Asiakasasiakirjalain 20 § mainitsee “erillisen asiakirjan”. Onko tälle tulossa erillistä asiakirjamäärittelyä?

Vastaus päivitetty: 1/2023 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL & Kansa-koulu

Asiakirjalain 20 § viittaa tässä tilanteeseen, jossa asiakkaan asiaa hoidettaessa tulee esille arkaluonteisia tietoja, jotka eivät koske kyseistä asiakasta, vaan jotain muuta henkilöä. Tällaisia tietoja ei kirjata sen asiakkaan asiakirjoihin, jonka asian hoitamisessa tiedot ovat tulleet esiin.

Jos tiedot ovat sellaisia, jotka liittyvät kyseisen henkilön sosiaalihuollon tarpeeseen, tiedot kirjataan hänen asiakastietoihinsa. Käytännössä tämä tarkoittaa uuden asian avaamista kyseiselle henkilölle, elleivät tiedot liity avoinna olevaan asiaan. Ei ole siis määritelty “erillistä asiakirjaa”, vaan työntekijä valitsee tietojen kirjaamiseksi sopivan asiakasasiakirjan. Kyseessä voi olla esimerkiksi merkintä asian vireilletulosta. Mikäli esimerkiksi lapsen lastensuojeluasian yhteydessä tulee esiin vanhempaa koskevaa tietoa ja hänelle tarjotaan omaa palvelua, voidaan vanhemmalle avata oma lapsiperheiden palveluiden asiakkuus.