Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Kun käydään keskustelua mahdollisesta asiakkuuden alkamisesta yksityisellä palveluntuottajalla, on mahdollista tehdä henkilökohtaisia muistiinpanoja hyödynnettäväksi siinä tapauksessa, että asiakkuus sittemmin alkaa. Henkilökohtaiset muistiinpanot eivät ole sosiaalihuollon asiakastietoja. Jos asiakkuus sitten alkaa, muistiinpanojen sisältö voidaan tarvittavassa määrin kirjata asiakasasiakirjoihin.

Jos päädytään siihen, että asiakkuus ei ala, muistiinpanot pitää hävittää. Asiakastietoja ei voi kirjata henkilöstä, joka ei ole asiakkaana kyseisessä yksikössä, ellei siihen ole erityistä syytä. Asiayhteyden tekninen todentaminen edellyttää palveluyksikön asiakkuutta siinä yksikössä, jossa asiakastietoja käsittelevä ammattihenkilö työskentelee. Jos asiayhteyttä ei voi teknisesti todentaa, tietojen käsittely on voitava perustella asiakastietojen katselun erityinen syy -luokituksen avulla.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Kyse on samasta asiasta. Erona kuitenkin on se, että ikälaki velvoittaa selvittämään asiakkaan palvelutarpeen sekä sosiaalipalvelujen että terveyspalvelujen osalta.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Hallintolain 45 §:ssä todetaan, että päätös on perusteltava. Hallintolain 44 §:ssä on mm. todettu, että päätöksestä on käytävä selvästi ilmi päätöksen perustelut ja yksilöity tieto siitä, mihin asianosainen on oikeutettu tai velvoitettu taikka miten asia on muutoin ratkaistu.

Pykälässä 45 on lueteltu ne tilanteet, joissa perustelut voidaan jättää esittämättä. Eli mm. silloin päätökset voidaan jättää perustelematta, jos yleinen tai yksityinen etu sitä vaatii tai, että päätös on annettava välittömästi tai perusteleminen on muusta erityisestä syystä ilmeisen tarpeetonta.

Päätöksen perustelematta jättämiselle täytyy siis olla erityinen syy tai laissa lueteltu tilanne. Pääsäännön mukaan päätös täytyy aina perustella. Mikäli päätöstä ei perustella, täytyy sekin päätöksessä tuoda ilmi ja tuolloin vedota hallintolain 45 §:n johonkin kohtaan.

Kysymyksessä on perustelu, jossa viitataan siis toiseen asiakirjaan. Toiseen asiakirjaan viittaaminen ei vielä kerro sitä, mitkä ovat ne seikat, joiden perusteella ko. päätökseen on päädytty. Itse asiassa perustelut löytyvät toisesta asiakirjasta - tai ainakin ne tosiseikat, joiden pohjalle päätös nojautuu. Tämä ei vastaa hallintolain tarkoittamaa päätöksen perustelua. Hallintolaki vaatii, että itse päätös -asiakirjasta pitää selvästi käydä ilmi päätöksen perustelut.

Edellä mainittuun liittyy myös asiakkaan oikeusturva. Jos hän päätyy valittamaan, täytyy asiakkaan saada tietää päätöksen perustelut, jotta hän pystyy asianmukaisesti ottamaan kantaa esim. niihin seikkoihin, joista hän on päätöksen perusteluissa mahdollisesti eri mieltä. Asiakasta ei oikein myöskään voi velvoittaa etsimään tai pyytämään toisia asiakirjoja ja niiden pohjalta päättelemään, miten ko. päätökseen on päädytty.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Asiakasasiakirjoihin tulee kirjata ainakin ne tiedot, jotka ovat asiakkaan hoidon ja huolenpidon kannalta välttämättömiä tietoja. Näissä asioissa kirjaajalle jää harkintavastuu siitä, mitkä ovat tarpeellisia kirjaamista vaativia tietoja. Asiakasasiakirjalaissa on asiakaskertomuksesta todettu 17 §:n 1 momentin 3 kohdassa, että asiakaskertomus-asiakirjaan kirjataan kaikki asiakkaaseen tai asiakkuuteen liittyvät tapahtumat, joissa asiakkaan asiaa on käsitelty, sekä tieto siitä, ketkä ovat osallistuneet asian käsittelyyn.

Eli esimerkiksi asiakkaan käynnit päivätoiminnassa tai päivittäistoiminnot eivät välttämättä ole sellaisia ko. lainkohdan tarkoittamia tietoja tai tapahtumia, joissa asiakkaan asiaa on käsitelty. Asiakasasiakirja on evidenssi tehdystä työstä ja asiakkaan saamasta palvelusta. Kysymyksen kaltaisissa tapauksissa asiakasasiakirjassa voisi olla myös kokoava kirjaus yleisemmällä tasolla: ”asiakas on käynyt päivätoiminnassa x-x välisenä aikana jne”.

