Vastaus päivitetty: 1/2023 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL & Kansa-koulu

Asiakirjalain 20 § viittaa tässä tilanteeseen, jossa asiakkaan asiaa hoidettaessa tulee esille arkaluonteisia tietoja, jotka eivät koske kyseistä asiakasta, vaan jotain muuta henkilöä. Tällaisia tietoja ei kirjata sen asiakkaan asiakirjoihin, jonka asian hoitamisessa tiedot ovat tulleet esiin. Jos tiedot ovat sellaisia, jotka liittyvät kyseisen henkilön sosiaalihuollon tarpeeseen, tiedot kirjataan hänen asiakastietoihinsa. Käytännössä tämä tarkoittaa uuden asian avaamista kyseiselle henkilölle, elleivät tiedot liity avoinna olevaan asiaan. Ei ole siis määritelty “erillistä asiakirjaa”, vaan työntekijä valitsee tietojen kirjaamiseksi sopivan asiakasasiakirjan. Kyseessä voi olla esimerkiksi merkintä asian vireilletulosta. Mikäli esimerkiksi lapsen lastensuojeluasian yhteydessä tulee esiin vanhempaa koskevaa tietoa ja hänelle tarjotaan omaa palvelua, voidaan vanhemmalle avata oma lapsiperheiden palveluiden asiakkuus.

Vastaus päivitetty: 1/2023 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL & Kansa-koulu

Kirjaamisvelvollisuus koskee sekä julkista että yksityistä sosiaalihuoltoa, niin järjestäjiä, tuottajia kuin toteuttajiakin. Mikäli hyvinvointialue on järjestänyt  esimerkiksi vammaispalvelut siten, että se on myöntänyt asukkaalleen palvelusetelin, jonka avulla asukas voi hankkia hyvinvointialueen hyväksymältä yksityiseltä palveluntuottajalta palvelut, on tällä yksityisellä palveluntuottajalla velvollisuus kirjata tiedot omaan asiakastietojärjestelmäänsä. Palvelunjärjestäjä, eli hyvinvointialue, on kuitenkin velvollinen ylläpitämään rekisteriä asiakastiedoista, eikä rekisterinpitovelvoitetta voi siirtää järjestäjältä tuottajalle edes keskinäisellä sopimuksella. Asiakastietojärjestelmässä pitää olla toteutettuna rekisterinkäyttöoikeus-toiminnallisuus ja/tai rinnakkaisliittyminen, jotta hyvinvointialueen sosiaalihuollon asiakasrekisteriin kuuluvat ostopalvelutilanteessa syntyvät asiakastiedot voidaan tallentaa sen rekisteriin viimeistään 1.9.2024.

Vastaus julkaistu: 1/2023 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Ei voi olla ”tekemättä sosiaalihuoltoa”, jos tuottaa SHL 14 §:n mukaisia sosiaalipalveluja. 14 § koskee hyvinvointialueen järjestämää sosiaalihuoltoa. Voimassa olevan lainsäädännön mukaan vastaanottokeskuksen toiminta ei ole sosiaalihuolto eikä sosiaalipalvelua. Asiakasasiakirjalaki ei myöskään koske vastaanottokeskuksia, vaan hyvinvointialueen järjestämää sosiaalihuoltoa ja yksityisiä sosiaalipalveluja. Koska vastaanottokeskuksen palveluita ei ole määritelty sosiaalipalveluksi, näitä tietoja ei tulla tallentamaan sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoonkaan. Tiedossamme on, että vastaanottokeskusten ja sosiaalihuollon suhdetta koskeva lainsäädäntötyö on käynnissä.

Vastaus julkaistu: 1/2023 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL & Kansa-koulu

Sosiaali- ja terveyspalvelujen tuottaminen yksityisesti on luvanvaraista toimintaa. Siksi yksityisellä sosiaali- tai terveyspalvelujen tuottajalla ei ole oikeutta itse tuottaa sosiaali- tai terveydenhuoltoa asiakkailleen, vaan siihen tarvitaan erillinen, yksityisestä terveydenhuollosta annetussa laissa (152/1990) tai yksityisistä sosiaalipalveluista annetussa laissa (922/2011) tarkoitettu lupa. Yksityiset sosiaalipalvelut täydentävät julkisia palveluja ja tarjoavat niille vaihtoehtoja. Yksityiset palveluntuottajat, lähinnä yritykset, järjestöt ja säätiöt, voivat myydä palvelujaan joko hyvinvointialueille tai suoraan asiakkaille.

Yleisimpiä yksityisiä sosiaalipalveluja ovat lasten ja nuorten laitos- ja perhehoito, palveluasuminen ja kotipalvelut (sekä lasten päivähoito). Kun palvelua ei tuoteta ostopalveluna tai sopimukseen perustuen ja henkilötietoa kerätään, on tällöin esimerkiksi säätiö tai järjestö myös kyseisten keräämiensä henkilötietojen rekisterinpitäjä. Mikäli palveluja tuotetaan esimerkiksi hyvinvointialueen ostopalveluna, on hyvinvointialue kyseisten asiakastietojen rekisterinpitäjä. Rekisterinpitäjän velvollisuuksista säädetään muun muassa EU:n tietosuoja-asetuksessa.

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain 4 §:ssä on säädetty velvollisuudesta asiakastietojen kirjaamiseen aina, kun sosiaalihuoltoa järjestetään, tuotetaan tai toteutetaan. Kirjaamisvelvollisia ovat sosiaalihuollon ammatillinen henkilöstö sekä asiakastyössä toimiva avustava henkilöstö. Asiakastietolain (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä, 784/2021) 7 §:ssä säädetään liittymisvelvollisuudesta tietojärjestelmäpalvelujen käyttäjäksi. Sen mukaan sosiaali- ja/tai terveydenhuollon palvelunantajien on liityttävä asiakastietolain 6 §:n 1 momentin 1, 6, 7 ja 8 kohdassa tarkoitettujen sosiaali- ja terveydenhuollon valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttäjäksi. Yksityisen sosiaali- ja terveydenhuollon palvelunantajan on liityttävä valtakunnallisten tietojärjestelmäpalvelujen käyttäjäksi, jos sillä on käytössään asiakas- ja potilastietojen käsittelyyn tarkoitettu tietojärjestelmä. Muut sosiaali- ja terveysalan toimijat, joiden palveluita ja asiakastietojen käsittelyä koskevia tahdonilmauksia tallennetaan 6 §:n 1 momentin 7 kohdassa tarkoitettuun tahdonilmaisupalveluun, voivat liittyä tahdonilmaisupalvelun käyttäjäksi. Kun Kanta -palveluihin liitytään, tulee myös käyttää kansallisesti määriteltyjä sosiaalihuollon sähköisiä asiakasasiakirjoja.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Kirjaamisvelvollisuus koskee sekä palvelunjärjestäjän että palveluntuottajan asiakastyöhön osallistuvaa henkilöstöä. Asiakastyöstä kirjataan tarpeelliset ja riittävät tiedot asiakasasiakirjalain 4 §:n mukaisesti.

Paras ratkaisu olisi, että kunta ja ostopalvelun tuottaja kävisivät yhdessä läpi sen, mitä kirjataan, ts. mitä palvelun halutaan sisältävän.

Ohjenuoraa löytyy alla olevasta asiakasasiakirjalain 4 §:stä ja sen perusteluista: kirjattavien asiakastietojen olisi oltava tarpeellisia ja riittäviä asiakkaan sosiaalihuollon toimenpiteiden tai sosiaalipalvelujen tarpeen arvioimiseksi, niiden järjestämiseksi ja toteuttamiseksi sekä seurannan ja valvonnan kannalta.

Mikäli kysymyksessä olevalle päivittäiskertomukselle ei löydy yllä olevaa perustetta (ei siis päällekkäistä kirjaamista tai kirjaamista kirjaamisen vuoksi. Kirjaamisella pitää olla jokin peruste, miksi kirjataan) niin silloin ei tarvitse kirjata.  Jos taas esimerkiksi päivittäiskertomus on tarpeen palvelun seurannan ja valvonnan kannalta, pitää päivittäiskertomus kirjata.

Asiakasasiakirjalaki 4 § Asiakastietojen kirjaaminen
Sosiaalihuollon ammatillinen henkilöstö sekä avustava henkilöstö, joka osallistuu asiakastyöhön, ovat velvollisia kirjaamaan sosiaalihuollon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta tarpeelliset ja riittävät tiedot määrämuotoisina asiakirjoina ja tallettamaan ne 5 §:n mukaisesti.

Pykälän perustelut:
4 §. Asiakastietojen kirjaaminen. Pykälän 1 momentissa säädetään sosiaalihuollon ammatilliselle henkilöstölle sekä asiakastyössä toimivalle avustavalle henkilöstölle velvollisuus kirjata tarpeelliset ja riittävät asiakastiedot aina, kun sosiaalihuoltoa järjestetään, tuotetaan tai toteutetaan. Asiakastietojen olisi oltava tarpeellisia ja riittäviä asiakkaan sosiaalihuollon toimenpiteiden tai sosiaalipalvelujen tarpeen arvioimiseksi, niiden järjestämiseksi ja toteuttamiseksi sekä seurannan ja valvonnan kannalta. Hallintolain 42 §:n mukaan kirjaamisvelvoitteen piiriin kuuluvia tietoja ovat myös suullisesti esitetyt vaatimukset ja selvitykset, jotka saattavat vaikuttaa asian ratkaisuun. Kirjaaminen tietojenkäsittelyn keinoin voi olla myös osin automaattista, jolloin osa merkinnöistä syntyy automaattisesti järjestelmästä. Tyypillisesti tällainen tieto voisi olla palvelunantajaa koskevat yhteystiedot.

Asiakastiedot kirjattaisiin ja tallennettaisiin määrämuotoisiin asiakasasiakirjoihin siten kuin jäljempänä tässä laissa säädetään tai THL 5 §:n nojalla määräisi. Asiakasasiakirjat tallennettaisiin sosiaalihuollon asiakasrekisteriin palvelutehtävittäin. Asiakastietojen kirjaaja vastaisi asiakasasiakirjoihin tehdyistä merkinnöistä. Asiakkaan tietoja käsittelee myös esimerkiksi hallinnossa tai laskutuksessa toimiva henkilöstö, mutta sen laatimat asiakirjat eivät ole sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja, vaan hallinnollisia asiakirjoja.)

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Kun käydään keskustelua mahdollisesta asiakkuuden alkamisesta yksityisellä palveluntuottajalla, on mahdollista tehdä henkilökohtaisia muistiinpanoja hyödynnettäväksi siinä tapauksessa, että asiakkuus sittemmin alkaa. Henkilökohtaiset muistiinpanot eivät ole sosiaalihuollon asiakastietoja. Jos asiakkuus sitten alkaa, muistiinpanojen sisältö voidaan tarvittavassa määrin kirjata asiakasasiakirjoihin.

Jos päädytään siihen, että asiakkuus ei ala, muistiinpanot pitää hävittää. Asiakastietoja ei voi kirjata henkilöstä, joka ei ole asiakkaana kyseisessä yksikössä, ellei siihen ole erityistä syytä. Asiayhteyden tekninen todentaminen edellyttää palveluyksikön asiakkuutta siinä yksikössä, jossa asiakastietoja käsittelevä ammattihenkilö työskentelee. Jos asiayhteyttä ei voi teknisesti todentaa, tietojen käsittely on voitava perustella asiakastietojen katselun erityinen syy -luokituksen avulla.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Kyse on samasta asiasta. Erona kuitenkin on se, että ikälaki velvoittaa selvittämään asiakkaan palvelutarpeen sekä sosiaalipalvelujen että terveyspalvelujen osalta.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Asiakkaalla on sosiaalihuoltolain 45 §:n mukaan oikeus saada kirjallinen päätös ilman aiheetonta viivytystä ja päätös on toimeenpantava ilman aiheetonta viivytystä, ja joka tapauksessa viimeistään 3kk kuluessa asian vireilletulosta. Tästä voi poiketa vain, jos asian selvittäminen tai asiakkaan tarpeesta johtuva erityinen syy on perusteena pidemmälle käsittelyajalle, tai jos kyseistä sosiaalipalvelua koskevassa erityislainsäädännössä on tästä poikkeavia säädöksiä määräajoista. Resurssipula ei siis ole hyväksyttävä syy poiketa lakisääteisistä määräajoista.

