Hoida käytännön järjestelyt
Etävalmennus
Erilaiset digitaaliset työvälineet, esimerkiksi Teams tai Zoom, mahdollistavat valmennusten järjestämisen ja monipuolisen tiimityön niin organisaation sisäisesti kuin myös ylitse organisaatiorajojen. Etävalmennuksen hyötyjä ovat avoimuus, tiedon ja resurssien saavutettavuus ja uudelleenhyödynnettävyys, joustavuus ja osallistuminen laitteesta, sijainnista ja ajasta riippumatta, verkostojen osallistaminen, tasa-arvo ja tehokkuus.
Mikäli päädyt järjestämään etävalmennuksen, muista tämä lista:
- Sovi kuka on koollekutsuja: kirjaamisasiantuntija vai organisaation johto
- Selvitä mitä etäkokoussovellusta on mahdollista käyttää
- Testaa etukäteen, että osaat käyttää itse sovellusta
Etäkokoussovelluksesta on hyvä hallita seuraavat ominaisuudet:
- Miten kokoukseen kutsutaan ja miten säädät osallistujien oikeuksia (esittäjä/osallistuja)
- Mikrofonin ja kameran käyttö
- Puheenvuoron pyytäminen ja antaminen
- Esitettävän materiaalin näyttö ja jakaminen
- Osallistujien yhdessä työskentelyn ohjaaminen. Osallistujien fasilitoinnissa ja aktivoinnissa voit käyttää esim. chat-ikkunaa, sovelluksen ryhmätyötiloja, käyttää apuna sähköisiä kyselytyökaluja tai muistitauluja.
Jos tiedät, että osallistujat eivät ole kokeneita etäkokouksessa toimijoita, voi olla tarpeen järjestää etukäteen testaustilaisuus, jossa harjoitellaan kokoukseen osallistumista.
Laadi valmennuksen runko ja aikataulutus sekä sisällytä valmennukseen myös riittävästi taukoja. Voit laatia avuksesi diasarjan kokouksen etenemisestä (ns. juoksutusdiat), jotka helpottavat valmennuksen jäsentämistä ja kokonaisuuden hallintaa. Diasarjaan voit liittää kokouksen ohjelman, joka sisältää aikataulutuksen sekä kokouksen toimintatavat. Toimintatapojen osalta tulee mietittäväksi esimerkiksi pidetäänkö kameroita päällä, onko mikrofonit suljettuna ja miten pyydetään puheenvuoroja. Diasarjaan voit lisätä myös toimintaohjeita niihin sovelluksiin, joita käytät kokouksen aikana.
Live-valmennus
Samoin kuin etävalmennuksia suunniteltaessa, on hyvä sopia osallistujien kutsumisesta: onko kutsujana kirjaamisasiantuntija vai organisaation johto? Selvitä osallistujamäärä, valitse ja varaa valmennusta varten tarkoitukseen sopiva tila.
Huomioi myös, että tilassa on toimiva Internet-yhteys ja äänentoisto videoita varten. Huomioi myös osallistujien valmistautumiseen tarvittava aika. Osallistujat voivat osallistuakseen tarvita esimerkiksi sijaisjärjestelyjä.
Aikatauluta tilaisuus ja huomioi myös riittävästi taukoja. Tilaisuuteen voi olla myös hyvä järjestää kahvitarjoilu.
Henkinen valmistautuminen
Kaikki esiintyjät jännittävät esiintymistä, se kuuluu asiaan. Useimmiten kuulijat eivät huomaa esiintymisjännitystä, vaan jännitys on esiintyjän oma kokemus. Mokaamistakaan ei kannata pelätä, kaikki mokaavat! Mokaamisen voi kääntää esiintymisen voimavaraksi. Jos kaipaat tukea esiintymisjännityksen selättämiseen tai pelkäät mokaamista, niin katso Esiintymisareenan video ja tutustu Sara Rouvisen blogiin.