Vastaus päivitetty: 8/2024 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL & Kansa-koulu

Lähtökohtaisesti asiakastietoja voi kirjata silloin, kun palvelunantajan ja asiakkaan välillä on asiayhteys. Asiayhteys on olemassa, kun on käsiteltävänä sosiaalihuollon asia. Kun asian käsittely alkaa palveluyksikössä, henkilölle muodostetaan palveluyksikön asiakkuus, joka toimii asiayhteyden todentamisen välineenä. Henkilötietojen käsittely on siis mahdollista, kun asia on avoinna ja asiayhteys on todennettu
Henkilötietojen käsittely edellyttää siis sosiaalihuollon asian vireilletuloa. Sosiaalihuoltolain 34 §:n mukaan “sosiaalihuoltoasia tulee vireille hakemuksesta tai kun kunnan sosiaalihuollon työntekijä on muutoin tehtävissään saanut tietää mahdollisesti sosiaalipalvelujen tarpeessa olevasta henkilöstä”.

Saman pykälän 2. momentin mukaan “sosiaalihuollon asiakkuus alkaa hakemuksesta tai kun muulla tavoin vireille tullutta asiaa ryhdytään käsittelemään tai henkilölle annetaan sosiaalipalveluja. Asiakkuus päättyy, kun sosiaalihuollon asiakasasiakirjaan merkitään tiedoksi, että sosiaalihuollon järjestämiselle ei ole perustetta.” Toisin sanoen asian vireilletulo ja asiayhteyden syntyminen tarkoittaa sosiaalihuoltolain mukaan myös asiakkuuden syntymistä

Esimerkki: laissa kuntouttavasta työtoiminnasta säädetään TE-toimistolle ja hyvinvointialueelle velvollisuus laatia aktivointisuunnitelma. Laissa ei ilmaista, että kyse olisi sosiaalihuollosta, mutta 12 §:n mukaan “aktivointisuunnitelma talletetaan kunnan sosiaalihuollon henkilörekisteriin ja työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmän henkilöasiakasrekisteriin.” Huom! 12 §:ään on tulossa muutoksia 1.1.2025.  Tietojen tallentaminen sosiaalihuollon henkilörekisteriin edellyttää siis asian avaamista, asiayhteyden todentamista ja samalla asiakkuuden perustamista. Jos esim. sosiaalityöntekijä osallistuu aktivointisuunnitelman laatimiseen, tallentaa sen sosiaalihuollon henkilörekisteriin ja kirjaa tapaamisesta henkilötietoja, tämä edellyttää asiakkuuden aloittamista. Jos sosiaalihuollolle ei sen jälkeen ole tarvetta, asiakkuus päätetään.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Kotimaisten kielten keskus

Tästä asiasta on tyhjentävä vastaus Marianne Laaksosen jutussa Minä, allekirjoittanut (Kotus 1/17).

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Kotimaisten kielten keskus

Henkilöön viittaaminen muodostaa mutkikkaan ja hienosyisen systeemin, joka vaihtelee monien tekijöiden perusteella. Siksi siitä voi antaa lähinnä yleisluontoisia suosituksia. Tässä on periaatteita ja niiden täsmennyksiä ja poikkeuksia.

Keskeisin muistattava asia on se, että asiakirjoista tulee selvitä, kenestä tai kenen toiminnasta kulloinkin on puhe. Tätä varten on tunnistettava ilmaisuun liittyvät riskitekijät. Samalla on muistettava myös tekstin sävyn ja esimerkiksi hienotunteisuuden vaatimukset sekä se, että tekijä voi selvitä myös ilman, että tulee joka lauseessa mainituksi.

Ei siis kannata uskoa tai luoda vaikkapa sellaisia ohjeita, että passiivia ei saisi koskaan käyttää tai sellaisia ohjeita, että asiakkaaseen viittaava ilmaus täytyy aina laittaa subjektiksi tms. Tällaiset ohjeet tekevät väkivaltaa kielen hienovireiselle systeemille ja erilaisille vakiintuneille tekstistrategioille. On esimerkiksi havaittu (esim. Karvinen), että passiivia käytetään, kun asiakaskertomuksissa kuvataan rutiininomaisesti sujuneita tilanteita, ja aktiivia ja ilmipantua subjektia käytetään, kun kuvataan epäodotuksenmukaisia tilanteita, ehkä konfliktejakin.

Ei siis voi myöskään tehdä sellaista mustavalkoista ohjetta, että joka lauseessa pitää olla tekijä esillä (tai subjekti), koska teksteissä jätetään tämä esimerkiksi toiston välttämiseksi usein pois:

“Asiakas oli rauhallisella mielellä. Oli nukkunut hyvin.”

