När du har gjort de nödvändiga förhandsarrangemangen är du redo att utbilda. Först är det bra att presentera utbildningstillfällets idé, innehåll och mål för deltagarna. Du kan lyfta fram dina egna erfarenheter av dagens tema och även fråga efter deltagarnas erfarenheter eller kunskaper om temat som behandlas. När du försöker hitta en koppling mellan ämnet och deltagarnas vardagliga arbete blir det lättare för dem att förstå och lära sig ämnet. Ett bra utbildningstillfälle börjar med att du får åhörarna att fundera på vad de tänker om temat och vad de vill lära sig. Dessa tankar kan man sedan återkomma till efter utbildningstillfället.

För att utbildningen ska lyckas är det viktigt att skapa en bra atmosfär. Naturligtvis påverkas atmosfären av om utbildningen ordnas på distans eller live. Det finns olika sätt att upprätthålla deltagarnas intresse och det lönar sig alltid att inkludera åhörarna.  

Det är enklare att upprätthålla åhörarnas om du uppträder på ett sätt som är naturligt för dig. Du behöver inte läsa bildspelen ordagrant, utan du kan plocka ut de viktigaste sakerna från några bilder. Genom att öva på förhand kan du testa vad som fungerar bäst för dig. Fokusera på att leda utbildningen och släpp loss!  

Röstens hörbarhet är väsentlig, oavsett om det är fråga om en distans- eller liveutbildning. Öva på att tala högt om bilderna och be om respons på din röstbehandling. Ibland är det nödvändigt att medvetet skynda på eller sakta ner talet, men den egna naturliga stilen är oftast bäst. Härma inte andra! Tala mot åhörarna vid livetillfällen, inte mot skärmen eller golvet. Tala rakt fram i mikrofonen vid distanstillfällen. Sluta inte om du stakar dig, stammar eller säger fel. Det händer alla och är knappast något som åhörarna bryr sig om. 

Du kan själv bestämma om du ska instruera åhörarna att ställa frågor under presentationen eller först efter presentationen. Koncentrera dig på att lyssna när en deltagare ställer en fråga. Be frågeställaren att precisera sig om du inte förstår frågan. Kom ihåg att inte heller dokumenteringsexperten behöver veta svaren på alla frågor! Du berättar om saker i egenskap av yrkesutövare för andra yrkesutövare. Om det är en svår fråga kan du fråga de andra deltagarna om de har kunskaper eller åsikter om saken. Utnyttja även i övrigt expertisen i din organisation. Om du inte hittar svar på frågorna inom din egen organisation kan du vända dig till de regionala samordnarna. Ibland är frågorna sådana att det är bra att be till exempel THL om riktlinjer. Du kan säga till frågeställaren att du ska utreda frågan. Kom sedan överens om hur du ska återkomma i ärendet.  

Det är alltid bra att i förväg planera användningen av inkluderande metoder noggrant, men ändå så att du kan ändra planerna i flykten. Det går nämligen inte alltid som planerat, hur bra planen än är. Inkluderande metoder vid livetillfällen kan vara till exempel att diskutera parvis eller i små grupper. Många tips på sådana metoder finns till exempel i Hanna Alaniskas handbok Aktivoivia menetelmiä oppimiseen (på finska). Även på distans kan man använda olika inkluderande metoder som efterliknar livetillfällets aktiviteter. Tips på hur man ordnar ett distansevenemang finns i olika handböcker, till exempel Jyväskylä universitets handbok om webbinarier på Zoom eller Päivi Timonens handbok Toimiva etäwebinaari.  

Ibland kan man också behöva dämpa deltagarnas samtal. Då är det bra att komma överens om var och när diskussionen kan fortsätta: till exempel på enhetsmöten eller fortbildningsdagar.  

UTBILDNINGSTILLFÄLLET LYCKAS OM DU 

• Först berättar kortfattat och tydligt vad deltagarna ska lära sig
• Därefter lyfter fram utbildningens betydelse och nytta för den mottagande organisationen  
• Emellanåt frågar om någon redan känner till det som tas upp och vilka som anser att det är nödvändigt att lära sig det  
• Repeterar central information och skapar en helhet av den  
• Gör kopplingar till deltagarnas erfarenheter till exempel genom frågor: ”Handen upp, hur många har...”  
• Frågar vad åhörarna kommer ihåg och hur informationen kan tillämpas i det egna arbetet (även i grupper eller parvis) 
• Repeterar kärnfrågorna i slutet  
• Tackar för intresset (bearbetning av Kupias & Koski 2012)