Sosiaalihuoltolain hallituksen esityksessä tuosta 45 §:stä tarkennettiin, että ”Jos palvelua ei olisi mahdollista saada säädetyssä kohtuullisessa ajassa, olisi asiakkaalle annettava kielteinen päätös, josta on mahdollisuus valittaa”.

Myös eduskunnan oikeusasiamies on todennut hieman erityyppisessä tilanteessa, että jos kunta tekee myönteisen palvelua koskevan päätöksen siten, että hakija kuitenkin asetetaan jonoon odottamaan päätöksen täytäntöönpanoa, on kyse asiakkaan näkökulmasta kielteisestä päätöksestä, ja että myönteisen päätöksen täytäntöönpanon lykkääminen resurssisyistä on hallintolain vastaista. Yleensäkin noissa valvontaviranomaisten ratkaisuissa painotetaan sitä, että päätöksenteossa viivyttelemällä ei saa viedä asiakkaalta mahdollisuutta valittaa tosiasiallisesta palvelun tai tuen epäämisestä.

Päätöksen antamisessa ei siis ole syytä viivytellä. Asiakkaalle voisi tehdä myönteisen päätöksen, jos tiedetään toimeenpanon alkavan tuon 3 kuukauden aikarajan sisällä (ja kyseinen odotusaika on asiakkaan tilanteessa kohtuullinen). Päätöksen voimassaolon määrittämisessä voisi huomioida sen, milloin palvelun toteutuksen arvioidaan alkavan. Päätöksen voimassaolo ei kuitenkaan ole pakollinen tieto, vaan hallintolain mukaan päätöksessä tulee olla päätöspäivämäärä. Jos taas täytäntöönpanon odotusaika on ennakoimaton ja voi venyä pidemmäksi kuin 3 kuukautta, silloin kielteinen päätös valitusmahdollisuuksineen palvelisi paremmin asiakkaan etua.  Suullinen päätös ei siis ole riittävä.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Hallintolain 45 §:ssä todetaan, että päätös on perusteltava. Hallintolain 44 §:ssä on mm. todettu, että päätöksestä on käytävä selvästi ilmi päätöksen perustelut ja yksilöity tieto siitä, mihin asianosainen on oikeutettu tai velvoitettu taikka miten asia on muutoin ratkaistu.

Pykälässä 45 on lueteltu ne tilanteet, joissa perustelut voidaan jättää esittämättä. Eli mm. silloin päätökset voidaan jättää perustelematta, jos yleinen tai yksityinen etu sitä vaatii tai, että päätös on annettava välittömästi tai perusteleminen on muusta erityisestä syystä ilmeisen tarpeetonta.

Päätöksen perustelematta jättämiselle täytyy siis olla erityinen syy tai laissa lueteltu tilanne. Pääsäännön mukaan päätös täytyy aina perustella. Mikäli päätöstä ei perustella, täytyy sekin päätöksessä tuoda ilmi ja tuolloin vedota hallintolain 45 §:n johonkin kohtaan.

Kysymyksessä on perustelu, jossa viitataan siis toiseen asiakirjaan. Toiseen asiakirjaan viittaaminen ei vielä kerro sitä, mitkä ovat ne seikat, joiden perusteella ko. päätökseen on päädytty. Itse asiassa perustelut löytyvät toisesta asiakirjasta - tai ainakin ne tosiseikat, joiden pohjalle päätös nojautuu. Tämä ei vastaa hallintolain tarkoittamaa päätöksen perustelua. Hallintolaki vaatii, että itse päätös -asiakirjasta pitää selvästi käydä ilmi päätöksen perustelut.

Edellä mainittuun liittyy myös asiakkaan oikeusturva. Jos hän päätyy valittamaan, täytyy asiakkaan saada tietää päätöksen perustelut, jotta hän pystyy asianmukaisesti ottamaan kantaa esim. niihin seikkoihin, joista hän on päätöksen perusteluissa mahdollisesti eri mieltä. Asiakasta ei oikein myöskään voi velvoittaa etsimään tai pyytämään toisia asiakirjoja ja niiden pohjalta päättelemään, miten ko. päätökseen on päädytty.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Asiakasasiakirjoihin tulee kirjata ainakin ne tiedot, jotka ovat asiakkaan hoidon ja huolenpidon kannalta välttämättömiä tietoja. Näissä asioissa kirjaajalle jää harkintavastuu siitä, mitkä ovat tarpeellisia kirjaamista vaativia tietoja. Asiakasasiakirjalaissa on asiakaskertomuksesta todettu 17 §:n 1 momentin 3 kohdassa, että asiakaskertomus-asiakirjaan kirjataan kaikki asiakkaaseen tai asiakkuuteen liittyvät tapahtumat, joissa asiakkaan asiaa on käsitelty, sekä tieto siitä, ketkä ovat osallistuneet asian käsittelyyn.

Eli esimerkiksi asiakkaan käynnit päivätoiminnassa tai päivittäistoiminnot eivät välttämättä ole sellaisia ko. lainkohdan tarkoittamia tietoja tai tapahtumia, joissa asiakkaan asiaa on käsitelty. Asiakasasiakirja on evidenssi tehdystä työstä ja asiakkaan saamasta palvelusta. Kysymyksen kaltaisissa tapauksissa asiakasasiakirjassa voisi olla myös kokoava kirjaus yleisemmällä tasolla: ”asiakas on käynyt päivätoiminnassa x-x välisenä aikana jne”.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Olosuhdeselvitys ja siihen liittyvät muut kirjaukset eivät ole sosiaalihuollon asiakastietoa, koska kyse on tuomioistuimen asiasta. Olosuhdeselvityksiä ja tähän prosessiin liittyviä muita merkintöjä ei täten tallenneta Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Asiankäsittelykertomusta ei enää ole. Perheoikeudellisiin palveluihin ei tulla mallintamaan erillistä asiakaskertomusta, vaan perheoikeudellisissa palveluissa on mahdollista käyttää asiakaskertomusmerkintöjä samalla tavalla kuin muissakin palvelutehtävissä. Työntekijän vastuulle jää kirjata tarpeelliset ja riittävät tiedot asiakasasiakirjalain 4 §:n mukaisesti.

Vastaus päivitetty: 1/2023 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL & Kansa-koulu

Lähtökohtaisesti asiakastietoja voi kirjata silloin, kun palvelunantajan ja asiakkaan välillä on asiayhteys. Asiayhteys on olemassa, kun on käsiteltävänä sosiaalihuollon asia. Kun asian käsittely alkaa palveluyksikössä, henkilölle muodostetaan palveluyksikön asiakkuus, joka toimii asiayhteyden todentamisen välineenä. Henkilötietojen käsittely on siis mahdollista, kun asia on avoinna ja asiayhteys on todennettu
Henkilötietojen käsittely edellyttää siis sosiaalihuollon asian vireilletuloa. Sosiaalihuoltolain 34 §:n mukaan “sosiaalihuoltoasia tulee vireille hakemuksesta tai kun kunnan sosiaalihuollon työntekijä on muutoin tehtävissään saanut tietää mahdollisesti sosiaalipalvelujen tarpeessa olevasta henkilöstä”.

Saman pykälän 2. momentin mukaan “sosiaalihuollon asiakkuus alkaa hakemuksesta tai kun muulla tavoin vireille tullutta asiaa ryhdytään käsittelemään tai henkilölle annetaan sosiaalipalveluja. Asiakkuus päättyy, kun sosiaalihuollon asiakasasiakirjaan merkitään tiedoksi, että sosiaalihuollon järjestämiselle ei ole perustetta.” Toisin sanoen asian vireilletulo ja asiayhteyden syntyminen tarkoittaa sosiaalihuoltolain mukaan myös asiakkuuden syntymistä

Esimerkki: laissa kuntouttavasta työtoiminnasta säädetään TE-toimistolle ja hyvinvointialueelle velvollisuus laatia aktivointisuunnitelma. Laissa ei ilmaista, että kyse olisi sosiaalihuollosta, mutta 12 §:n mukaan “aktivointisuunnitelma talletetaan kunnan sosiaalihuollon henkilörekisteriin ja työ- ja elinkeinotoimiston asiakastietojärjestelmän henkilöasiakasrekisteriin.”  Tietojen tallentaminen sosiaalihuollon henkilörekisteriin edellyttää siis asian avaamista, asiayhteyden todentamista ja samalla asiakkuuden perustamista. Jos esim. sosiaalityöntekijä osallistuu aktivointisuunnitelman laatimiseen, tallentaa sen sosiaalihuollon henkilörekisteriin ja kirjaa tapaamisesta henkilötietoja, tämä edellyttää asiakkuuden aloittamista. Jos sosiaalihuollolle ei sen jälkeen ole tarvetta, asiakkuus päätetään.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Kotimaisten kielten keskus

Tästä asiasta on tyhjentävä vastaus Marianne Laaksosen jutussa Minä, allekirjoittanut (Kotus 1/17).

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Kotimaisten kielten keskus

Henkilöön viittaaminen muodostaa mutkikkaan ja hienosyisen systeemin, joka vaihtelee monien tekijöiden perusteella. Siksi siitä voi antaa lähinnä yleisluontoisia suosituksia. Tässä on periaatteita ja niiden täsmennyksiä ja poikkeuksia.

Keskeisin muistattava asia on se, että asiakirjoista tulee selvitä, kenestä tai kenen toiminnasta kulloinkin on puhe. Tätä varten on tunnistettava ilmaisuun liittyvät riskitekijät. Samalla on muistettava myös tekstin sävyn ja esimerkiksi hienotunteisuuden vaatimukset sekä se, että tekijä voi selvitä myös ilman, että tulee joka lauseessa mainituksi.

Ei siis kannata uskoa tai luoda vaikkapa sellaisia ohjeita, että passiivia ei saisi koskaan käyttää tai sellaisia ohjeita, että asiakkaaseen viittaava ilmaus täytyy aina laittaa subjektiksi tms. Tällaiset ohjeet tekevät väkivaltaa kielen hienovireiselle systeemille ja erilaisille vakiintuneille tekstistrategioille. On esimerkiksi havaittu (esim. Karvinen), että passiivia käytetään, kun asiakaskertomuksissa kuvataan rutiininomaisesti sujuneita tilanteita, ja aktiivia ja ilmipantua subjektia käytetään, kun kuvataan epäodotuksenmukaisia tilanteita, ehkä konfliktejakin.

Ei siis voi myöskään tehdä sellaista mustavalkoista ohjetta, että joka lauseessa pitää olla tekijä esillä (tai subjekti), koska teksteissä jätetään tämä esimerkiksi toiston välttämiseksi usein pois:

“Asiakas oli rauhallisella mielellä. Oli nukkunut hyvin.”

Tällainen jopa lisää tekstin sidosteisuutta. Asiakassuunnitelmissa ja -kertomuksissa voi mielestäni käyttää työntekijään viittaamassa kaikkia mahdollisia kielen vaihtoehtoja. Passiivi sopii, kun kerrotaan esimerkiksi viranomaisten yleisistä tekemisistä ja tekstiyhteydessä on selvää, että tekijä on juuri viranomainen:

“Päätös toimeentulotuesta annetaan 7 vuorokauden kuluessa.”

Toisaalta kannattaa miettiä, voisiko tällaisia vakiintuneita passiivimuotoja avata tekijää täsmentäen:

“Perheen tilannetta pyrittiin tukemaan x- ja y-toimilla.” Vrt. “Sosiaalitoimi pyrki tukemaan perheen toimintaa.”