Tällainen jopa lisää tekstin sidosteisuutta. Asiakassuunnitelmissa ja -kertomuksissa voi mielestäni käyttää työntekijään viittaamassa kaikkia mahdollisia kielen vaihtoehtoja. Passiivi sopii, kun kerrotaan esimerkiksi viranomaisten yleisistä tekemisistä ja tekstiyhteydessä on selvää, että tekijä on juuri viranomainen:

“Päätös toimeentulotuesta annetaan 7 vuorokauden kuluessa.”

Toisaalta kannattaa miettiä, voisiko tällaisia vakiintuneita passiivimuotoja avata tekijää täsmentäen:

“Perheen tilannetta pyrittiin tukemaan x- ja y-toimilla.” Vrt. “Sosiaalitoimi pyrki tukemaan perheen toimintaa.”

Kannattaa siis aina miettiä, voisiko ilmauksen luontevasti ”avata”. Myös me-muoto on mahdollinen viittaamassa joko työntekijöiden joukkoon (“vastaamme mielellämme kysymyksiin”) tai yhdessä asiakkaaseen ja työntekijään (“sovimme”). Minä-muoto saattaisi sopia esimerkiksi tietynlaisiin asiakaskertomuksiin (“annoin ohjeet hakemuksen tekemisestä”). Jos asiakassuunnitelmissa tai -kertomuksessa puhutaan useista henkilöistä, esim. moniammatillisesta tiimistä, on luontevaa kirjata asiat 3. persoonassa (“Tapaamisessa sosiaaliohjaajan NN kanssa asiakas X kertoi – -.” “Sosiaalityöntekijä MM:n kanssa hän kävi – -.”)

Suunnitelmissa ja kertomuksissa asiakkaaseen viitataan ymmärtääkseni useimmiten 3. persoonassa (siis, “NN kertoo käyvänsä”, “XX haluaa lopettaa y-käynnit”.) Tiedossani ei ole, onko näistä teksteistä sellaisia mallipohjia tai lomakkeita, joihin sopisi muunlainen ilmaisutapa. Puhutteleva muoto sopii esimerkiksi ohjeteksteihin: “Liitä hakemukseen x ja y.” Puhuttelu tehdään nykyään yhä useammin kohteliaan sinuttelun muodossa.

Riskitekijät:

Yleensä riskitekijänä tai suorastaan mörkönä nostetaan esille passiivi. Passiivi kuitenkin kuuluu kieleemme eikä ilman sitä juuri voi tehdä tekstejä. Olennaista on tunnistaa passiivi. Niitä ovat esimerkiksi voidaan, nostetaan, tehty, sovittiin, laadittaessa (= kun laaditaan). Kaikki henkilötekijän täsmentämättä jättävät ilmaukset eivät ole passiiveja eikä passiivin käyttö ole ainoa syy sille, että tekijä voi jäädä hämäräksi.

Passiivi on hyvin tavallinen ja usein käteväkin, kun puhutaan viranomaistoiminnasta ja halutaan nostaa esille toiminta, ei tekijä. Hankalia ovat tilanteet, joissa lukijan on vaikea päätellä, kuka monen vaihtoehdon joukosta on se, joka passiivin ilmaiseman toiminnan tekee. Kun esimerkiksi suunnitelmatekstissä halutaan selvästi ilmaista suunniteltu toiminta, kannattaa käyttää aktiivia passiivin sijaan, esim. “asiakas ulkoilee kotihoidon työntekijän kanssa ensi kesänä viikoittain” (esimerkki Karviselta 2013).

Passiivista kannattaa ehdottomasti lukea Kati Karvisen tekstejä, esim. Karvinen, Kati 2013: Monikasvoinen passiivi sekä Karvinen, Kati 2009: Kotihoidon teksteillä monta tehtävää.  Hyvää lisälukemista myös: Laaksonen, Marianne 2014: Sinä vai te viranomaisviestinnässä?

