Valmennuksen onnistuminen edellyttää hyvää taustatyötä ja valmistautumista. Aluksi on hyvä selvittää organisaatiosi tai työyhteisösi valmennustarve. Voit pohtia tarvitsetko avuksesi esihenkilön tukea tai toisen asiantuntijan apua.  

Tee suunnitelma kirjaamisvalmennusten toteuttamisesta yhdessä organisaation johdon kanssa. Pohdi suunnitelmassa:  

• ketkä koulutetaan 
• millaisissa ryhmissä 
• koska koulutukset järjestetään ja  
• järjestetäänkö organisaation johdolle oma kirjaamisvalmennustilaisuutensa vai tulevatko he mukaan henkilöstön valmennuksiin? 

Suunnittele etukäteen myös, kuinka laajoja valmennuksia on tarpeen järjestää ja toteutetaanko valmennukset live- vai etätilaisuuksina. Sovi etukäteen mahdollisten ulkopuolisten puhujien osallistumisesta. Sinun kannattaa hyödyntää valmennuksissa organisaatiosi tietosuojavastaavaa, tietojärjestelmäasiantuntijaa tai pääkäyttäjää ja esihenkilöä.  

Rakentaaksesi mielekkään valmennuskokonaisuuden, pohdi ensin valmennuksesi sisältö ja teemat. Kirjaamisfoorumi-sivuston materiaalipankista löytyy Kansa-koulu-hankkeissa käytettyjä materiaaleja. Kansa-koulu III -hankkeen materiaali on jaettu neljään teemaviikkoon. Materiaalipankista löytyy uusien diaesitysten lisäksi aiemmin oppilaitosyhteistyönä tuotettuja videoita asiakastilanteista ja harjoitustehtäviä sekä muuta täydentävää oppimateriaalia.  

Ennen varsinaista valmennusta harjoittele ja valmistaudu asiantuntijan rooliisi. Harjoittele etukäteen diaesitykset niin saat samalla käsitystä ajankäytöstä. Pohdi myös, miten aktivoit osallistujia ja keräät palautetta. Mikäli koulutat yhdessä työparin kanssa, sovi työnjako.