Onnistumisen avaimet
Ravimäellä sosiaaliohjaajana työskentelevä Helena Yli on opastanut työkavereitaan kirjaamiseen liittyvissä asioissa jo ennen kirjaamisvalmennuksen suorittamista. Nyt valmennuksen suorittanut Yli kertoo, mitkä asiat hän pitää mielessä opastaessaan työkavereita uusien asioiden äärelle.
Työskentelen ohjaajana kehitysvammaisten asumispalveluissa, jossa kirjaaminen ja kirjaamisasioiden kouluttaminen muille työntekijöille olivat erityinen vastuualueeni jo ennen Kansa-koulu III -hankkeen kirjaamisvalmennuksen suorittamista.
Olin jo ennen valmennusta laatinut työyhteisölleni yleisen kirjaamisohjeistuksen, jossa käydään läpi miksi, miten, mitä ja milloin kirjataan. Lisäksi ohjeistus sisältää yleisiä kirjaamisen periaatteita, ajatuksia kirjaamisen kehittämisestä sekä ohjeen toteuttamissuunnitelman tekemiseen. Laatimani kirjaamisohjeistus on toiminut työkaluna, kun olen valmentanut eri yksiköiden työntekijöitä kirjaamiseen liittyvissä asioissa.
Kirjaamisvalmennuksen jälkeen on tullut aika pohtia, miten tuon myös tämän valmennuksesta saadun uuden tiedon työyhteisöni käyttöön. Toivon, että tämä pohdinta auttaa myös muita työyhteisönsä kirjaamisasioista vastaavia ammattilaisia.
Tieto kaikkien saataville
Olen koonnut kaiken kirjaamisvalmennuksen materiaalin yhteen kansioon, jotta tieto pysyy tallessa ja voin tarvittaessa palata takaisin sen pariin. Kansiosta löytyy kirjaamisvalmennuksesta saamani materiaalin lisäksi myös aikaisemmin laatimani kirjaamisohjeistus sekä ohje toteuttamissuunnitelman laatimiseen.
Kansio on toimistossamme kaikkien saatavilla, eli kaikilla työntekijöillä on mahdollisuus tutustua sen sisältöön, kun se heille itselleen parhaiten sopii. Aihepiiriin tutustuminen ei kuitenkaan ole vain työntekijöiden omalla vastuulla, vaan itseopiskelun lisäksi asioita käydään läpi myös yhdessä. Olen työkavereideni käytettävissä ja vastaan kysymyksiin sekä työpaikalla että sähköpostitse.
Organisaatiossamme on viisi erillistä yksikköä sekä päivätoimintaa, joten tiedon välittäminen kaikille työntekijöille voi olla haasteellista. Tästä syystä olen suunnitellut kiertäväni jokaisessa yksikössä erikseen puhumassa kirjaamisesta. Vierailujen sisällön suunnittelu on tässä erityisen tärkeässä roolissa. Pitää tietää mistä puhuu.
Ja joskus voi olla paikallaan johdattaa keskustelua kirjaamisen äärelle myös kahvihuoneessa. Tällä tavalla tärkeää informaatiota saa jaettua ilman, että siitä syntyy sen suurempaa numeroa.
Miten muutos onnistuu?
Onnistuakseni organisaationi kirjaamisosaamisen kehittämisessä, tulee oman kirjaamisosaamiseni olla tietysti hyvällä tasolla. Muutosta ajava asiantuntija toimii aina esimerkkinä muille. Kun teen itse kirjaukset huolellisesti ja hyvin, kannustaa se myös muita yrittämään.
Myös asenteeni vaikuttaa! Motivaatio, into ja tekemisen ilo auttavat luomaan positiivista kuvaa kirjaamisesta sekä uusista ideoista ja toimintamalleista. Muutos vaatii työtä ja panostusta, ja uusien asioiden juurruttamisessa pitää olla tietynlaista periksiantamattomuutta.
Jyräämisestä ei kuitenkaan saa olla kyse, sillä uudet asiat otetaan parhaiten vastaan, kun kaikkien tarpeet huomioidaan. Muutos pitää aina perustella, ja hyvä kommunikaatio sekä riittävä tiedottaminen auttavat monesti muita näkemään, miten muutos hyödyttää myös heitä.
Työntekijöiden pitää kokea omat tietotekniset taitonsa riittäviksi ja suhtautua myönteisesti tietokoneen käyttöön työssä. Liian vieraalta tuntuvat asiat ovat usein niitä, jotka jäävät helpoiten tekemättä. Niinpä rooliini kuuluu myös tarvittaessa opastaminen tietokoneen käytössä.
Sen lisäksi, että olen itse työkavereideni tukena, kannustan heitä myös tukemaan toinen toistaan. Yhdessä toimiessa on kuitenkin hyvä muistaa, että liiallista keskinäistä vertailua kannattaa välttää. Toiset oppivat uusia asioita helpommin kuin toiset, ja se on aivan luonnollista.
Helenan muistilista kirjaamisasiantuntijalle:
- Tee hyvä pohjatyö
- Laadi valmennukselle selkeä runko
- Järjestä valmennusta pienissä ryhmissä
- Huolehdi, että materiaalia on saatavana itseopiskelua varten
- Ole itse esimerkkinä
- Älä anna periksi
- Ole läsnä ja helposti lähestyttävä
- Muista perustella