Vastaus päivitetty: 8/2024 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Ei ole mitään erityistä säännöstä siitä, milloin pitää kirjata ja kuinka paljon. Asiakastietolaki säätää kirjaamaan riittävät ja tarpeelliset tiedot, joten “joka päivä vähintään yksi lause” ei perustu mihinkään yleisempään säännökseen. Emme kuitenkaan ota kantaa palvelunjärjestäjän ja -tuottajan välisiin sopimuksiin kirjaamistavoista.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Lastensuojeluilmoitus koskee aina lasta ja kirjataan lapsen tietoihin. Varsinainen lastensuojeluilmoitus toimitetaan lastensuojeluun ja esim. kasvatus- ja perheneuvonnan tietoihin kirjataan, että ilmoitus on tehty sekä muut perustiedot kuten ilmoituksen päivämäärä.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Lopullisen ratkaisun tekee itse kirjaaja. Jos tarve on kirjata esim. samasta tapaamisesta erityyppisiä asioita, joihin on käytettävä eri kertomusmerkintärakenteita, niin siten on mahdollista tehdä. Samasta tapaamisesta ei taas ole tarkoituksenmukaista kirjata kahta erillistä tapaamismerkintää. Tämä voi olla myös tilastonäkökulmasta harhaanjohtavaa: tulkitaan että tapaamisia on ollut kaksi.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Tällaista rapottia ei valtakunnallisessa asiakastietomallissa ole, mutta oletamme että kyse on asiakaskertomusmerkinnöistä. Näiden merkintöjen ajatuksena on ollut, että yksi kirjaaja tekee kirjauksen ja tallentaa sen, jos seuraava jatkaa, hän tekee uuden merkinnän. Tällöin kiistämättömyysperiaate toteutuu (pystytään todentamaan kuka kirjauksen on tehnyt).

Kun asiakirja, esim. em. kertomusmerkintä on valmistunut, sitä ei enää muokata. Jos tarvetta muokkaukselle kuitenkin on, asiakirja voidaan korjata, jolloin siitä tallennetaan uusi versio. Kysymyksessä kuvatussa tilanteessa tämä ei kuitenkaan ole tarkoituksenmukainen tapa toimia.
Keskeneräisen (jota ei ole vielä tallennettu Kanta-arkistoon) asiakirjan/merkinnän muokkaamista voi kuitenkin jatkaa ilman erillisten perustelujen kirjaamista. Jos merkintää muokkaa ja täydentää eri henkilö kuin se, joka kirjaamisen on aloittanut, voi kiistämättömyysperiaate vaarantua. Metatietoihin kirjautuu se henkilö, joka on tallentanut valmiin version Kanta-palveluihin.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Silloin kun valokuvat ja videot ovat merkityksellisiä asian käsittelyn tai palvelun antamisen kannalta, ne ovat asiakastietoa. Asiakasasiakirjoja ei saa tallentaa Dropboxiin, eikä viranomainen saa muutoinkaan viedä sinne asiakkaista otettuja kuvia. Asiakastietolain voimaantulosäännösten mukaan sosiaalihuollon video- ja äänitallenteiden tallentaminen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon alkaa viimeistään 1.10.2029.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Lastensuojelun asiakassuunnitelmassa ei ole enää tämän nimistä kenttää. Historiatietoa voidaan kirjata esimerkiksi Muut taustatiedot -kenttään, joka löytyy Tausta ja nykytilanne -otsikon alta.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Lapsen tasapainoisen kehityksen ja läheisten ihmissuhteiden turvaaminen on huoltajien tehtävä. Siksi huoltajilla on lähtökohtaisesti oikeus lasta koskeviin asiakastietoihin, ellei se ole ristiriidassa lapsen edun kanssa. Silloin kun kirjataan tietoja lasta koskeviin asiakasasiakirjoihin, on muistettava että huoltajalla on oikeus näihin tietoihin. Lastensuojelulain mukaan sijaishuollossa olevan lapsen vanhemmille laaditaan oma asiakassuunnitelma. Lapsen huoltajaa koskevat henkilötiedot, joita ei voi näyttää lapsen toiselle huoltajalle, olisi parempi kirjoittaa hänen omiin asiakirjoihinsa.

On selvää, että myös lapsen asiakirjoihin kirjataan ainakin joitakin huoltajia koskevia tietoja. Tarvittaessa voi olla syytä suojata osa tiedoista niin, että muut asianosaiset eivät näe niitä. Esimerkiksi lähestymiskielto voi olla syy suojata lapsen vanhemman yhteystiedot. Asiakirjojen näkymistä lapsen ja lapsen huoltajien Omakannassa voidaan rajoittaa kirjaamalla asiakirjat erityissisältöisiksi (erityissisältö-metatieto) tai jättämällä näyttämättä ne huoltajille (Luovutuskielto huoltajille -metatieto).

