Question 1

Miten asiakkaseen ja työntekijään tulisi viitata sosiaalihuollon asiakasasiakirjoissa kuten asiakassuunnitelmissa ja asiakaskertomuksissa?

Arttu · Accepted Answer

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Kotimaisten kielten keskus

Henkilöön viittaaminen muodostaa mutkikkaan ja hienosyisen systeemin, joka vaihtelee monien tekijöiden perusteella. Siksi siitä voi antaa lähinnä yleisluontoisia suosituksia. Tässä on periaatteita ja niiden täsmennyksiä ja poikkeuksia.

Keskeisin muistattava asia on se, että asiakirjoista tulee selvitä, kenestä tai kenen toiminnasta kulloinkin on puhe. Tätä varten on tunnistettava ilmaisuun liittyvät riskitekijät. Samalla on muistettava myös tekstin sävyn ja esimerkiksi hienotunteisuuden vaatimukset sekä se, että tekijä voi selvitä myös ilman, että tulee joka lauseessa mainituksi.

Ei siis kannata uskoa tai luoda vaikkapa sellaisia ohjeita, että passiivia ei saisi koskaan käyttää tai sellaisia ohjeita, että asiakkaaseen viittaava ilmaus täytyy aina laittaa subjektiksi tms. Tällaiset ohjeet tekevät väkivaltaa kielen hienovireiselle systeemille ja erilaisille vakiintuneille tekstistrategioille. On esimerkiksi havaittu (esim. Karvinen), että passiivia käytetään, kun asiakaskertomuksissa kuvataan rutiininomaisesti sujuneita tilanteita, ja aktiivia ja ilmipantua subjektia käytetään, kun kuvataan epäodotuksenmukaisia tilanteita, ehkä konfliktejakin.

Ei siis voi myöskään tehdä sellaista mustavalkoista ohjetta, että joka lauseessa pitää olla tekijä esillä (tai subjekti), koska teksteissä jätetään tämä esimerkiksi toiston välttämiseksi usein pois:

“Asiakas oli rauhallisella mielellä. Oli nukkunut hyvin.”

Tällainen jopa lisää tekstin sidosteisuutta. Asiakassuunnitelmissa ja -kertomuksissa voi mielestäni käyttää työntekijään viittaamassa kaikkia mahdollisia kielen vaihtoehtoja. Passiivi sopii, kun kerrotaan esimerkiksi viranomaisten yleisistä tekemisistä ja tekstiyhteydessä on selvää, että tekijä on juuri viranomainen:

“Päätös toimeentulotuesta annetaan 7 vuorokauden kuluessa.”

Toisaalta kannattaa miettiä, voisiko tällaisia vakiintuneita passiivimuotoja avata tekijää täsmentäen:

“Perheen tilannetta pyrittiin tukemaan x- ja y-toimilla.” Vrt. “Sosiaalitoimi pyrki tukemaan perheen toimintaa.”

Kannattaa siis aina miettiä, voisiko ilmauksen luontevasti ”avata”. Myös me-muoto on mahdollinen viittaamassa joko työntekijöiden joukkoon (“vastaamme mielellämme kysymyksiin”) tai yhdessä asiakkaaseen ja työntekijään (“sovimme”). Minä-muoto saattaisi sopia esimerkiksi tietynlaisiin asiakaskertomuksiin (“annoin ohjeet hakemuksen tekemisestä”). Jos asiakassuunnitelmissa tai -kertomuksessa puhutaan useista henkilöistä, esim. moniammatillisesta tiimistä, on luontevaa kirjata asiat 3. persoonassa (“Tapaamisessa sosiaaliohjaajan NN kanssa asiakas X kertoi – -.” “Sosiaalityöntekijä MM:n kanssa hän kävi – -.”)