Kannattaa siis aina miettiä, voisiko ilmauksen luontevasti ”avata”. Myös me-muoto on mahdollinen viittaamassa joko työntekijöiden joukkoon (“vastaamme mielellämme kysymyksiin”) tai yhdessä asiakkaaseen ja työntekijään (“sovimme”). Minä-muoto saattaisi sopia esimerkiksi tietynlaisiin asiakaskertomuksiin (“annoin ohjeet hakemuksen tekemisestä”). Jos asiakassuunnitelmissa tai -kertomuksessa puhutaan useista henkilöistä, esim. moniammatillisesta tiimistä, on luontevaa kirjata asiat 3. persoonassa (“Tapaamisessa sosiaaliohjaajan NN kanssa asiakas X kertoi – -.” “Sosiaalityöntekijä MM:n kanssa hän kävi – -.”)

Suunnitelmissa ja kertomuksissa asiakkaaseen viitataan ymmärtääkseni useimmiten 3. persoonassa (siis, “NN kertoo käyvänsä”, “XX haluaa lopettaa y-käynnit”.) Tiedossani ei ole, onko näistä teksteistä sellaisia mallipohjia tai lomakkeita, joihin sopisi muunlainen ilmaisutapa. Puhutteleva muoto sopii esimerkiksi ohjeteksteihin: “Liitä hakemukseen x ja y.” Puhuttelu tehdään nykyään yhä useammin kohteliaan sinuttelun muodossa.

Riskitekijät:

Yleensä riskitekijänä tai suorastaan mörkönä nostetaan esille passiivi. Passiivi kuitenkin kuuluu kieleemme eikä ilman sitä juuri voi tehdä tekstejä. Olennaista on tunnistaa passiivi. Niitä ovat esimerkiksi voidaan, nostetaan, tehty, sovittiin, laadittaessa (= kun laaditaan). Kaikki henkilötekijän täsmentämättä jättävät ilmaukset eivät ole passiiveja eikä passiivin käyttö ole ainoa syy sille, että tekijä voi jäädä hämäräksi.

Passiivi on hyvin tavallinen ja usein käteväkin, kun puhutaan viranomaistoiminnasta ja halutaan nostaa esille toiminta, ei tekijä. Hankalia ovat tilanteet, joissa lukijan on vaikea päätellä, kuka monen vaihtoehdon joukosta on se, joka passiivin ilmaiseman toiminnan tekee. Kun esimerkiksi suunnitelmatekstissä halutaan selvästi ilmaista suunniteltu toiminta, kannattaa käyttää aktiivia passiivin sijaan, esim. “asiakas ulkoilee kotihoidon työntekijän kanssa ensi kesänä viikoittain” (esimerkki Karviselta 2013).

Passiivista kannattaa ehdottomasti lukea Kati Karvisen tekstejä, esim. Karvinen, Kati 2013: Monikasvoinen passiivi sekä Karvinen, Kati 2009: Kotihoidon teksteillä monta tehtävää.  Hyvää lisälukemista myös: Laaksonen, Marianne 2014: Sinä vai te viranomaisviestinnässä?

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Asia ei varsinaisesti ole THL:n ohjausvastuulla, mutta kielilain mukaan suomen viralliset kielet ovat suomi ja ruotsi. Saamelaisilla oikeus asioida saamen kielellä. Palvelukielistä ja esimerkiksi englannin kielen asemasta löytyy pohdintaa esimerkiksi Kotimaisten kielten keskuksen blogista.

Vastaus julkaistu: 01/2022 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL & Kansa-koulu III -hanke

Kun psykologi antaa sosiaalihuoltolain mukaista neuvontaa, hänen kirjauksensa kuuluvat sosiaalihuollon asiakasrekisteriin. Silloin kun hänen työtehtävänsä ovat potilaan hoitoa, hän kirjaa potilastietoja. Ne tulee tallentaa potilasrekisteriin, joka on sosiaalihuollon asiakasrekisterin osarekisteri.

Sosiaalihuollon potilasrekisterissä olevaa psykologin kirjaamaa tietoa ei toistaiseksi välitetä Potilastiedon arkistoon, vaikka se olisi ko. yksikössä käytössä olevassa järjestelmässä teknisesti mahdollista. Mikäli puheterapeutti toimii samassa sos.huollon yksikössä kuin psykologi, hänellä on oikeus katsella samassa rekisterissä olevia asiakas- ja potilastietoja ilman asiakkaan suostumusta, mikäli hänellä on asiakkaaseen asiayhteys. Vastaavasti psykologi voi katsoa terapeutin kirjauksia. Jos puheterapeutit ovat toisen organisaation, kuten terveyskeskuksen alaisuudessa, mutta toimivat sos.yksikön psykologin työparina, heillä on oikeus katsoa sos.yksikön rekisterissä olevia asiakkaansa tietoja asiakkaan suostumuksella. Oikeuksia hallinnoidaan organisaatiossa järjestelmätasolla käyttövaltuuksin.  Ks. tarkemmin ohje sosiaalipalveluissa syntyvien potilastietojen kirjaamisesta”

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Toimintakyvyn kirjaamiseen liittyvät tietorakenteet ovat ainoita julkaistuja sote-yhteisiä tietorakenteita. Tällä hetkellä kotihoidossa syntyy sekä asiakastietoa että potilastietoa, mutta yhteisiä tietorakenteita ei ole määritelty, eikä niiden määrittelylle ole sovittu aikataulua. Sosiaali- ja terveydenhuollon säädösten kokonaisuudistus on käynnissä, ja toivottavasti se tuo tähän asiaan edistystä

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Jos terveydenhuollossa on sosiaalihuollon ammattihenkilöitä töissä, kyse on esimerkiksi terveyssosiaalityöstä. Eli tässä tapauksessa kyse ei ole sosiaalipalvelusta. Toiminnassa syntyy potilastietoa, jotka tallennetaan potilasrekisteriin. Eli:

Kirjataanko sosiaalihuollon asiakastiedot a) sosiaalihuollon asiakastietona sosiaalihuollon erillisrekisteriin, terveydenhuollon potilastietona terveydenhuollon rekisteriin (menevät Kantaan)? Kyllä. Onko terveydenhuollon asiakastietoa olemassa vastaavasti kuin sosiaalihuollon potilastietoa? Ei ole.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Lääkäri tai psykologi, joka ei ole sosiaalihuollon henkilöstöä, antaa terveydenhuollon palvelua silloinkin, kun tällaista palvelua hankitaan sosiaalihuollon asiakkaana olevalle henkilölle. Terveyspalvelu ei muutu sosiaalipalveluksi, vaikka potilas asuisi esimerkiksi sosiaalihuollon lastensuojelulaitoksessa.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Yksikkö on sosiaalihuollon palveluyksikkö, jos siellä tarjotaan sosiaalipalveluita, ja terveydenhuollon palveluyksikkö, jos siellä tarjotaan terveydenhuollon palveluita. Samalla tavalla yksikkö on sosiaalihuollon toimintayksikkö, jos se on vastuussa sosiaalipalveluiden järjestämisestä tai tuottamisesta, ja terveydenhuollon toimintayksikkö, jos se on vastuussa terveydenhuollon palvelujen järjestämisestä tai tuottamisesta. Toiminta- tai palveluyksikkö voi olla myös sekä sosiaalihuollon että terveydenhuollon yksikkö.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

THL on antanut ohjeen sosiaalihuollon potilastiedoista, jonka mukaan sosiaalihuollossa syntyviä potilastietoja ei toistaiseksi tallenneta Kantaan. Asiakasasiakirjalain 7§ mukaan sosiaalihuollon yksikössä toimiva terveydenhuollon ammattihenkilö tallentaa terveyden- ja sairaanhoitoa koskevat potilastiedot potilasrekisteriin. Kun on kyse siitä, että sosiaalihuollon yksikössä käy yksityinen lääkäri ottamassa potilaita vastaan, hän kirjaa siinä syntyvät potilastiedot siihen potilasrekisteriin, jota joko hän ammatinharjoittajana ylläpitää itse tai jota hänen työnantajansa ylläpitää. Eli sen palvelunjärjestäjän rekisteriin, johon hänen lääkärintyönsä liittyy.

Silloin ei siis ole kyse sosiaalihuollossa syntyvistä potilastiedoista. Kun lastensuojelulaitos hankkii terveydenhuollon palveluja terveydenhuollon ammattihenkilöltä tai muulta terveyspalvelujen tuottajalta, kyse ei ole sosiaalipalveluun sisältyvästä terveyden- ja sairaanhoidosta. Terveydenhuollon palvelunantajilla on asiakastietolaissa säädetty liittymisvelvoite Kanta-palveluihin. He kirjaavat potilasasiakirjoihin riippumatta siitä, missä vastaanotto tapahtuu fyysisesti ja kuka palveluista maksaa.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Kyseessä on tietojen luovuttaminen, johon täytyy olla asiakkaan suostumus.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Jos terveydenhuollon ammattihenkilö on sosiaalihuollon palveluyksikön oma työntekijä, joka osallistuu sosiaalipalvelun antamiseen, niin silloin hänen kirjaamansa potilastiedot kuuluvat sosiaalihuollon toimintayksikön rekisterin potilastietoja sisältävään osarekisteriin.

Ostopalvelulääkäri voi olla itsenäinen ammatinharjoittaja tai terveydenhuollon palvelunantajan työntekijä. Silloin hän tallentaa syntyvät potilastiedot terveydenhuollon potilasrekisteriin myös silloin, kun toimii sosiaalihuollon palveluyksikön tiloissa. Vastauksen lähteenä on Ohje sosiaalipalveluissa syntyvien potilastietojen kirjaamisesta. Lisätietoja voi lukea ”Monialaisen yhteistyön kirjaaminen” -oppaasta.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Toisin sanoen kysymyksessä olevassa tilanteessa järjestöillä ei ole nimenomaista velvollisuutta osallistua palvelutarpeen arviointiin tai antaa lausuntoja olosuhdeselvitykseen liittyen. (STM 12/17): SHL 41 § koskee vain viranomaisten velvollisuutta osallistua vastaavan työntekijän pyynnöstä palvelutarpeen arvioinnin tekemiseen, eli järjestöillä ei ole velvollisuutta osallistua palvelutarpeen arviointiin. (”Jos henkilön tarpeiden arviointi ja niihin vastaaminen edellyttävät sosiaalitoimen tai muiden viranomaisten palveluja tai tukitoimia, on näiden tahojen osallistuttava toimenpiteestä vastaavan työntekijän pyynnöstä henkilön palvelutarpeen arvioinnin tekemiseen ja asiakassuunnitelman laatimiseen.”)