Vastaus päivitetty: 8/2024 Vastaaja: Kansa-koulu

Tulkitsemme, että kysyjä on pääkäyttäjä. Pääkäyttäjä voi teknisesti avustaa ammattihenkilöä asiakkaan asian hoitamisessa ongelmatilanteessa. Asiakkaan tietoja ei saa kuitenkaan käyttää perehdytyksessä tai koulutustilanteessa. Pääkäyttäjillä ja tietojärjestelmäasiantuntijoilla on oikeus palvelunantajan oman asiakasrekisterin välttämättömiin tietoihin sekä palvelunantajan tietojärjestelmissä käsiteltäviin muihin välttämättömiin tietoihin. Tietoja saa käsitellä ainoastaan siinä laajuudessa kuin on välttämätöntä selvitettävänä olevan virhetilanteen kannalta, tai esimerkiksi kun tuotetaan tietosuojavastaavan käyttöön selvityksiä asiakastietojen käytöstä.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Kansa-koulu III -hanke THL:n vastausta täydentäen

Kirjaamisvelvollisuus koskee kaikkia asiakastyöhön osallistuvia. Ammattihenkilöllä pitää olla hänen hoitamiensa tehtävien edellyttämä riittävä suullinen ja kirjallinen kielitaito. Valvira tarkistaa hakijan kielitaidon ja työnantajan velvollisuus on arvioida, että henkilöllä on riittävä kielitaito työtehtäviinsä. Oleellista tässä on se, että jokainen kirjaaja on itse vastuussa kirjaamistaan tiedoista, ja tällaiseen puolesta kirjaamiseen ei voi ketään velvoittaa eikä se ole suositeltavaa. Toimintatapa ei missään nimessä saa olla myöskään sellainen, että käytetään toisen tunnuksia.

Vastaus päivitetty: 8/2024 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Ei voi katsoa. Tutustumiskäynti ei muodosta vielä asiayhteyttä.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Organisaatio voi perustaa perhehoitajarekisterin ja halutessaan hankkia kirjaamisalustan tätä varten tietojärjestelmätoimittajalta esim. olemassa olevaan
asiakastietojärjestelmään. Koska kyse ei ole sosiaalihuollon asiakastiedoista, eikä tietoja tallenneta Kantaan, ei THL:llä ole tähän muuta kommentoitavaa, vaan tämä on enemmänkin organisaation ja tietojärjestelmätoimittajan välinen asia.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Kyse on asumiseen liittyvistä tiedoista eivätkä ne näin ollen ole sosiaalihuollon asiakastietoa. Siksi niitä ei myöskään tallenneta sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Kuukausiraportit voi kirjata sosiaalihuollon yhteenvetoon, menetelmällinen työskentely sopivaksi katsomaanne kertomusmerkintään. Merkintä terapeuttisesta työskentelystä ja merkintä asiakkaalle tehtävästä tutkimuksesta on lisätty lähinnä kasvatus- ja perheneuvonnan tarpeista johtuen, mutta niitä voi tietysti käyttää muutkin. Käyttöoikeudet näille merkinnöille ovat rajatummat kuin monien muiden merkintöjen ja asiakirjojen (vain saman palvelun tuottajat pääsevät lukemaan niitä).

Merkintään terapeuttisesta työskentelystä voi käyttää, kun asiakkaan kanssa on työskennelty terapeuttisluonteisella otteella; esim. päihdehuollossa sosiaaliterapeutin kirjaamana, pikkulapsityössä theraplay-tapaamisissa tai siellä kasvatus- ja perheneuvonnassa. Merkintää asiakkaalle tehdystä tutkimuksesta voidaan käyttää esim. kasvatus- ja perheneuvonnassa, kun tehdään muistiinpanoja erilaisista lapsen kasvuun ja kehitykseen liittyvistä tutkimuksista ennen Kasvatus- ja perheneuvonnan yhteenveto -asiakirjan laatimista. Toimintakykymerkinnän käyttöäkään ei ole rajattu mitenkään, vaan sitä voivat käyttää kaikki ne, jotka kirjaavat havaintoja asiakkaan toimintakyvystä.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Kyllä on. Sosmetassa on julkaistu kesäkuussa 2021 uusi asiakasasiakirjarakenne ”sosiaalihuollon yhteenveto”. Sosiaalihuollossa laaditaan erilaisia yhteenvetoja esimerkiksi sosiaalipalvelua toteutettaessa, palvelun päättyessä tai huostaanottoa valmisteltaessa. Asiakirjarakenne on geneerinen, jotta se soveltuu erilaisiin tarkoituksiin eri palveluissa ja tilanteissa.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Adoptiolaissa on määritelty kaksi erillistä palvelua. 4. luku koskee adoptioneuvontaa ja 5. luku kansainvälistä adoptiopalvelua. Adoptioneuvonta on sosiaalipalvelu, ja sille on olemassa määritelmä Sosiaalialan tiedonhallinnan sanastossa ei ole määritelty kansainvälistä adoptiopalvelua, koska se ei ole myöskään sosiaalipalvelujen luokituksessa.

Kansainvälisen adoptiopalvelun palveluntarjoajat ovat adoptiolautakunnan luvan saaneita toimijoita. Näitä ovat Pelastakaa Lapset ry, Interpedia ry sekä Helsingin sote. Olen ymmärtänyt, että Helsinki ei enää ota uusia asiakkaita, joten toimijoita on jatkossa vain kaksi.

