta tai kaverisuhteista kirjoitetaan vain huolestuttavat asiat, jolloin työskentelykin keskittyy vahvasti huolten ympärille. Nuoren vahvuudet ovat varmasti myös työntekijän tiedossa, mutta virallisissa asiakirjoissa ne eivät näy.
Kohtaavassa työskentelyssä keskitytään yleensä ratkaisuihin ja taitojen vahvistamiseen – voisiko näin olla myös kirjaamisessa? Esimerkiksi lastensuojelulaitoksen päivittäinen kirjaaminen ei voi olla luettelo lapseen liittyvistä huolista tai käyttäytymisen vaikeuksista, vaan myös positiivisia asioita tulee tuoda esiin. Joskus on ollut tilanteita, joissa niin sanotuista hyvistä päivistä ei ole kirjoitettu juuri mitään, mutta huonosti menneet päivät on kirjattu tarkasti ja jokainen suuttuneena lausuttu sana on tallennettu moniksi vuosiksi eteenpäin.
Nuoren kanssa yhdessä kirjaamalla, avoimesti tai osallistaen, löytyy ehkä myös väyliä keskustella hankalista teemoista, sanoittaa tuntemuksia ja tarkentaa työntekijälle syntyneitä ajatuksia. Tämä ei tarkoita työntekijän äänen häivyttämistä, sillä asiakkaan äänen voimistaminen ei ole työntekijän asiantuntijuudesta pois.
Keskeinen osa työtä
Kansainvälisten tutkimusten mukaan kirjoitetulla tekstillä on myös suuri vaikutus siihen, millaisia vaikutuksia tehdyllä muulla työskentelyllä on, ja esimerkiksi osallistavan kirjaamisen on nähty johtavan laadukkaampaan työn sisältöön. Hyvien kirjaamistaitojen on myös nähty olevan olennainen tekijä tuloksekkaassa työskentelyssä.
Asiakirjojen kieli muuttuu kiireisessä työssä helposti lyhenteitä viliseväksi viranomaisjargoniksi. Monesti ajatellaan, että monimutkaisilla termeillä kuvataan laadukkaasti tehtyä arviointityötä. Laadukas ja asiakasta kunnioittava teksti on kuitenkin sujuvaa ja kirjoitettu ensisijaisesti asiakkaalle. Jos asiakas ei ymmärrä tekstin sisältöä, miksi se ylipäätään on tehty? Jos asiakas ei koe kirjoitetun kuvaavan hänen elämäänsä tai kertomaansa, voiko yhdessä tehty työ jopa vesittyä?
Kirjaamisesta puhuminen herättää paljon tunteita ja ajatuksia. Jokaisessa pitämässäni kirjaamisvalmennuksessa on syntynyt uusia oivalluksia, hyvää keskustelua sekä tiimien yhteistä pohdintaa siitä, millaista kirjaamista omassa yksikössä on hyvä tehdä. On pohdittu, miten kirjoitetaan yhdessä lapsen kanssa ja milloin asiakirjoja voidaan näyttää asiakkaalle. On linjattu yhdessä, miten kirjataan sensitiivisiä asioita ilman, että olennainen tekstistä katoaa. Tarkasteltu ja arvoitu kirjoitettuja tekstejä siltä osin, että lapsi saattaa palata niiden äärelle vaikka kolmenkymmenen vuoden kuluttua.
Ihan lastensuojelun ydintä, eikö vain?