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Sosiaalihuollossa ja terveydenhuollossa syntyvien henkilötietojen käyttötarkoitukset ovat erilaiset, joten niissä ylläpidetään erillisiä henkilörekistereitä. Lähtökohtaisesti sosiaalihuollossa ei ole käyttöoikeutta terveydenhuollon potilasrekisteriin. Asiakasasiakirjalain 7 §:n mukaan sosiaalihuollon yksikössä työskentelevän terveydenhuollon ammattihenkilön terveyden- ja sairaanhoitoa koskevat potilastiedot merkitään potilasasiakirjoihin ja tallennetaan potilasrekisteriin. Kyse on sosiaalihuollon yksikön sisällä tehtävästä monialaisesta yhteistyöstä. Ainakin toistaiseksi STM on linjannut, että tällaiset potilastiedot kuuluvat sosiaalihuollon asiakasrekisterin osarekisterinä ylläpidettävään potilasrekisteriin. Sosiaalihuollossa ei siis tallenneta potilastietoja terveydenhuollon potilasrekisteriin. Jos esim. asumispalveluyksikössä annetaan myös terveyspalveluja, tulee harkittavaksi, onko se samalla myös terveydenhuollon palveluyksikkö, jolloin terveydenhuollon ammattihenkilöt voivat kirjata potilasrekisteriin.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Ei ole mitään erityistä säännöstä siitä, milloin pitää kirjata ja kuinka paljon. Asiakasasiakirjalaki säätää kirjaamaan riittävät ja tarpeelliset tiedot, joten “joka päivä vähintään yksi lause” ei perustu mihinkään yleisempään säännökseen. Emme kuitenkaan ota kantaa palvelunjärjestäjän ja -tuottajan välisiin sopimuksiin kirjaamistavoista.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Lastensuojeluilmoitus koskee aina lasta ja kirjataan lapsen tietoihin. Varsinainen lastensuojeluilmoitus toimitetaan lastensuojeluun ja esim. kasvatus- ja perheneuvonnan tietoihin kirjataan, että ilmoitus on tehty sekä muut perustiedot kuten ilmoituksen päivämäärä.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Lopullisen ratkaisun tekee itse kirjaaja. Jos tarve on kirjata esim. samasta tapaamisesta erityyppisiä asioita, joihin on käytettävä eri kertomusmerkintärakenteita, niin siten on mahdollista tehdä. Samasta tapaamisesta ei taas ole tarkoituksenmukaista kirjata kahta erillistä tapaamismerkintää. Tämä voi olla myös tilastonäkökulmasta harhaanjohtavaa: tulkitaan että tapaamisia on ollut kaksi.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Tällaista rapottia ei valtakunnallisessa asiakastietomallissa ole, mutta oletamme että kyse on asiakaskertomusmerkinnöistä. Näiden merkintöjen ajatuksena on ollut, että yksi kirjaaja tekee kirjauksen ja tallentaa sen, jos seuraava jatkaa, hän tekee uuden merkinnän. Tällöin kiistämättömyysperiaate toteutuu (pystytään todentamaan kuka kirjauksen on tehnyt).

Kun asiakirja, esim. em. kertomusmerkintä on valmistunut, sitä ei enää muokata. Jos tarvetta muokkaukselle kuitenkin on, asiakirja voidaan korjata, jolloin siitä tallennetaan uusi versio. Kysymyksessä kuvatussa tilanteessa tämä ei kuitenkaan ole tarkoituksenmukainen tapa toimia.
Keskeneräisen (jota ei ole vielä tallennettu Kanta-arkistoon) asiakirjan/merkinnän muokkaamista voi kuitenkin jatkaa ilman erillisten perustelujen kirjaamista. Jos merkintää muokkaa ja täydentää eri henkilö kuin se, joka kirjaamisen on aloittanut, voi kiistämättömyysperiaate vaarantua. Metatietoihin kirjautuu se henkilö, joka on tallentanut valmiin version Kanta-palveluihin.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Silloin kun valokuvat ja videot ovat merkityksellisiä asian käsittelyn tai palvelun antamisen kannalta, ne ovat asiakastietoa. Asiakasasiakirjoja ei saa tallentaa Dropboxiin, eikä viranomainen saa muutoinkaan viedä sinne asiakkaista otettuja kuvia. Asiakastietolain voimaantulosäännösten mukaan sosiaalihuollon video- ja äänitallenteiden tallentaminen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon alkaa viimeistään 1.10.2029.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Lastensuojelun asiakassuunnitelmassa ei ole enää tämän nimistä kenttää. Historiatietoa voidaan kirjata esimerkiksi Muut taustatiedot -kenttään, joka löytyy Tausta ja nykytilanne -otsikon alta.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Asiakkuus voidaan päättää asiakkuuden suunnitteluprosessissa. Jos suunnitellaan asiakkuuden jatkamista, mutta tullaan siihen tulokseen, että asiakkuudelle ei enää ole tarvetta, asiakkuus voidaan päättää ko. prosessissa. Mutta emme ole määritelleet tätä pakolliseksi, vaan myös palvelun järjestämisen prosessissa voidaan kirjata asiakkuus päättyneeksi.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Lapsen tasapainoisen kehityksen ja läheisten ihmissuhteiden turvaaminen on huoltajien tehtävä. Siksi huoltajilla on lähtökohtaisesti oikeus lasta koskeviin asiakastietoihin, ellei se ole ristiriidassa lapsen edun kanssa. Silloin kun kirjataan tietoja lasta koskeviin asiakasasiakirjoihin, on muistettava että huoltajalla on oikeus näihin tietoihin. Lastensuojelulain mukaan sijaishuollossa olevan lapsen vanhemmille laaditaan oma asiakassuunnitelma. Lapsen huoltajaa koskevat henkilötiedot, joita ei voi näyttää lapsen toiselle huoltajalle, olisi parempi kirjoittaa hänen omiin asiakirjoihinsa.

On selvää, että myös lapsen asiakirjoihin kirjataan ainakin joitakin huoltajia koskevia tietoja. Tarvittaessa voi olla syytä suojata osa tiedoista niin, että muut asianosaiset eivät näe niitä. Esimerkiksi lähestymiskielto voi olla syy suojata lapsen vanhemman yhteystiedot. Asiakirjojen näkymistä lapsen ja lapsen huoltajien Omakannassa voidaan rajoittaa kirjaamalla asiakirjat erityissisältöisiksi (erityissisältö-metatieto) tai jättämällä näyttämättä ne huoltajille (Luovutuskielto huoltajille -metatieto).

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Rajoitustoimenpidemerkintään on mahdollista kirjata useamman rajoitustoimenpiteen seurantaan liittyvät tiedot.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Asiakasasiakirjalain mukainen kirjaamisvelvollisuus koskee sekä palvelunjärjestäjää, palveluntuottajaa että palveluntoteuttajaa. Kirjaamisvelvollisuus on sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöillä ja niillä henkilöstön jäsenillä, jotka osallistuvat asiakastyöhön. Henkilökohtainen avustaja on usein yksityishenkilö, ei sosiaalihuollon ammattihenkilö tai muu henkilöstön jäsen. Käytännössä hänellä ei usein ole edes pääsyä asiakastietojärjestelmään, jotta pystyisi laatimaan vaatimusten mukaisia asiakasasiakirjoja. Jos henkilökohtaista apua tuottaa palveluntuottajaorganisaatio, jolla on henkilöstöä, kirjaamisvelvollisuus on olemassa.

Palvelunjärjestäjä toimii rekisterinpitäjänä sosiaalihuollon henkilörekistereille. Kirjaamisen käytännöistä on sovittava palvelunjärjestäjän ja palveluntuottajan kesken. Samoin palveluntuottajan tehtävänä on huolehtia siitä, että jos palvelun toteuttaa käytännössä muu kuin palveluntuottajan oma henkilöstö, kirjaamisvelvoite tulee täytettyä.

Jos palveluntoteuttaja ei pääse kirjaamaan asiakastietojärjestelmään, on sovittava siitä, miten asiakirjalain mukaiset asiakasasiakirjat tuotetaan. Oleellista on, että “sosiaalihuollon järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen, seurannan ja valvonnan kannalta tarpeelliset ja riittävät tiedot” tulevat kirjatuiksi, kuten asiakirjalaki edellyttää. (THL 4.4.2018).

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Tässä noudatetaan asiakasasiakirjalain 4 § kirjaamisvelvoitetta.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Kansa-koulu III -hanke

Palveluyksikkö voi toimia useissa eri toimipisteissä. Asiayhteyden todentaminen perustuu siihen, että ammattihenkilö työskentelee siinä palveluyksikössä, jossa asiakkaana olevan henkilön asiaa käsitellään. Käyttöoikeudet voidaan määrittää palveluyksikön asiakkuuksiin, mutta asiayhteys asiakkaaseen on oltava tietojen katsomiseksi.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Kansa-koulu III -hanke

Tulkitsemme, että kysyjä on pääkäyttäjä. Pääkäyttäjä voi teknisesti avustaa ammattihenkilöä asiakkaan asian hoitamisessa ongelmatilanteessa. Asiakkaan tietoja ei saa kuitenkaan käyttää perehdytyksessä tai koulutustilanteessa. 

Vastaus julkaistu: 1/2023 Vastaaja: Kansa-koulu-hanke

Sijaisjärjestelyt on määritelty hyvinvointialueen hallintosäännössä tai niistä laaditaan esimiehen päätös tarvittaessa. Asiayhteys asiakkaaseen syntyy myös silloin, kun sijaistaa toista työntekijää.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Kansa-koulu III -hanke THL:n vastausta täydentäen

Kirjaamisvelvollisuus koskee kaikkia asiakastyöhön osallistuvia. Ammattihenkilöllä pitää olla hänen hoitamiensa tehtävien edellyttämä riittävä suullinen ja kirjallinen kielitaito. Valvira tarkistaa hakijan kielitaidon ja työnantajan velvollisuus on arvioida, että henkilöllä on riittävä kielitaito työtehtäviinsä. Oleellista tässä on se, että jokainen kirjaaja on itse vastuussa kirjaamistaan tiedoista, ja tällaiseen puolesta kirjaamiseen ei voi ketään velvoittaa eikä se ole suositeltavaa. Toimintatapa ei missään nimessä saa olla myöskään sellainen, että käytetään toisen tunnuksia.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Ei voi katsoa. Tutustumiskäynti ei muodosta vielä asiayhteyttä. Asiayhteyden tekninen todentaminen edellyttää palveluyksikön asiakkuutta siinä yksikössä, jossa asiakastietoja käsittelevä ammattihenkilö työskentelee. Sosiaali- ja terveysministeriö on antamassa asetusta sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöiden käyttöoikeuksia asiakastietoihin. Samalla päivitetään myös potilasasiakirja-asetusta. Asetukset perustuvat lakiin sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (asiakastietolaki, 784/2021).

Käyttöoikeuksien on perustuttava asiakastietolain 15 §:n mukaisesti sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilön ja muun asiakas- ja potilastietoja käsittelevän henkilön työtehtävään ja annettavaan palveluun siten, että henkilöllä on käyttöoikeus vain työtehtävissään tarvitsemiinsa välttämättömiin asiakastietoihin, joihin hänellä on tiedonsaantioikeus.

Asiakastietolain 15 §:n 2 momentin mukaisesti sosiaali- ja terveysministeriön asetuksella säädetään, mitä tietoja ammattihenkilöt ja muut asiakastietoja käsittelevät henkilöt työtehtävänsä ja annettavan palvelun perusteella saavat enintään käyttää.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Organisaatio voi perustaa perhehoitajarekisterin ja halutessaan hankkia kirjaamisalustan tätä varten tietojärjestelmätoimittajalta esim. olemassa olevaan
asiakastietojärjestelmään. Koska kyse ei ole sosiaalihuollon asiakastiedoista, eikä tietoja tallenneta Kantaan, ei THL:llä ole tähän muuta kommentoitavaa, vaan tämä on enemmänkin organisaation ja tietojärjestelmätoimittajan välinen asia.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Jos virka-apupyyntö tehdään poliisille, kannattanee käyttää poliisin määrittelemää rakennetta. En osaa vastata siihen, mitä poliisi hyväksyy, mutta jos ja kun heillä on sitä varten määriteltynä lomake, sitä lienee syytä käyttää.

Meillä on nyt selvitettävänä STM:n kanssa se, tallennetaanko virka-apupyyntöjä Kanta-arkistoon. Terveydenhuollossahan näin ei tehdä. Jos linjaus on, että niitä ei tallenneta Kantaan, Sosmetasta poistetaan virka-apupyynnön rakenne.

Jos tällaista linjausta ei tehdä, niin poliisille tehdyn virka-apupyynnön voi skannata ja tallentaa Kanta-arkistoon ei-rakenteisessa muodossa. Se on tällöin tyyppiä “muu sosiaalihuollossa laadittu asiakirja”. Toinen vaihtoehto on tehdä kertomusmerkintä siitä, että virka-apupyyntö on tehty (+muut oleelliset tiedot) ja jättää lomake tallentamatta. Tällöin ei tulisi ongelmaksi se, mitä voi näyttää asiakkaalle/hänen huoltajalleen. Te toki arvioitte sen, mikä on oikea ratkaisu missäkin tilanteessa. Eli mitkä ovat ne tarpeelliset ja riittävät tiedot, jotka asiakkaista tulee asiakasasiakirjalain mukaan kirjata/tallentaa.