Kansainvälistä adoptiopalvelua ei siis ole luokiteltu sosiaalipalveluksi, jolloin asiakastietojakaan ei siitä tallenneta Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.
Adoptiolaissa käytetään käsitteitä adoptioneuvonnan antaja sekä palvelunantaja. Jälkimmäisellä tarkoitetaan kansainvälisen adoptiopalvelun antajaa. Lain 92 §:n mukaan sekä adoptioneuvonnan antajan että palvelunantajan on säilytettävä asiakirjat vähintään sata vuotta.

Saman pykälän 2 momentissa säädetään, että palvelunantaja voi siirtää asiakirjat adoptioneuvonnan antajan säilytettäviksi, jos adoptioneuvonnan antaja siihen suostuu.

On siis mahdollista, että kunta tai esim. Pelastakaa lapset ry, joka antaa adoptioneuvontaa, huolehtii myös kansainvälisen adoptiopalvelun asiakastietojen säilytyksestä.

Kansainvälisen adoptiopalvelun asiakastietoja ei tallenneta Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Jos kansainvälisen adoptiopalvelun antaja siirtää asiakastiedot kuntaan, kunnan tulisi arkistoida ne paperiarkistoon. Ne tulee säilyttää vähintään 100 vuotta.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Sosiaalihuoltolain 46 §:ssä tarkoitettu kokoava päätös koskee asiakkaan taikka hänen huolenpidostaan vastaavan henkilön tarvitsemia sosiaalipalveluja. Säännöksellä tavoitellaan yhtä, kokoavaa päätöstä, mutta mikäli sen tekeminen on teknisesti haasteellista, voidaan asia ratkaista myös erillisillä päätöksillä. Suuria teknisiä muutoksia tietojärjestelmiin ei tässä vaiheessa ole välttämätöntä tehdä. Koska päätös on aina perusteltava, on päätökseen myös aina laitettava ne pykälät, johon se perustuu. (STM 2/2017):

Hoidon ja huolenpidon turvaavia päätöksiä varten ei ole erillisiä asiakirjarakenteita, vaan näissä tilanteissa käytetään asiakastietomallissa olevia palvelupäätösrakenteita. SHL 46 §:ssä säädetään siitä, kuka voi tällaiset hoidon ja huolenpidon turvaavat päätökset tehdä (ei omatyöntekijä vaan toinen virkasuhteessa oleva työntekijä). Kyse on tavallisista sosiaalipalvelupäätöksistä, jotka on perusteltava kuten muutkin päätökset.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Sosiaalihuollon palveluntuottajilla ei lähtökohtaisesti ole käyttöoikeutta muissa sosiaalipalveluissa syntyviin asiakastietoihin.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Asiayhteys asiakkaan ja työntekijän välillä voidaan todentaa silloin, kun asiakkaan tietoihin on tehty merkintä siitä palveluyksiköstä, jossa työntekijä työskentelee. Tätä kutsutaan palveluyksikön asiakkuudeksi. Kun on kyse toistuvista intervallijaksoista, voi olla järkevää pitää asiakkuus voimassa niin kauan kuin suunniteltuja jaksoja on tiedossa. Asiakkuutta ei tarvitse aina lopettaa silloin, kun asiakas kotiutuu jaksolta. Jos suunniteltu asiakkuus yksikössä päättyy ja asiakas kirjataan ulos, on hyvä täydentää palvelujaksoa koskevat kirjaukset ennen kuin palveluyksikön asiakkuus merkitään päättyneeksi.

Asiayhteyden todentaminen perustuu siihen, että palveluyksikön asiakkuus on voimassa. Asiayhteys päättyy siis siihen, kun palveluyksikön asiakkuus merkitään päättyneeksi. Ei ole olemassa määräaikaa, jonka asiayhteys olisi voimassa asiakkuuden päättymisen jälkeen. Asiakastietoja voidaan kuitenkin vielä täydentää perustelemalla tietojen käsittely erityinen syy –luokituksella.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Kantaan voi liittyä asiakastietojärjestelmällä, joka on sertifioitu ja Kantayhteensopiva. Kaikki asiakastietojärjestelmät eivät todennäköisesti tule täyttämään näitä vaatimuksia. Tällöin voi tulla eteen asiakastietojärjestelmän vaihto. Mahdollisten asiakastietojärjestelmien määrä selviää vähitellen, kun sosiaalihuollon Kanta-valmistelut etenevät ja järjestelmien valmiudet kasvavat.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Kirje on muu sosiaalihuollossa laadittu asiakirja.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Päätös välttämättömän terveydenhuollon antamisesta ja päätös sitomisesta ovat lääkärin tekemiä päätöksiä, joten ne ovat terveydenhuollon asiakirjoja. Ne tallennetaan siis potilastiedon arkistoon, ei sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon, ja täten niiden rakenteita ei ole Sosmetassa. Ne löytyvät koodistopalvelimelta. THL/Lomake – Päätös välttämättömän terveydenhuollon toistuvasta antamisesta vastustuksesta riippumatta kehitysvammaisten erityishuollossa
THL/Lomake – Päätös sitomisesta kehitysvammaisten erityishuollossa (THL 29.3.2018)

