Arkeen Voimaa tietosuojaseloste
ARKEEN VOIMAA -TOIMINNAN TIETOSUOJASELOSTE
Tämä on Arkeen Voimaa -toiminnan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 3.2.2022.
REKISTERINPITÄJÄ
Oy Vasso Ab
Läntinen Pitkäkatu 21-23 E
20100 Turku
puh. 050 559 0700
Y-tunnus: 1796674-1
REKISTERISTÄ VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ
Riikka Haumo
REKISTERIN NIMI
Arkeen Voimaa -toiminnan yhteyshenkilöt
HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR):n mukaan henkilötietojen käsittely on laillista, kun jokin II luvun 6. artiklan 1. momentin ehdoista täyttyy.
Arkeen Voimaa saa käyttämänsä henkilötiedot ensi sijassa rekisteröidyn suostumukseen perustuen. Suostumuksen henkilötietojen antamiseen on oltava vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa. (ks. 7. artikla)
Tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilötietoja voidaan käsitellä myös rekisteröidyn kanssa tehdyn sopimuksen toimeenpanemiseksi tai sopimuksen valmistelemiseksi rekisteröidyn pyynnöstä, rekisterinpitäjää koskevan lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseksi tai silloin, kun henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisteröidyn tai muun luonnollisen henkilön elintärkeiden etujen suojaamiseksi.
Tietosuoja-asetuksen mukaisesti henkilötietoja voidaan käyttää yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi. Tietosuojalain 2018/1050 4§ mukaisesti näitä henkilötietoja saa käsitellä, jos kyseessä on (rekisteröidyn) henkilön asemaa, tehtäviä sekä niiden hoitoa julkisyhteisössä, elinkeinoelämässä, järjestötoiminnassa tai muussa vastaavassa toiminnassa kuvaavista tiedoista. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös silloin, kun käsittely on tarpeen tieteellistä tai historiallista tutkimusta tai tilastointia varten.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on yhteydenpito Arkeen Voimaa -hankkeen sidosryhmiin. Henkilötietoja käsitellään myös yhteistyötyökumppaneista muodostuva verkoston ylläpitämiseksi ja koordinoimiseksi.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Rekisteriin tallennetaan rekisteröidyn antama sähköpostiosoite.
Tiedot säilytetään niin kauan kuin toiminta jatkuu sekä 1 vuoden ajan toiminnan mahdollisen päättymisen jälkeen.
SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötietoja saadaan, kun rekisteröity antaa henkilötiedot joko sähköpostitse, puhelimitse, kirjallisesti, henkilökohtaisesti sekä kysely- tai ilmoittautumistyökalun avulla,. Tietosuojalain 2018/1050 4§ mukaisesti kerätään myös sosiaalialan julkisia tehtäviä hoitavien julkisia tietoja (sähköposti, nimi).
TIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu rekisteröidyn kanssa.
Arkeen Voimaa -toiminnan uutiskirje toteutetaan Mailchimp -palvelun avulla ja mahdolliset tapahtumailmoittautumiset otetaan vastaan Surveypal- tai Webropol -palvelujen kautta.
Mailchimpin serverit sijaitsevat EU:n ja ETA:n ulkopuolella Yhdysvalloissa. Mailchimp -palveluun siirretään hankkeeseen liittyen rekisteröidyn sähköpostiosoite, josta yleensä on luettavissa rekisteröidyn nimi ja organisaatio. Lisäksi Mailchimp-palveluun siirretään muita rekisteröidyn itse antamia tietoja, kuten rekisteröidyn työssään toteuttama palvelutehtävä, työnantajan sektori, rekisteröidyn työtehtävä, rekisteröidyn kielipreferenssi sekä alue, jolla rekisteröity toimii. Lisäksi hankkeen järjestämiin kirjaamisvalmennuksiin osallistuneiden osalta siirretään tieto valmennuksen ja mahdollisen kertaavan valmennuksen suoritusajankohdista. Mailchimp soveltaa tietojen käsittelyyn omia yksityisyyskäytäntöjään.
Surveypal on suomalainen kyselyiden tekoon tarkoitettu alusta ja se on GDPR-yhteensopiva. Surveypalin rekisteriselosteeseen voi tutustua palvelun verkkosivuilla.
Webropol on niin ikään suomalainen kyselyiden ja tapahtumailmoittautumisten tekemiseen tarkoitettu GDPR-yhteensopiva alusta. Webropolin tietosuojaselostelöytyy palvelun verkkosivuilta.
REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
TARKASTUSOIKEUS JA OIKEUS VAATIA TIEDON KORJAAMISTA
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Rekisteristä voi poistua myös peruuttamalla uutiskirjeen itsenäisesti uutiskirjeestä löytyvästä linkistä.