DISTANSUTBILDNING

Med olika digitala verktyg, till exempel Teams eller Zoom, kan man ordna utbildningar och mångsidigt teamarbete både inom organisationen och över organisationsgränserna. Fördelarna med distansutbildningar är deras öppenhet, att informationen och resurserna finns tillgängliga och kan återanvändas, att de möjliggör flexibilitet och deltagande oberoende av utrustning, plats och tid, att nätverk kan göras delaktiga och att de är jämlika och effektiva.   

Kom ihåg denna lista om du beslutar dig för att ordna en distansutbildning: 

• Kom överens om vem som är sammankallande: dokumenteringsexperten eller organisationens ledning 
• Ta reda på vilken app för distansmöten som är möjlig att använda 
• Testa på förhand att du själv kan använda appen 

Det är bra att kunna behärska följande funktioner i appen för distansmöten: 

• Hur du kallar till ett möte och ställer in deltagarnas behörigheter (presentatör/deltagare)  
• Hur du använder mikrofon och kamera 
• Hur du ber om ordet och ger ordet till någon 
• Hur du visar och delar presentationsmaterialet  
• Hur du handleder deltagarnas gemensamma arbete. Vid facilitering och aktivering av deltagare kan du använda till exempel chattfönstret, appens grupparbetsrum, elektroniska enkätverktyg eller anslagstavlor. 

Om du vet att deltagarna inte har så stor erfarenhet av distansmöten kan det vara nödvändigt att i förväg ordna ett testtillfälle där deltagarna övar på att delta i mötet. 

Utforma en grundläggande struktur för utbildningen, schemalägg den och lägg in tillräckligt med pauser. Till din hjälp kan du göra ett bildspel om mötets förlopp, som gör det lättare att strukturera utbildningen och hantera helheten. Du kan bifoga bildspelet till mötesprogrammet, som innehåller schemat och mötespraxis. När det gäller mötespraxis bör du till exempel fundera på om kamerorna ska vara på, om mikrofonerna ska vara avstängda och hur man begär ordet. I bildspelet kan du också lägga till anvisningar för de program som du använder under mötet.

LIVEUTBILDNING

Precis som när man planerar distansutbildningar är det bra att komma överens om kallelsen av deltagarna: är det dokumenteringsexperten eller organisationens ledning som bjuder in dem? Ta reda på antalet deltagare, välj och boka en lämplig lokal för utbildningen.  

Kontrollera att lokalen har en fungerande internetanslutning och ljudåtergivning för videor. Beakta också den tid som behövs för att förbereda deltagarna. För att kunna delta kan deltagarna till exempel behöva vikariearrangemang.  

Schemalägg utbildningen och se till att lägga in tillräckligt med pauser. Det kan också vara bra att ordna kaffeservering till utbildningstillfället.

PSYKISKA FÖRBEREDELSER

Alla som ska göra ett uppträdande är nervösa, det hör till. Oftast märker åhörarna inte rampfebern, utan nervositeten är uppträdarens egen upplevelse. Du behöver inte vara rädd för att göra fel – det händer alla! Du kan vända misstagen till en styrka. Om du vill ha hjälp med att övervinna rampfebern eller är rädd för att göra bort dig, se Esiintymisareenas video och läs Sara Rouvinens blogg. 

• Vinkki jännittämiseen esiintymisessä: Esiintymisareena (på finska, videons längd 2:52) 
• Mokaamisen taito! Sara Rouvinen: Mokaamista kannattaa harjoitella (på finska)