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Tulisi arvioida, onko kyse sosiaalipalveluista, sosiaalipalvelun tukipalvelusta vai ei sosiaalipalvelusta lainkaan. Jos sosiaalisella isännöinnillä tarkoitetaan sosiaalitoimen järjestämää sosiaalipalvelua, kyse on tuetun asumisen sosiaalipalvelusta. Sosiaalinen isännöinti voi olla myös osa palveluasumisen sosiaalipalvelua. Jos sosiaalisen isännöinnin toteuttajana on asuntoja vuokraava säätiö tai kunnallinen liikelaitos, kyseessä ei ole sosiaalipalvelu.

Koodistopalvelimella luokitusten luokat esitetään CodeID:n mukaisessa järjestyksessä. Ja CodeID:n koodistopalvelin tulkitsee merkkijonona, ei järjestyslukuina. Siksi esim. Tunniste (eli CodeID) 10 tulee heti 1:n jälkeen. Harvat luokitukset on viety koodistopalvelimelle niin, että luokat olisivat aakkosjärjestyksessä. Tämä ei estä luokituksen luokkien järjestyksen toteuttamista asiakastietojärjestelmään jotenkin muuten, esim. aakkosten mukaisessa järjestyksessä. THL ei ota kantaa asiakastietoa käsittelevien järjestelmien käyttöliittymämäärittelyyn ja tietosisältöjen (ml. luokitustenkset) esittämistapaan, pl. luokitukset, joissa on erillinen luokkien järjestystieto. Se kertoo nimensä mukaisesti missä järjestyksessä luokkien tulee luokituksessa olla (esim. asiakirjatyyppiluokitus). Jos luokituksessa on järjestys, ohjeistuksena on toteuttaa se tietojärjestelmään sen mukaisesti.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Sosiaalipalveluista kyseessä on ”tapaamisten valvonta” ja tähän sosiaalipalveluun on määritelty kaksi asiakasasiakirjaa, “tapaamisten valvonnan ilmoitus” ja “päätös tapaamisten valvonnasta”. Lisäksi asiakastietoa kirjataan kertomusmerkintöihin sekä tarvittaessa muihin asiakirjoihin. Asiakirjarakenteita voi tarkastella Sosmeta-palvelusta.

Vastaus päivitetty: 8/2024 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Sosiaalipalvelujen luokituksessa ei ole väkivaltatyötä eikä sitä ole tarkoitus lisätä sosiaalipalvelujen luokitukseen, koska väkivaltatyö voi sisältää erilaisia sosiaalipalveluja. Väkivaltatyöhön tarkoitettuja asiakirjarakenteita ovat häirinnän ja vainon riskiarvio, lähisuhdeväkivaltakokemusten arvio, vakavan parisuhdeväkivallan riskiarvio ja turvasuunnitelma. Lisäksi turvakotipalvelua varten on julkaistu seuraavat asiakirjarakenteet: turvakotipalvelun asiakkaan esitiedot, turvakotipalvelun ensiarvio ja turvakotipalvelusuunnitelma.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Sosiaalipalvelujen luokituksessa ei ole vahvasti tuettua perhehoitoa omana palvelunaan. Perhehoidon ja ammatillisen perhehoidon erottavana tekijänä voidaan pitää sopimustyyppiä. Perhehoito perustuu toimeksiantosopimukseen ja ammatillinen perhehoito ostopalvelusopimukseen. Toinen erottava tekijä on luvanvaraisuus. Toimeksiantosuhteisen perhehoitajan tehtävässä toimiminen ei edellytä ammatillista koulutusta, mutta osa perhehoitajista on alan ammattilaisia. Osa perhehoitajista myös toimii vaativahoitoisten lasten hoitajina tai vastaanottoperheinä. Myös perhehoitajille tarjottavassa tuessa on suuria eroja. Esimerkiksi maakunnalliset perhehoitoyksiköt tarjoavat perhehoitajille monenlaista tukea. Siksi olisi vaikea tehdä luokittelussa vaadittavaa täsmällistä eroa perhehoidon ja vahvasti tuetun perhehoidon välille.