Asiakirjat, jotka tallennetaan Kanta-arkistoon, tulevat näkymään asiakkaan Omakannassa, jos näkymisen rajoittamista ei tehdä erikseen. Tämä tilanne on myös näiden “muu sosiaalihuollossa laadittu asiakirja” -tyyppiä olevien asiakirjojen kohdalla. Jos asiakirjan ei haluta näkyvän Omakannassa, sen näkymistä voidaan viivästää tai se voidaan jättää kokonaan näyttämättä asiakkaalle ja huoltajalle. Asiakirjoja voidaan rajata myös pelkästään huoltajan Omakannasta. Katso lisää täältä: https://yhteistyotilat.fi/wiki08/display/JULSOSK/5+Sosiaalihuollon+Omakanta

Kysymykseen siitä, mitä saa kirjata ja mitä saa luovuttaa, en pysty vastaamaan, koska nämä on arvioitava tapauskohtaisesti. Toki poliisille lähetettävään virka-apupyyntöön on kirjattava kaikki tiedossa olevat asiaan vaikuttavat seikat. Ja esim. osoite, missä lapsi oleskelee, on ihan asiakasta koskevaa tietoa ja se pitää voida kirjata asiakasasiakirjaan. Sitten on arvioitava tapauskohtaisesti, voiko asiakirjaa näyttää/luovuttaa asiakkaalle tai asiakkaan huoltajalle. Esim. julkisuuslaissa ja tietosuojalaissa säädetään tilanteista, joissa tietoja ei voi luovuttaa (esim. on lapsen edun vastaista, tai siitä aiheutuu vaaraa asiakkaan tai muun henkilön terveydelle). Eli arvioidaan tapauskohtaisesti, tehdään tarvittaessa rajoitusmerkinnät, että asiakirja ei näy Omakannassa, ja jos huoltaja pyytää erikseen tietoja nähtäväkseen, toimitaan kuten julkisuuslaki/tietosuojalaki/asiakaslaki säätää.

Täydennys 8.10.2021: STM:n kanssa käydyn keskustelun perusteella virka-apupyyntöä ei poisteta asiakastietomallista. Kuitenkin jatkossakin, jos virka-apupyyntö tehdään poliisille, lienee järkevintä käyttää poliisin määrittelemää rakennetta. Asiakastietomallissa olevaa rakennetta voidaan käyttää muissa tilanteissa.

Vastaus päivitetty: 1/2023 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL & Kansa-koulu

Turvakotien asiakastyö kirjataan THL:n ylläpitämään asiakasrekisteriin. THL:n antamassa käyttöoikeusmääräyksessä on määritelty turvakotipalvelun toteutuksessa syntyvien asiakastietojen käyttöoikeuksista, että niitä voi käsitellä ainoastaan ne, jotka osallistuvat turvakotipalvelun antamiseen. Tällä on haluttu varmistaa arkaluonteisten tietojen käyttö mahdollisimman vähiin. Käyttöoikeuksista säädetään STM:n asetuksella.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Kyse on asumiseen liittyvistä tiedoista eivätkä ne näin ollen ole sosiaalihuollon asiakastietoa. Siksi niitä ei myöskään tallenneta sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Käytännöistä sovitaan palvelunjärjestäjän ja palveluntuottajan välisessä ostopalvelusopimuksessa. Toteuttamissuunnitelma on hyvä laatia yhteistyössä ja se linkittyy vahvasti järjestämissuunnitelmaan. Kaikki sosiaalihuollon asiakastyössä laadittavat asiakirjat ovat sosiaalihuollon asiakasasiakirjoja, sekä palvelunjärjestäjän että palveluntuottajan laatimat.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Lakimieheltä saadun näkemyksen perusteella kuuleminen tulee olla tässä päätöksessä. Ennen avohuollon tukitoimien järjestämistä on varattava tilaisuus tulla kuulluksi asiasta, näin kirjoittaa esim. Tapio Räty.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Päätös tehdään silloin, kun henkilölle, joka ei ole omaishoitaja, mutta hoitaa läheistään, myönnetään vapaapäiviä eli hoidettavan hoito järjestetään muulla tavoin. Tällöin päätökseen kirjataan sosiaalipalvelu, jota päätös koskee -kohtaan “läheistään hoitavan vapaa”, ja päätöksen metatietoihin kirjataan sosiaalipalveluksi samainen läheistään hoitavan vapaan palvelu. Tällöin kyse on hoitajalle tehtävästä päätöksestä. Samaan aikaan voidaan tehdä päätös hoidettavalle esim. perhehoidosta tai sijaishoidosta näille päiville, joille hoitajalle myönnetään vapaata.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Kuukausiraportit voi kirjata sosiaalihuollon yhteenvetoon, menetelmällinen työskentely sopivaksi katsomaanne kertomusmerkintään. Merkintä terapeuttisesta työskentelystä ja merkintä asiakkaalle tehtävästä tutkimuksesta on lisätty lähinnä kasvatus- ja perheneuvonnan tarpeista johtuen, mutta niitä voi tietysti käyttää muutkin. Käyttöoikeudet näille merkinnöille ovat rajatummat kuin monien muiden merkintöjen ja asiakirjojen (vain saman palvelun tuottajat pääsevät lukemaan niitä).

Merkintään terapeuttisesta työskentelystä voi käyttää, kun asiakkaan kanssa on työskennelty terapeuttisluonteisella otteella; esim. päihdehuollossa sosiaaliterapeutin kirjaamana, pikkulapsityössä theraplay-tapaamisissa tai siellä kasvatus- ja perheneuvonnassa. Merkintää asiakkaalle tehdystä tutkimuksesta voidaan käyttää esim. kasvatus- ja perheneuvonnassa, kun tehdään muistiinpanoja erilaisista lapsen kasvuun ja kehitykseen liittyvistä tutkimuksista ennen Kasvatus- ja perheneuvonnan yhteenveto -asiakirjan laatimista. Toimintakykymerkinnän käyttöäkään ei ole rajattu mitenkään, vaan sitä voivat käyttää kaikki ne, jotka kirjaavat havaintoja asiakkaan toimintakyvystä.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Tämä merkintä on tarkoitus ottaa jatkossa käyttöön myös lastensuojelussa. Tuota merkintärakennetta on tarkoitus käyttää nimenomaan tähän rajoituksen toteuttamisen aikana tapahtuvaan ”päivittäis”kirjaamiseen, mutta sillä on hieman toinenkin käyttötarkoitus: siihen on tarkoitus kirjata sellaisten rajoitusten tiedot, joista ei tehdä päätöstä (esim. kiinnipitäminen ja henkilöntarkastus). Koska niistä ei tehdä kirjallista päätöstä, pitää olla paikka, johon tiedot voi tarvittaessa kirjata. Tämä kirjaaminenhan eroaa hieman tuosta rajoitusten aikana tehtävästä kirjaamisesta. Rakenteessa on vielä erikseen eristämiseen liittyviä kenttiä, koska lastensuojelulaki vaatii kirjaamaan tiettyjä asioita eristämisen aikana. Tämä rakenne on vielä hieman työn alla, mutta toivottavasti saadaan julkaistua uusi versio alkuvuoden aikana.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Kyllä on. Sosmetassa on julkaistu kesäkuussa 2021 uusi asiakasasiakirjarakenne ”sosiaalihuollon yhteenveto”. Sosiaalihuollossa laaditaan erilaisia yhteenvetoja esimerkiksi sosiaalipalvelua toteutettaessa, palvelun päättyessä tai huostaanottoa valmisteltaessa. Asiakirjarakenne on geneerinen, jotta se soveltuu erilaisiin tarkoituksiin eri palveluissa ja tilanteissa.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Jos koette, että Sosmetasta puuttuu jotain oleellisia asiakirjarakenteita, tehkää niistä lisäysehdotus sotetiedonhallinta@thl.fi sisältäen konkreettiset ehdotukset millaisia ja minkä sisältöisiä asiakirjarakenteita Sosmetaan tulisi lisätä. Sosmetaan on lisätty asiakirjarakenne Sosiaalihuollon yhteenveto, jota voi käyttää esim. laitoksissa kuukausittaisten yhteenvetojen laatimiseen. Tähän asiakirjaan on mahdollista kuvata mainittuja asioita.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Jos kyse on päivystyksellisesti/kiireellisesti annettavasta kriisityön palvelusta, eikä päätöksen tekeminen sovi prosessiin, ei päätöksen tekeminen ole välttämätöntä. Tämä on myös STM:n edustajan näkemys asiaan. Kriisityö on yksi sosiaalipalveluista, ja jos kriisityöstä tehdään kirjauksia, esim. kertomusmerkintöjä, kirjataan asiakirjan sisältöön ja metatietoihin sosiaalipalveluksi kriisityö.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Adoptiolaissa on määritelty kaksi erillistä palvelua. 4. luku koskee adoptioneuvontaa ja 5. luku kansainvälistä adoptiopalvelua. Adoptioneuvonta on sosiaalipalvelu, ja sille on olemassa määritelmä Sosiaalialan tiedonhallinnan sanastossa ei ole määritelty kansainvälistä adoptiopalvelua, koska se ei ole myöskään sosiaalipalvelujen luokituksessa.

Kansainvälisen adoptiopalvelun palveluntarjoajat ovat adoptiolautakunnan luvan saaneita toimijoita. Näitä ovat Pelastakaa Lapset ry, Interpedia ry sekä Helsingin sote. Olen ymmärtänyt, että Helsinki ei enää ota uusia asiakkaita, joten toimijoita on jatkossa vain kaksi.

Kansainvälistä adoptiopalvelua ei siis ole luokiteltu sosiaalipalveluksi, jolloin asiakastietojakaan ei siitä tallenneta Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.
Adoptiolaissa käytetään käsitteitä adoptioneuvonnan antaja sekä palvelunantaja. Jälkimmäisellä tarkoitetaan kansainvälisen adoptiopalvelun antajaa. Lain 92 §:n mukaan sekä adoptioneuvonnan antajan että palvelunantajan on säilytettävä asiakirjat vähintään sata vuotta.

Saman pykälän 2 momentissa säädetään, että palvelunantaja voi siirtää asiakirjat adoptioneuvonnan antajan säilytettäviksi, jos adoptioneuvonnan antaja siihen suostuu.

On siis mahdollista, että kunta tai esim. Pelastakaa lapset ry, joka antaa adoptioneuvontaa, huolehtii myös kansainvälisen adoptiopalvelun asiakastietojen säilytyksestä.

Kansainvälisen adoptiopalvelun asiakastietoja ei tallenneta Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Jos kansainvälisen adoptiopalvelun antaja siirtää asiakastiedot kuntaan, kunnan tulisi arkistoida ne paperiarkistoon. Ne tulee säilyttää vähintään 100 vuotta.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Kansa-koulu III -hanke

Tulkitsimme kysymyksen siten, että kysyjä haluaa tietää mikä taho toimii rekisterinpitäjänä ja Kantaan liittyvänä osapuolena yksityisen palveluntuottajan tuottaessa palvelua julkiselle sektorille. Sosiaalihuollon Kanta-palvelujen määrittelyistä vastaavat Kela ja THL. Sote-organisaatio vastaa palvelun käyttöönotosta ja käyttöönottoprosessin toteuttamisesta. Tietojärjestelmätoimittajat vastaavat siitä, että tietojärjestelmät ovat Kanta-yhteensopivia.