Suunnitelmissa ja kertomuksissa asiakkaaseen viitataan ymmärtääkseni useimmiten 3. persoonassa (siis, “NN kertoo käyvänsä”, “XX haluaa lopettaa y-käynnit”.) Tiedossani ei ole, onko näistä teksteistä sellaisia mallipohjia tai lomakkeita, joihin sopisi muunlainen ilmaisutapa. Puhutteleva muoto sopii esimerkiksi ohjeteksteihin: “Liitä hakemukseen x ja y.” Puhuttelu tehdään nykyään yhä useammin kohteliaan sinuttelun muodossa.

Riskitekijät:

Yleensä riskitekijänä tai suorastaan mörkönä nostetaan esille passiivi. Passiivi kuitenkin kuuluu kieleemme eikä ilman sitä juuri voi tehdä tekstejä. Olennaista on tunnistaa passiivi. Niitä ovat esimerkiksi voidaan, nostetaan, tehty, sovittiin, laadittaessa (= kun laaditaan). Kaikki henkilötekijän täsmentämättä jättävät ilmaukset eivät ole passiiveja eikä passiivin käyttö ole ainoa syy sille, että tekijä voi jäädä hämäräksi.

Passiivi on hyvin tavallinen ja usein käteväkin, kun puhutaan viranomaistoiminnasta ja halutaan nostaa esille toiminta, ei tekijä. Hankalia ovat tilanteet, joissa lukijan on vaikea päätellä, kuka monen vaihtoehdon joukosta on se, joka passiivin ilmaiseman toiminnan tekee. Kun esimerkiksi suunnitelmatekstissä halutaan selvästi ilmaista suunniteltu toiminta, kannattaa käyttää aktiivia passiivin sijaan, esim. “asiakas ulkoilee kotihoidon työntekijän kanssa ensi kesänä viikoittain” (esimerkki Karviselta 2013).

Passiivista kannattaa ehdottomasti lukea Kati Karvisen tekstejä, esim. Karvinen, Kati 2013: Monikasvoinen passiivi sekä Karvinen, Kati 2009: Kotihoidon teksteillä monta tehtävää. Hyvää lisälukemista myös: Laaksonen, Marianne 2014: Sinä vai te viranomaisviestinnässä?

Question 2

Miten asiakkaseen ja työntekijään tulisi viitata sosiaalihuollon asiakasasiakirjoissa kuten asiakassuunnitelmissa ja asiakaskertomuksissa?

Arttu · Accepted Answer

Vastaus julkaistu: 12/2021 Vastaaja: Kotimaisten kielten keskus

Henkilöön viittaaminen muodostaa mutkikkaan ja hienosyisen systeemin, joka vaihtelee monien tekijöiden perusteella. Siksi siitä voi antaa lähinnä yleisluontoisia suosituksia. Tässä on periaatteita ja niiden täsmennyksiä ja poikkeuksia.

Keskeisin muistattava asia on se, että asiakirjoista tulee selvitä, kenestä tai kenen toiminnasta kulloinkin on puhe. Tätä varten on tunnistettava ilmaisuun liittyvät riskitekijät. Samalla on muistettava myös tekstin sävyn ja esimerkiksi hienotunteisuuden vaatimukset sekä se, että tekijä voi selvitä myös ilman, että tulee joka lauseessa mainituksi.

Ei siis kannata uskoa tai luoda vaikkapa sellaisia ohjeita, että passiivia ei saisi koskaan käyttää tai sellaisia ohjeita, että asiakkaaseen viittaava ilmaus täytyy aina laittaa subjektiksi tms. Tällaiset ohjeet tekevät väkivaltaa kielen hienovireiselle systeemille ja erilaisille vakiintuneille tekstistrategioille. On esimerkiksi havaittu (esim. Karvinen), että passiivia käytetään, kun asiakaskertomuksissa kuvataan rutiininomaisesti sujuneita tilanteita, ja aktiivia ja ilmipantua subjektia käytetään, kun kuvataan epäodotuksenmukaisia tilanteita, ehkä konfliktejakin.

Ei siis voi myöskään tehdä sellaista mustavalkoista ohjetta, että joka lauseessa pitää olla tekijä esillä (tai subjekti), koska teksteissä jätetään tämä esimerkiksi toiston välttämiseksi usein pois:

“Asiakas oli rauhallisella mielellä. Oli nukkunut hyvin.”