Vastaus päivitetty: 1/2023 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL & Kansa-koulu

Sosiaalihuollon asialuokitus on julkaistu 12/2022.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Esim. Nordean ohjeistus: ”Henkilöasiakkaan pankkitunnukset ovat aina henkilökohtaisia. Pankkitunnuksia ei saa luovuttaa osittainkaan toisen, ei edes perheenjäsenen, käyttöön eikä pankkitunnuksilla avattua palveluyhteyttä saa luovuttaa muun tahon käytettäväksi.”

Puolesta-asiointi tapahtuu valtuutuksen perusteella. Asiakas eli valtuuttaja voi tehdä Suomi.fi:n valtuudet-palvelussa sähköisen valtuutuksen, jossa valtuuttaa henkilön toimimaan puolestaan terveydenhuollon asioissa tai sosiaalihuollon asioissa. Tämän valtuutuksen perusteella valtuutettu pääsee omaan Omakantaansa kirjautumalla asioimaan myös valtuuttajan puolesta ja katselemaan hänestä Kanta-palveluihin tallennettuja Omakannassa näytettäviä tietoja. Puolesta-asiointi voi perustua myös huoltajuussuhteeseen, mutta tässä nimenomaisessa tapauksessa ei ole kyse siitä.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Asiakaslain (laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000) 11 §:ssä on säädetty tietojen antamisesta asiakkaalle tai hänen edustajalleen seuraavasti:

Asiakkaan ja hänen laillisen edustajansa oikeus saada tieto asianosaisena ja oikeus saada tieto asiakasta itseään koskevasta asiakirjasta määräytyy siten kuin viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 3 luvussa säädetään. Menettelystä, jota noudatetaan tiedon antamisessa, säädetään mainitun lain 4 luvussa ja muutoksenhausta sen 33 §:ssä.

Julkisuuslaki koskee kaikkia viranomaisia. Julkisuuslain 3 luvun 10 §:n mukaan salassa pidettävästä viranomaisen asiakirjasta tai sen sisällöstä saa antaa tiedon vain, jos niin erikseen tässä laissa säädetään. Kun vain osa asiakirjasta on salassa pidettävä, tieto on annettava asiakirjan julkisesta osasta, jos se on mahdollista niin, ettei salassa pidettävä osa tule tietoon.

Julkisuuslain 3 luvun 11 §:ssä on puolestaan säädetty asianosaisen oikeudesta tiedonsaantiin. Sen mukaan Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Pykälän 2 momentissa on lisäksi lueteltu ne poikkeukset, jolloin tällaista tiedonsaantioikeutta ei ole.

Julkisuuslain 4 luvussa on säädetty asiakirjan pyytämisestä (13 §) ja asiakirjan antamisesta päättämisestä (14 §). Pyydettäessä saada tieto salassa pidettävästä asiakirjasta taikka viranomaisen henkilörekisteristä tai muusta asiakirjasta, josta tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin,tiedon pyytäjän on, jollei erikseen toisin säädetä, ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat sekä tarvittaessa tiedot siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää.

Kysymyksessä on omaisen tietopyyntö kuolleen asiakkaan asiakastietoihin.

Edellä mainittujen lainkohtien mukaan omaisten pitäisi ensin ilmoittaa tietopyynnössään se, mikä on pyytämien tietojen käyttötarkoitus ja mahdollisesti yksilöitävä tietopyyntö. Tiedot salassa pidettävästä asiakirjasta voidaan antaa, mikäli julkisuuslain (10 § tai 11 §) mukaiset edellytykset tiedon saantiin täyttyvät. Ts. omainen saa kuolleen asiakkaan asiakastiedot esimerkiksi siinä tapauksessa, että ko. tieto vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Esimerkiksi tieto vaikuttaa omaisen oikeuteen, etuun ja hänen asiansa on viranomaisessa käsittelyssä.  Salassa pidettävän asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on tai jolle viranomainen on tämän tehtävän määrännyt (14 §).

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Kansa-koulu III -hanke

Alaikäisen henkilön huoltaja ei ole sivullinen. Täysi-ikäisen kehitysvammaisen asiakkaan omainen on sivullinen, mikäli asiakkaalta ei ole saatu suostumusta tiedon luovuttamiseen. Edunvalvonta on syytä vahvistaa, vaikka edunvalvoja olisi omainen. Jos kehitysvammaisen oikeustoimikelpoisuutta on rajoitettu ja vaikka hänet olisi julistettu vajaavaltaiseksi, hän voi itse päättää henkilöään koskevasta asiasta, jos hän kykenee ymmärtämään asian merkityksen. Tämä voi tarkoittaa esim. sitä, että kehitysvammainen asiakas voi itse päättää, kuka osallistuu häntä koskevaan tapaamiseen tai kenelle voidaan kertoa hänen asioistaan. Eli nämä asiat tulee ratkaista yksilöllisesti.