Julkisessa sosiaalihuollossa asiakastietojen rekisterinpitäjänä toimii palvelujen järjestämisestä vastaava julkisen hallinnon organisaatio (myös ostopalvelusopimukset). Yksityinen palveluntuottaja voi toimia asiakastietojen rekisterinpitäjänä ainoastaan silloin, kun kyse on yksityisesti toteutettavista sosiaalipalveluista, jotka perustuvat palveluntuottajan ja asiakkaan väliseen sopimukseen ja kun asiakas itse maksaa saamastaan palvelusta. Jos asiakas käyttää palveluseteliä, palvelussa syntyvien asiakasasiakirjojen rekisterinpitäjä on julkisen hallinnon organisaatio.

Sosiaali- tai terveydenhuollon palvelunjärjestäjä voi hankkia sosiaali- ja terveyspalvelun ostopalveluna yksityiseltä palveluntuottajalta. Tässä tapauksessa palveluntuottajan laatimat asiakirjat arkistoidaan palvelunjärjestäjän asiakasrekisteriin. Sosiaalihuollon rekisterinkäyttöoikeuden ja terveydenhuollon ostopalvelunvaltuutuksen avulla palvelunjärjestäjä antaa palveluntuottajalle oikeuden käyttää rekisteriinsä kuuluvia asiakas- ja potilastietoja sähköisesti Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston tai Potilastiedon arkiston kautta tallentaa asiakas- ja potilastietoja rekisteriinsä Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon tai Potilastiedon arkistoon sähköisesti. (THL 2021)

Vaikka asiakkuus päättyy, niin asiakkuus voidaan avata tarvittaessa uudestaan, jolloin arkistoidut asiakastiedot ovat käytössä, jos uusi asiayhteys edellyttää sitä ja työntekijän käyttöoikeudet sen sallii.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja:Kelan Kanta-palvelut

Jos ymmärrän kysymyksen oikein, niin keskeistä tässä tilanteessa on tunnistaa, miten organisaatiossa on määritelty se, mihin palvelutehtävään toteutettavat sosiaalipalvelut kuuluvat. Tai voivatko tuotettavat palvelut asiakkaan tilanteesta ja tuentarpeista riippuen kuulua myös eri palvelutehtäviin?

Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain 22 ja 28 pykälien mukaan kaikista sosiaalihuollon henkilörekistereihin talletettavista asiakasasiakirjoista tulisi tälläkin hetkellä käydä ilmi, mihin palvelutehtävään ne liittyvät. Lainsäädännön nojalla THL on antanut määräyksen (1/2016) sosiaalihuollon palvelutehtävien luokituksesta. Lisätietoa:

Kanta-palvelujen käsikirja sosiaalihuollon toimijoille.
Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista.

Lisäksi on hyvä huomioida, että asiakastietolain (784/2021) siirtymäsäännöksessä (52 §) asetetut palvelutehtäväkohtaiset asiakirjojen tallennuksen määräajat on ns. viimeistään aikoja. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon voi alkaa tallentaa esimerkiksi päihdehuollon palvelutehtävään kuuluvissa sosiaalipalveluissa syntyneitä rakenteisia asiakirjoja jo aiemmin, jos organisaatiossa käytössä oleva tietojärjestelmä sen mahdollistaa.

Asiakastietolaki (Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä, 784/2021)
Asiakastietolaki ja Kanta-palvelut

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Kelan Kanta-palvelut

Kokonaisuuden hintalappua emme valitettavasti pysty sanomaan, sillä se on tietojärjestelmätoimittajakohtaista ja lisäksi se riippuu myös käyttöönotettavasta järjestelmäkokonaisuudesta. Parhaimman tiedon saa suoraan tietojärjestelmätoimittajalta. Kannattaa olla yhteydessä omaan tietojärjestelmätoimittajaan ja tiedustella asiaa heiltä. Kanta.fi- sivuilta löytyvät tällä hetkellä ne sosiaalihuollon tietojärjestelmätoimittajat, jotka ovat joko sertifioineet asiakastietojärjestelmänsä tai ovat yhteistestaus- ja sertifiointiprosessia työstämässä.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Sosiaalihuoltolain 46 §:ssä tarkoitettu kokoava päätös koskee asiakkaan taikka hänen huolenpidostaan vastaavan henkilön tarvitsemia sosiaalipalveluja. Säännöksellä tavoitellaan yhtä, kokoavaa päätöstä, mutta mikäli sen tekeminen on teknisesti haasteellista, voidaan asia ratkaista myös erillisillä päätöksillä. Suuria teknisiä muutoksia tietojärjestelmiin ei tässä vaiheessa ole välttämätöntä tehdä. Koska päätös on aina perusteltava, on päätökseen myös aina laitettava ne pykälät, johon se perustuu. (STM 2/2017):

Hoidon ja huolenpidon turvaavia päätöksiä varten ei ole erillisiä asiakirjarakenteita, vaan näissä tilanteissa käytetään asiakastietomallissa olevia palvelupäätösrakenteita. SHL 46 §:ssä säädetään siitä, kuka voi tällaiset hoidon ja huolenpidon turvaavat päätökset tehdä (ei omatyöntekijä vaan toinen virkasuhteessa oleva työntekijä). Kyse on tavallisista sosiaalipalvelupäätöksistä, jotka on perusteltava kuten muutkin päätökset.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Sosiaalihuollon palveluntuottajilla ei lähtökohtaisesti ole käyttöoikeutta muissa sosiaalipalveluissa syntyviin asiakastietoihin.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Kansa-koulu III -hanke

Yksityisen palveluntuottajan tehtävä on liittyä Kanta-palvelujen asiakkaaksi ja ottaa Potilastiedon arkisto tai Sosiaalihuollon asiakastiedon arkisto käyttöönsä, mikäli organisaatio arkistoi asiakas ja potilasasiakirjat sähköisesti. Määräys ja liittymisvelvoitteen aikataulu on tulossa voimaan asiakastietolaissa 784/2021 (1.11.2021)

Kanta-palvelujen tuotantokäytön aloittaminen edellyttää käyttöönottavalta organisaatiolta mm. että valtakunnallisesti yhdenmukaiset toimintamallit on otettu käyttöön. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain §9 mukaan THL määrää asiakasasiakirjojen rakenteet ja tietosisällöt. Sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet on kuvattu Sosmeta-palvelussa.

Sosmetan asiakirjarakenteet eivät ole kirjaamispohjia, vaan niiden pohjalta toteutetaan erilaisia kirjaamisalustoja asiakastietojärjestelmiin.
Lähtökohtaisesti tulee siis käyttää kansallisesti määriteltyjä asiakasasiakirjarakenteita.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Asiayhteys asiakkaan ja työntekijän välillä voidaan todentaa silloin, kun asiakkaan tietoihin on tehty merkintä siitä palveluyksiköstä, jossa työntekijä työskentelee. Tätä kutsutaan palveluyksikön asiakkuudeksi. Kun on kyse toistuvista intervallijaksoista, voi olla järkevää pitää asiakkuus voimassa niin kauan kuin suunniteltuja jaksoja on tiedossa. Asiakkuutta ei tarvitse aina lopettaa silloin, kun asiakas kotiutuu jaksolta. Jos suunniteltu asiakkuus yksikössä päättyy ja asiakas kirjataan ulos, on hyvä täydentää palvelujaksoa koskevat kirjaukset ennen kuin palveluyksikön asiakkuus merkitään päättyneeksi.

Asiayhteyden todentaminen perustuu siihen, että palveluyksikön asiakkuus on voimassa. Asiayhteys päättyy siis siihen, kun palveluyksikön asiakkuus merkitään päättyneeksi. Ei ole olemassa määräaikaa, jonka asiayhteys olisi voimassa asiakkuuden päättymisen jälkeen. Asiakastietoja voidaan kuitenkin vielä täydentää perustelemalla tietojen käsittely erityinen syy –luokituksella.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Kantaan voi liittyä asiakastietojärjestelmällä, joka on sertifioitu ja Kantayhteensopiva. Kaikki asiakastietojärjestelmät eivät todennäköisesti tule täyttämään näitä vaatimuksia. Tällöin voi tulla eteen asiakastietojärjestelmän vaihto. Mahdollisten asiakastietojärjestelmien määrä selviää vähitellen, kun sosiaalihuollon Kanta-valmistelut etenevät ja järjestelmien valmiudet kasvavat.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Kirje on muu sosiaalihuollossa laadittu asiakirja.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Mielenterveystyö koostuu erilaisista sosiaalipalveluista, jotka on määritelty mm. sosiaalihuoltolaissa. On totta, että sosiaalipalvelujen määrittelyt eivät em. syystä erottele mielenterveystyönä järjestettäviä sosiaalipalveluja muista. Mutta asiakasasiakirjoissa käytetään tuen tarve –luokitusta, jolla kuvataan sitä, mihin tuen tarpeisiin asiakas tarvitsee sosiaalihuollon palveluja ja muuta tukea. Käytännössä siis eri palvelutehtävissä voidaan merkitä esimerkiksi palvelutarpeen arvioon, mihin tuen tarpeisiin annettavilla sosiaalipalveluilla pyritään vastaamaan. Yksi tuen tarpeista on mielenterveyden ongelmat. Tuen tarve -luokitus on julkaistu Koodistopalvelussa.

Olemme selvittäneet, olisiko mielenterveystyön erityispalvelut hyvä yhdistää päihdehuollon palvelutehtävään siten, että päihdehuolto nimettäisiin mielenterveys- ja päihdepalveluiksi. Saamamme palautteen mukaan ne ovat käytännössä usein integroitu yhdeksi kokonaisuudeksi. Muutos sai kannatusta, mutta STM:n vastauksessa todettiin, että on syytä odottaa hieman käynnissä olevia säädösmuutoksia, jotta nähdään mihin suuntaan lakeja kehitetään.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Päätös välttämättömän terveydenhuollon antamisesta ja päätös sitomisesta ovat lääkärin tekemiä päätöksiä, joten ne ovat terveydenhuollon asiakirjoja. Ne tallennetaan siis potilastiedon arkistoon, ei sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon, ja täten niiden rakenteita ei ole Sosmetassa. Ne löytyvät koodistopalvelimelta. THL/Lomake – Päätös välttämättömän terveydenhuollon toistuvasta antamisesta vastustuksesta riippumatta kehitysvammaisten erityishuollossa
THL/Lomake – Päätös sitomisesta kehitysvammaisten erityishuollossa (THL 29.3.2018)

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Tulisi arvioida, onko kyse sosiaalipalveluista, sosiaalipalvelun tukipalvelusta vai ei sosiaalipalvelusta lainkaan. Jos sosiaalisella isännöinnillä tarkoitetaan sosiaalitoimen järjestämää sosiaalipalvelua, kyse on tuetun asumisen sosiaalipalvelusta. Sosiaalinen isännöinti voi olla myös osa palveluasumisen sosiaalipalvelua. Jos sosiaalisen isännöinnin toteuttajana on asuntoja vuokraava säätiö tai kunnallinen liikelaitos, kyseessä ei ole sosiaalipalvelu.

Koodistopalvelimella luokitusten luokat esitetään CodeID:n mukaisessa järjestyksessä. Ja CodeID:n koodistopalvelin tulkitsee merkkijonona, ei järjestyslukuina. Siksi esim. Tunniste (eli CodeID) 10 tulee heti 1:n jälkeen. Harvat luokitukset on viety koodistopalvelimelle niin, että luokat olisivat aakkosjärjestyksessä. Tämä ei estä luokituksen luokkien järjestyksen toteuttamista asiakastietojärjestelmään jotenkin muuten, esim. aakkosten mukaisessa järjestyksessä. THL ei ota kantaa asiakastietoa käsittelevien järjestelmien käyttöliittymämäärittelyyn ja tietosisältöjen (ml. luokitustenkset) esittämistapaan, pl. luokitukset, joissa on erillinen luokkien järjestystieto. Se kertoo nimensä mukaisesti missä järjestyksessä luokkien tulee luokituksessa olla (esim. asiakirjatyyppiluokitus). Jos luokituksessa on järjestys, ohjeistuksena on toteuttaa se tietojärjestelmään sen mukaisesti.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Tämä täsmentyy varmasti sote-uudistuksen edetessä, miten pelkästään ostopalvelua tekevät, vain järjestäjän järjestelmää käyttävät palvelunantajat liittyvät. Tällaisessa tilanteessa palveluntuottaja itse on rekisterinpitäjänä ja tämän hetken näkemyksen mukaan tällainen palvelunantaja liittyisi Kantaan omalla asiakastietojärjestelmällä, koska myös tällä tavoin tuotetun tiedon tulisi olla Kannassa. Näin toimitaan yksityisessä terveydenhuollossa, oman potilastietojärjestelmän kautta liittyminen. Kanta-palveluihin on tulossa myös palvelunjärjestäjän rekisterin kirjaamisen toiminnallisuus.