Tällainen jopa lisää tekstin sidosteisuutta. Asiakassuunnitelmissa ja -kertomuksissa voi mielestäni käyttää työntekijään viittaamassa kaikkia mahdollisia kielen vaihtoehtoja. Passiivi sopii, kun kerrotaan esimerkiksi viranomaisten yleisistä tekemisistä ja tekstiyhteydessä on selvää, että tekijä on juuri viranomainen:

“Päätös toimeentulotuesta annetaan 7 vuorokauden kuluessa.”

Toisaalta kannattaa miettiä, voisiko tällaisia vakiintuneita passiivimuotoja avata tekijää täsmentäen:

“Perheen tilannetta pyrittiin tukemaan x- ja y-toimilla.” Vrt. “Sosiaalitoimi pyrki tukemaan perheen toimintaa.”

Kannattaa siis aina miettiä, voisiko ilmauksen luontevasti ”avata”. Myös me-muoto on mahdollinen viittaamassa joko työntekijöiden joukkoon (“vastaamme mielellämme kysymyksiin”) tai yhdessä asiakkaaseen ja työntekijään (“sovimme”). Minä-muoto saattaisi sopia esimerkiksi tietynlaisiin asiakaskertomuksiin (“annoin ohjeet hakemuksen tekemisestä”). Jos asiakassuunnitelmissa tai -kertomuksessa puhutaan useista henkilöistä, esim. moniammatillisesta tiimistä, on luontevaa kirjata asiat 3. persoonassa (“Tapaamisessa sosiaaliohjaajan NN kanssa asiakas X kertoi – -.” “Sosiaalityöntekijä MM:n kanssa hän kävi – -.”)

Suunnitelmissa ja kertomuksissa asiakkaaseen viitataan ymmärtääkseni useimmiten 3. persoonassa (siis, “NN kertoo käyvänsä”, “XX haluaa lopettaa y-käynnit”.) Tiedossani ei ole, onko näistä teksteistä sellaisia mallipohjia tai lomakkeita, joihin sopisi muunlainen ilmaisutapa. Puhutteleva muoto sopii esimerkiksi ohjeteksteihin: “Liitä hakemukseen x ja y.” Puhuttelu tehdään nykyään yhä useammin kohteliaan sinuttelun muodossa.

Riskitekijät:

Yleensä riskitekijänä tai suorastaan mörkönä nostetaan esille passiivi. Passiivi kuitenkin kuuluu kieleemme eikä ilman sitä juuri voi tehdä tekstejä. Olennaista on tunnistaa passiivi. Niitä ovat esimerkiksi voidaan, nostetaan, tehty, sovittiin, laadittaessa (= kun laaditaan). Kaikki henkilötekijän täsmentämättä jättävät ilmaukset eivät ole passiiveja eikä passiivin käyttö ole ainoa syy sille, että tekijä voi jäädä hämäräksi.

Passiivi on hyvin tavallinen ja usein käteväkin, kun puhutaan viranomaistoiminnasta ja halutaan nostaa esille toiminta, ei tekijä. Hankalia ovat tilanteet, joissa lukijan on vaikea päätellä, kuka monen vaihtoehdon joukosta on se, joka passiivin ilmaiseman toiminnan tekee. Kun esimerkiksi suunnitelmatekstissä halutaan selvästi ilmaista suunniteltu toiminta, kannattaa käyttää aktiivia passiivin sijaan, esim. “asiakas ulkoilee kotihoidon työntekijän kanssa ensi kesänä viikoittain” (esimerkki Karviselta 2013).

Passiivista kannattaa ehdottomasti lukea Kati Karvisen tekstejä, esim. Karvinen, Kati 2013: Monikasvoinen passiivi sekä Karvinen, Kati 2009: Kotihoidon teksteillä monta tehtävää. Hyvää lisälukemista myös: Laaksonen, Marianne 2014: Sinä vai te viranomaisviestinnässä?