Myös itse maksavien asiakkaiden tietojen tulisi olla Kannassa ja yritykset ovat itse rekisterinpitäjiä näille tiedoille. Liittymisvelvoitteista myös näiden osalta tullaan säätämään asiakastietolaissa.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Terveydenhuollon puolelta on kokemusta pienten tuottajien liittymisestä ja kustannustehokkaita, Kanta-vaatimukset täyttäviä potilastietojärjestelmiä on rakennettu heidän tarpeitaan vastaamaan. Palvelujen digitalisoituessa sosiaalihuollon pienten tuottajien ei kannata jäädä ulkopuolelle. Varmasti sopivia asiakastietojärjestelmiä rakennetaan myös sosiaalihuollon pienten toimijoiden liittymisten mahdollistumiseksi. Asiakastietolain uudistuksen valmistuessa saadaan täsmällisempää tietoa tästä yksityisten liittymisvelvollisuudesta sosiaalihuollossa.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Sosiaalipalveluista kyseessä on ”tapaamisten valvonta” ja tähän sosiaalipalveluun on määritelty kaksi asiakasasiakirjaa, “tapaamisten valvonnan ilmoitus” ja “päätös tapaamisten valvonnasta”. Lisäksi asiakastietoa kirjataan kertomusmerkintöihin sekä tarvittaessa muihin asiakirjoihin. Asiakirjarakenteita voi tarkastella Sosmeta-palvelusta.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Sosiaalipalvelujen luokituksessa ei ole väkivaltatyötä eikä sitä ole tarkoitus lisätä sosiaalipalvelujen luokitukseen, koska väkivaltatyö voi sisältää erilaisia sosiaalipalveluja. Väkivaltatyöhön tarkoitettuja asiakirjarakenteita ovat häirinnän ja vainon riskiarvio, lähisuhdeväkivaltakokemusten arvio, vakavan parisuhdeväkivallan riskiarvio ja turvasuunnitelma. Lisäksi turvakotipalvelua varten on julkaistu seuraavat asiakirjarakenteet: turvakotipalvelun asiakkaan esitiedot, turvakotipalvelun ensiarvio ja turvakotipalvelusuunnitelma. Vastaus ei ole sovellettavissa kriisityöhön. Kriisityö on sosiaalipalvelu, ja väkivaltatyötä voi tehdä myös kriisityössä.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Liittymisvelvollisuus täsmentyy asiakastietolain uudistuksessa ja liittymismallit, joilla organisaatiot liittyvät, täsmentyvät samoin vielä yksityisen sosiaalihuollon osalta. Terveydenhuollossa on ollut mahdollista liittyä kahdella tavalla, joko suoraan tai sitten yhteisliittymismallilla pääliittyjän kautta, jolloin pääliittyjä vastaa mukana liittyvistä. Tämä yhteisliittymismalli on yleinen mm. lääkäriasemilla, joissa on ammatinharjoittajia. Ammatinharjoittajat liittyvät tällöin lääkäriaseman kautta Kanta-palvelujen käyttäjiksi ja tekevät keskinäisen sopimuksen vastuista ja velvollisuuksista. Vastaavia malleja pohditaan sosiaalihuollossa sitten kun tiedämme liittymisvelvoitteet tarkemmin.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Kotoutumislaissa kunnalla on yleis- ja yhteensovittamisvastuu maahanmuuttajien kotouttamisesta sekä vastuu kotouttamisohjelman laatimisesta. Kunnalle asetetut tehtävät ovat sosiaalihuoltoa, mutta TEM:n vastuulla oleva toiminta ei sitä ole. Sosiaalihuollon asiakastietomalliin on sisällytetty ne asiakasasiakirjat, jotka talletetaan sosiaalihuollon asiakasrekisteriin ja sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon.

Kototutumisen edistäminen on palvelu, jota voi olla toteuttamassa eri ammattinimikkeillä toimivia ammattihenkilöitä. Kotoutumisen edistämisen ja sosiaalityön suhde on samantapainen kuin esimerkiksi sosiaalisen kuntoutuksen ja sosiaalityön tai sosiaalipäivystyksen ja sosiaalityön. Palvelut eroavat ”perussosiaalityöstä” työmenetelmiensä, tavoitteidensa tai toteutustapansa osalta sen verran, että on nähty hyväksi luokitella ne eri palveluiksi. Näin pystytään erittelemään menetelmiltään, tavoitteiltaan tai toteuttamistavoiltaan erilaisia palveluja esimerkiksi seurannan, johtamisen ja tilastoinnin tarpeisiin.

Sosiaalihuollossa kyse on kotoutumisen edistämisen palvelusta silloin, kun työn tavoitteet tähtäävät selkeästi kototutumisen edistämiseen. Kotoutumisen edistämistä sosiaalipalveluna joudutaan kuitenkin tarkastelemaan vielä uudelleen mm. SOTE-uudistuksen näkökulmasta.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Sosiaalipalvelujen luokituksessa ei ole vahvasti tuettua perhehoitoa omana palvelunaan. Perhehoidon ja ammatillisen perhehoidon erottavana tekijänä voidaan pitää sopimustyyppiä. Perhehoito perustuu toimeksiantosopimukseen ja ammatillinen perhehoito ostopalvelusopimukseen. Toinen erottava tekijä on luvanvaraisuus. Toimeksiantosuhteisen perhehoitajan tehtävässä toimiminen ei edellytä ammatillista koulutusta, mutta osa perhehoitajista on alan ammattilaisia. Osa perhehoitajista myös toimii vaativahoitoisten lasten hoitajina tai vastaanottoperheinä. Myös perhehoitajille tarjottavassa tuessa on suuria eroja. Esimerkiksi maakunnalliset perhehoitoyksiköt tarjoavat perhehoitajille monenlaista tukea. Siksi olisi vaikea tehdä luokittelussa vaadittavaa täsmällistä eroa perhehoidon ja vahvasti tuetun perhehoidon välille.

Vastaus päivitetty: 1/2023 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL & Kansa-koulu

Sosiaalihuollon asialuokitus on julkaistu 12/2022.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Selvitys-asiakirjatyypin määritelmä löytyy koodistopalvelusta (Sosiaalihuolto – Asiakasasiakirjatyyppi). Määritelmän mukaan selvitys on ”sosiaalihuollon asiakasasiakirja, jolla sosiaalihuollon asiakas antaa palvelunantajalle tietoa itseään koskevan asian ratkaisemiseksi tai palvelun järjestämiseksi. Palvelunantajien laatimat selvitystä vastaavat asiakirjatyypit ovat arvioita, lausuntoja tai yhteenvetoja.”

Olosuhdeselvitys eli lapsen huolto- ja tapaamisoikeusselvitys (tyypiltään lausunto) poistettiin asiakastietomallista, koska sitä ei tallenneta Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Koska asiakirja laaditaan tuomioistuimen pyynnöstä, ei asiakkuutta sosiaalihuoltoon synny. Kyse on siis tuomioistuimen, ei sosiaalihuollon asiasta ja asiakirjasta.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Asiakasasiakirjojen näkyvyyttä asiakkaalle itselle Omakannan kautta on mahdollista viivästyttää. Se tapahtuu merkitsemällä asiakirjan metatietoihin päivämäärä, jolloin asiakirja saa näkyä asiakkaalle ja sen lisäksi kirjaamalla viivästämisen perustelut. Lue lisää Kanta-palvelun käsikirjan luvusta 5. Kanta-palveluissa asiakirjojen näkymistä ammattihenkilöille ei voi viivästyttää, vaan asiakirjat ovat nähtävillä arkistosta silloin kun nen sinne tallennetaan. Tässä yhteydessä kannattaa huomioida se, että keskeneräiset prosessit voidaan kirjata merkinnöiksi terapeuttisesta työskentelystä tai asiakkaalle tehdystä tutkimuksesta. Nämä merkinnät näkyvät vain kyseisen sosiaalipalvelun toteuttajille.

Vastaus julkaistu: 01/2022 Vastaaja:Kansa-koulu III -hanke

Asiakastietoja käsittelevällä työntekijällä tulee olla työtehtävien edellyttämät käyttöoikeudet asiakastietoihin ja todennettavissa oleva asiayhteys asiakkaaseen. Asiayhteydellä tarkoitetaan yhteyttä, joka perustuu sosiaalihuollon asian käsittelyyn. Asiayhteys on henkilöiden välinen: palvelunantajan työntekijä ja sosiaalihuollon asiakas tai henkilö, jota asia koskee. Asiayhteys perustuu sosiaalihuollon palveluyksikköön, jossa asiaa käsitellään. Jokaisella palveluyksikön työntekijällä on lähtökohtaisesti asiayhteys kyseisen palveluyksikön asiakkaaseen, jota asia koskee. Ilman asiayhteyttä asiakastietojen käsittely on mahdollista vain perustellusta syystä. Syy on yksilöitävä ennen käsittelytoimenpiteitä Koodistopalvelimella julkaistulla luokituksella (THL – Asiakastietojen katselun erityinen syy).

Kunta toimii palvelunjärjestäjänä ja yksityinen palvelunantaja palvelun toteuttajana. Palvelunjärjestäjä pitää henkilörekisteriä sosiaalihuollon asiakkaista. Toisin sanoen yksityinen palveluntuottaja tuottaa palvelua asiakkaalle kunnan lukuun ja asiakirjoja palvelunjärjestäjälle eli kunnalle.

Palveluntuottajan kirjaamat asiakastiedot kuuluvat palvelunjärjestäjän henkilörekisteriin. Tähän ei tarvita asiakkaalta suostumusta.

Vanhojen tietojen pyytämiseen asiakkaan vanhasta asuinkunnasta pyydetään ensisijaisesti asiakkaan lupa. Jos lupaa ei saada, voidaan hyödyntää sosiaalihuollon viranomaisen laajaa tiedonsaantioikeutta, josta on säädetty asiakaslain pykälässä 20.

Asiakaslain 20 §:n mukaan sosiaalihuollon viranomaisella on laajat tiedonsaantioikeudet eikä asiakkaalta ole syytä pyytää lupaa sellaisten tietojen hankkimiseen, jotka kuuluvat tiedonsaantioikeuden piiriin. Lain 20 §:n mukaan viranomaisella on oikeus saada käyttöönsä “sosiaalihuollon asiakassuhteeseen olennaisesti vaikuttavat tiedot ja selvitykset, jotka viranomaiselle laissa säädetyn tehtävän vuoksi ovat välttämättömiä asiakkaan sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi, sosiaalihuollon järjestämiseksi ja siihen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi sekä viranomaiselle annettujen tietojen tarkistamista varten”.

Vastaus julkaistu: 01/2022 Vastaaja:Kansa-koulu III -hanke

EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisen rekisteritietojen korjaamisvaatimuksen esittämisestä rekisterinpitäjälle säädetään asetuksen artiklassa 15. Rekisteröidyn oikeuksista tarkempaa tietoa löytyy https://tietosuoja.fi/oikeus-oikaista-tietoja

Rekisterinpitäjä on oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä olevat, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto. Rekisteröidyllä tarkoitetaan henkilöä, jota henkilötieto koskee. Sosiaalihuollossa annettava palvelun perusteella määräytyy, onko asiakkaita enemmän kuin yksi. Sosiaalihuollon palvelunantaja määrittää sen, kuka tai ketkä ovat asiakkaita ja kirjaa kutakin asiakasta koskevat tiedot hänen nimellään. Esimerkiksi lastensuojelussa asiakkaana on yleensä vain lapsi, jonka nimellä tiedot kirjataan. Lapsi on myös henkilötietolain tarkoittama rekisteröity. Lapsen asiakastietoihin saadaan kirjata palvelutarpeen arvioinnissa ja palvelun antamisessa tarpeellisia, myös muihin henkilöihin liittyviä tietoja, esimerkiksi tietoja hänen vanhemmistaan ja perheestään sekä muista omaisista. Silloin kun vain lapsi on asiakkaana, niin kaikki asiakasrekisteritiedot koskevat vain häntä ja hän on henkilötietolain tarkoittama rekisteröity. Tiedonkorjaamisvaatimuksen rekisterinpitäjälle voi esittää lapsi itse, jos hän on riittävän kehittynyt tai hänen laillinen edustajansa. Lapsen laillinen edustaja on hänen huoltajansa. Isäpuolella on oikeus esittää lapsen puolesta lapsen tietoja koskeva tiedonkorjaamisvaatimus vain silloin, jos hän on myös lapsen huoltaja. On kuitenkin huomioitava, että alaikäinen asiakas voi asiakaslain 11 §:n 3 momentin perusteella kieltää asiakastietojen antamisen lailliselle edustajalleen painavasta syystä ikänsä, kehitystasonsa ja asian laadun perusteella. Rekisterinpitäjällä on kuitenkin myös oma-aloitteinen velvollisuus korjata rekisteritietoja.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Esim. Nordean ohjeistus: ”Henkilöasiakkaan pankkitunnukset ovat aina henkilökohtaisia. Pankkitunnuksia ei saa luovuttaa osittainkaan toisen, ei edes perheenjäsenen, käyttöön eikä pankkitunnuksilla avattua palveluyhteyttä saa luovuttaa muun tahon käytettäväksi.”

Puolesta-asiointi tapahtuu valtuutuksen perusteella. Asiakas eli valtuuttaja voi tehdä Suomi.fi:n valtuudet-palvelussa sähköisen valtuutuksen, jossa valtuuttaa henkilön toimimaan puolestaan terveydenhuollon asioissa tai sosiaalihuollon asioissa. Tämän valtuutuksen perusteella valtuutettu pääsee omaan Omakantaansa kirjautumalla asioimaan myös valtuuttajan puolesta ja katselemaan hänestä Kanta-palveluihin tallennettuja Omakannassa näytettäviä tietoja. Puolesta-asiointi voi perustua myös huoltajuussuhteeseen, mutta tässä nimenomaisessa tapauksessa ei ole kyse siitä.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Asiakaslain (laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 812/2000) 11 §:ssä on säädetty tietojen antamisesta asiakkaalle tai hänen edustajalleen seuraavasti:

Asiakkaan ja hänen laillisen edustajansa oikeus saada tieto asianosaisena ja oikeus saada tieto asiakasta itseään koskevasta asiakirjasta määräytyy siten kuin viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 3 luvussa säädetään. Menettelystä, jota noudatetaan tiedon antamisessa, säädetään mainitun lain 4 luvussa ja muutoksenhausta sen 33 §:ssä.

Julkisuuslaki koskee kaikkia viranomaisia. Julkisuuslain 3 luvun 10 §:n mukaan salassa pidettävästä viranomaisen asiakirjasta tai sen sisällöstä saa antaa tiedon vain, jos niin erikseen tässä laissa säädetään. Kun vain osa asiakirjasta on salassa pidettävä, tieto on annettava asiakirjan julkisesta osasta, jos se on mahdollista niin, ettei salassa pidettävä osa tule tietoon.

Julkisuuslain 3 luvun 11 §:ssä on puolestaan säädetty asianosaisen oikeudesta tiedonsaantiin. Sen mukaan Hakijalla, valittajalla sekä muulla, jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Pykälän 2 momentissa on lisäksi lueteltu ne poikkeukset, jolloin tällaista tiedonsaantioikeutta ei ole.

Julkisuuslain 4 luvussa on säädetty asiakirjan pyytämisestä (13 §) ja asiakirjan antamisesta päättämisestä (14 §). Pyydettäessä saada tieto salassa pidettävästä asiakirjasta taikka viranomaisen henkilörekisteristä tai muusta asiakirjasta, josta tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin,tiedon pyytäjän on, jollei erikseen toisin säädetä, ilmoitettava tietojen käyttötarkoitus sekä muut tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi tarpeelliset seikat sekä tarvittaessa tiedot siitä, miten tietojen suojaus on tarkoitus järjestää.

Kysymyksessä on omaisen tietopyyntö kuolleen asiakkaan asiakastietoihin.

Edellä mainittujen lainkohtien mukaan omaisten pitäisi ensin ilmoittaa tietopyynnössään se, mikä on pyytämien tietojen käyttötarkoitus ja mahdollisesti yksilöitävä tietopyyntö. Tiedot salassa pidettävästä asiakirjasta voidaan antaa, mikäli julkisuuslain (10 § tai 11 §) mukaiset edellytykset tiedon saantiin täyttyvät. Ts. omainen saa kuolleen asiakkaan asiakastiedot esimerkiksi siinä tapauksessa, että ko. tieto vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. Esimerkiksi tieto vaikuttaa omaisen oikeuteen, etuun ja hänen asiansa on viranomaisessa käsittelyssä.  Salassa pidettävän asiakirjan antamisesta päättää se viranomainen, jonka hallussa asiakirja on tai jolle viranomainen on tämän tehtävän määrännyt (14 §).

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Kaikki sosiaalihuollon asiakasasiakirjarakenteet tullaan tarjoamaan myös ruotsiksi. Sosiaalihuollossa tilanne on hieman toinen kuin terveydenhuollossa. Asiakkaan osuus asian käsittelyssä on siinä mielessä merkittävä, että hän voi esimerkiksi saattaa asian vireille myös ruotsiksi, jolloin asian käsittelyyn liitettävät asiakirjat laaditaan ruotsiksi. Monet asiakirjoista ovat luonteeltaan sellaisia, että ne kirjoitetaan nimenomaan asiakkaalle. Asiakkaalla on oikeus saada palvelutarpeen arvio ja asiakassuunnitelma. Päätökset laaditaan asiakasta varten jne. Silloin on luonnollista laatia asiakirjat ruotsiksi, jos asiakkaan asiointikieli on ruotsi.

Apulaisoikeuskansleri on ottanut kantaa potilastietoja koskevaan kanteluun syyskuussa 2017: Kansallisessa terveysarkistossa asiakkaan oikeus ei ole toteutunut lain edellyttämällä tavalla. Ruotsinkielisten asiakkaiden tulee voida asioida omalla äidinkielellään. Rajallisia terveydenhuollon resursseja ei voi kuitenkaan käyttää siihen, että kaikki terveystietojen sisätlämät yksityiskohdat käännetään ruotsiksi.

Tämä kuvaa ehkä myös sitä, että potilastiedot kirjataan ennen kaikkea ammattilaisia varten, jolloin kyse on tietojen kääntämisen ongelmasta.

Apulaisoikeuskansleri otti kantaa kielellisten oikeuksien toteutumiseen kansallisen terveysarkiston Kantan käyttämisessä ja kiinnitti STM:n huomiota esittämiinsä potilasasiakirjojen kieltä koskeviin näkökohtiin.

Kantelija katsoi, että oikeus saada potilasasiakirjat potilaan omalla kielellä ei toteudu Kanta-palvelussa, sillä sähköisessä arkistossa olevia suomenkielisiä potilasasiakirjoja käännetään vain harvoin ruotsiksi. Potilasasiakirjat tallennetaan arkistoon sillä kielellä, jolla ne on terveydenhuollon yksikössä laadittu.
Kielilain mukaan kaksikielisen viranomaisen tulee palvella asiakkaitaan suomeksi ja ruotsiksi. Apulaisoikeuskansleri totesi, että palvelun laatu ei saa huonontua asiakkaan käyttämän kielen takia. Hänen mukaansa hallintolaissa tarkoitettu asianmukainen palvelu tarkoittaa muun muassa sitä, että ruotsinkieliset asiakkaat voivat huolehtia asioistaan äidinkielellään. Potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain mukaan jokaisella on oikeus laadultaan hyvään terveyden- ja sairaanhoitoon niiden voimavarojen rajoissa, jotka kulloinkin ovat terveydenhuollon käytettävissä.

Apulaisoikeuskanslerin mukaan potilaan oikeudet on turvattava asianmukaisella tulkkaamisella ja kääntämisellä. Hän ei kuitenkaan pitänyt riittävien terveyspalvelujen turvaamisen näkökulmasta perusteltuna, että terveydenhuollon käytettävissä olevia voimavaroja kohdennettaisiin kaikkien potilasasiakirjojen säännönmukaiseen kääntämiseen potilaan kielelle. (THL 21.3.2018)

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Kansa-koulu III -hanke

Alaikäisen henkilön huoltaja ei ole sivullinen. Täysi-ikäisen kehitysvammaisen asiakkaan omainen on sivullinen, mikäli asiakkaalta ei ole saatu suostumusta tiedon luovuttamiseen. Edunvalvonta on syytä vahvistaa, vaikka edunvalvoja olisi omainen. Jos kehitysvammaisen oikeustoimikelpoisuutta on rajoitettu ja vaikka hänet olisi julistettu vajaavaltaiseksi, hän voi itse päättää henkilöään koskevasta asiasta, jos hän kykenee ymmärtämään asian merkityksen. Tämä voi tarkoittaa esim. sitä, että kehitysvammainen asiakas voi itse päättää, kuka osallistuu häntä koskevaan tapaamiseen tai kenelle voidaan kertoa hänen asioistaan. Eli nämä asiat tulee ratkaista yksilöllisesti.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Sosiaalihuollon asiakkuusasiakirja sisältää sosiaalihuollon asiakkuuden alkamisen ja päättymisen ajankohdat, mutta myös tiedon siitä, missä palvelutehtävissä ja palveluyksiköissä asiakkaan asioita käsitellään ja missä palveluyksiköissä sosiaalipalveluja toteutetaan. Jatkossa alaikäisen lastensuojelua saavan asiakkaan asiakkuusasiakirjaan merkitään myös lastensuojelun asiakkuuden alkamisaika. Käyttöoikeusmääräyksen mukaan asiakkuusasiakirjan tietosisältö on sosiaalihuollon palvelunjärjestäjän asiakastyötä tekevän henkilöstön käytettävissä riippumatta käyttöoikeuksien laajuudesta. Kun käyttöoikeusasetus kumoutuu 1.11.2021, tästä tullaan säätämään STM:n käyttöoikeusasetuksessa.

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Terveyden ja hyvinvoinnin laitos THL

Aivan oikea havainto, luovutuslupa koskee ainoastaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston sisällä tapahtuvaa tietojen luovutusta. Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston ulkopuolella tapahtuvissa luovutuksissa asiakkaalta pitää olla yksilöity suostumus tiedon luovuttamiseen/pyytämiseen. Tämän lisäksi käytetään asiakaskertomusmerkintöjä tilanteen mukaan. Sosmetasta löytyvät asiakaskertomusmerkinnät Merkintä asiakasta koskevien tietojen pyytämisestä tai saamisesta, ja Merkintä asiakastietojen luovuttamisesta. Näiden merkintöjen liitteeksi voi laittaa asiakkaan antaman suostumuksen, ja kertomusmerkintään kuvataan tarkemmin tietoja, joita on luovutettu tai saatu.